Quản lý làm thêm giờ

Mục lục

I. Giới thiệu

Với tính năng Quản lý làm thêm giờ, bạn có thể linh hoạt để dễ dàng cấu hình các phương thức tính toán làm thêm giờ, cách quy đổi số giờ làm thêm, v.v. Bạn cũng có thể đặt các quy tắc làm thêm giờ khác nhau cho ngày làm việc, ngày nghỉ và ngày lễ. Bên cạnh đó, dữ liệu chấm công và phê duyệt làm thêm giờ được kết nối với nhau giúp bạn nâng cao hiệu quả quản lý nhóm một cách hiệu quả.

II. Các bước

Quản trị viên doanh nghiệp hoặc quản trị viên ứng dụng Phê duyệt có thể truy cập trang Quản lý làm thêm giờ trong Quản trị viên phê duyệt.

Quy tắc mặc định

Hệ thống đã mặc định thiết lập 3 quy tắc làm thêm giờ:

Quy tắc 1: Bất kể ngày làm việc, ngày nghỉ, ngày lễ, nếu người lao động phải làm thêm giờ thì phải làm đơn xin tăng ca để được phê duyệt. Số giờ làm thêm sẽ phụ thuộc vào số giờ được điền trong các mẫu đơn phê duyệt.

Lưu ý:

Theo mặc định, quy tắc này áp dụng cho toàn bộ công ty. Phạm vi sử dụng không thể được sửa đổi. Tuy nhiên, nếu bất kỳ bộ phận hoặc nhân viên nào có các quy tắc làm thêm giờ khác, thì họ cũng cần phải tuân theo các quy tắc đó.
Không thể xóa quy tắc này nhưng có thể sửa đổi tên, thông tin chi tiết về quy tắc và đơn vị thời gian tối thiểu.

Quy tắc 2: Bất kể ngày làm việc, ngày nghỉ, ngày lễ, nếu người lao động phải làm thêm giờ thì phải làm đơn xin tăng ca để được phê duyệt. Tuy nhiên, số giờ làm thêm sẽ phụ thuộc vào khoảng thời gian thực tế giữa giờ vào và giờ ra (và phạm vi thời gian chấm công phải nằm trong số giờ được điền trong biểu mẫu phê duyệt).

Quy tắc 3: Bất kể ngày làm việc, ngày nghỉ, ngày lễ, nếu người lao động phải làm thêm giờ thì không phải làm đơn xin tăng ca để được duyệt. Số giờ làm thêm sẽ phụ thuộc trực tiếp vào khoảng thời gian giữa giờ vào và giờ ra.

Lưu ý:

Quy tắc #2 và #3 chưa được thiết lập phạm vi sử dụng. Bạn có thể thay đổi phạm vi theo các tình huống thực tế.
Hai quy tắc này có thể được sửa đổi hoặc xóa.

Tạo và sửa đổi các quy tắc

Bạn có thể tạo quy tắc mới hoặc sửa đổi quy tắc hiện có trên trang Quản lý làm thêm giờ, bao gồm phạm vi sử dụng, chi tiết quy tắc và đơn vị thời gian tối thiểu.

Phạm vi sử dụng

Bạn có thể chỉ định các phòng ban hoặc nhân viên tuân theo các quy tắc làm thêm giờ.

Quy định làm thêm giờ

Bạn có thể đặt các quy tắc khác nhau cho ngày làm việc, ngày nghỉ và ngày lễ. Các chi tiết của các quy tắc chủ yếu bao gồm những điều sau đây:

2.1 Có cho phép nhân viên làm thêm giờ hay không

Cho phép, cho phép làm thêm giờ: Nhân viên cần tuân theo quy định làm thêm giờ do bạn đặt ra theo bất kỳ ngày cụ thể nào.

Vô hiệu hóa, không cho phép làm thêm giờ: Nhân viên không được phép yêu cầu làm thêm giờ vào bất kỳ ngày cụ thể nào.

2.2 Cách tính tiền làm thêm giờ

Phương pháp tính toán	Mô tả	Configuration Item
Số giờ làm thêm đã được phê duyệt	Nhân viên cần xin phép làm thêm giờ. Số giờ làm thêm sẽ được tính bằng số giờ được phê duyệt.	/
Thời gian vào/ra của đồng hồ. Không cần phê duyệt.	Nhân viên sẽ không cần yêu cầu phê duyệt để làm thêm giờ. Số giờ làm thêm sẽ được tính dựa trên thời gian vào/ra của đồng hồ.	- Thời gian làm thêm bắt đầu từ: Thời gian làm thêm bắt đầu được tính x phút sau khi hết ca. (Ví dụ ca kết thúc lúc 18:00 thì bắt đầu tính từ 18:30) - Yêu cầu tối thiểu: Phải đáp ứng yêu cầu tối thiểu hàng ngày thì mới được tính làm thêm giờ. (Ví dụ: nếu bạn đặt yêu cầu tối thiểu là 60 phút và một nhân viên đã làm thêm 45 phút sau thời gian bắt đầu làm thêm giờ đã đặt, thì điều đó sẽ không được tính)
Thời gian vào/ra trong hồ sơ chấm công	Nhân viên cần xin phép làm thêm giờ. Số giờ làm thêm sẽ được tính dựa trên thời gian vào/ra của đồng hồ. (Thời gian vào/ra của đồng hồ phải nằm trong khoảng thời gian được phê duyệt)	- Thời gian làm thêm bắt đầu từ: Thời gian làm thêm bắt đầu được tính x phút sau khi hết ca. (Ví dụ ca kết thúc lúc 18:00 thì bắt đầu tính từ 18:30) - Yêu cầu tối thiểu: Đặt Yêu cầu tối thiểu trước ca, Yêu cầu tối thiểu sau ca và Yêu cầu tối thiểu hàng ngày. Thời gian làm thêm giờ đáp ứng cả 3 yêu cầu trên mới được tính. - Số giờ làm thêm trước ca không đạt yêu cầu tối thiểu trước ca sẽ không được tính. (Tương tự với tăng ca sau ca) - Nếu đã đáp ứng cả yêu cầu làm thêm giờ trước và sau ca nhưng cộng lại không đạt yêu cầu tối thiểu ngày thì số giờ làm thêm của nhân viên đó trong ngày đó sẽ được tính bằng 0.

2.3 Có trừ tiền nghỉ giải lao không

Bạn có thể chọn thiết lập trừ số giờ nghỉ ra khỏi tổng số giờ làm thêm. Ví dụ bạn đặt thời gian nghỉ là từ 18h đến 19h thì tổng số giờ làm thêm của người lao động sẽ là 3h cho dù họ có yêu cầu làm thêm từ 18h đến 22h.

2.4 Phương pháp chuyển đổi

Bạn có thể thiết lập các phương thức quy đổi giờ làm thêm. Có 3 loại phương pháp:

Tính số giờ làm thêm như tiền làm thêm giờ: Việc tính lương cho nhân viên thường xuyên bằng cách kiểm tra tổng số giờ làm thêm trong các báo cáo sẽ rất thuận tiện cho bạn.

Tính số giờ làm thêm là nghỉ bù: Bạn có thể xem phần Hỏi đáp ở cuối bài viết này để biết thêm chi tiết.

Bạn cũng có thể cho phép nhân viên tự lựa chọn các phương thức chuyển đổi khi họ yêu cầu làm thêm giờ.

Lưu ý: Có thể tắt tùy chọn này. Số giờ làm thêm sẽ không được tính là ngày nghỉ bù cũng như tiền làm thêm giờ.

2.5 Chỉnh sửa ngày lễ

Khi bạn đặt quy tắc làm thêm giờ cho các ngày lễ, bạn có thể nhấp vào Chỉnh sửa ngày nghỉ để thêm, xóa hoặc sửa đổi một số ngày cụ thể. Người lao động cần tuân theo quy định làm thêm giờ vào những ngày này.

Đơn vị thời gian tối thiểu

Bạn có thể đặt đơn vị thời gian tối thiểu cho làm thêm giờ. Đơn vị tối thiểu mặc định là giờ. Bạn có thể điều chỉnh đơn vị tối thiểu thành ngày, nửa ngày, nửa giờ hoặc phút nếu cần.

Xem dữ liệu làm thêm giờ

Bạn có thể xem dữ liệu làm thêm giờ thông qua các phương pháp sau:

1. Quản trị phê duyệt

Nhấp vào Chi tiết làm thêm giờ để xem dữ liệu làm thêm giờ trên trang Quản lý làm thêm giờ trong Quản trị viên phê duyệt.

Chọn ngày làm thêm giờ và người hoặc bộ phận.

Kiểm tra Xem tóm tắt để xem thống kê dữ liệu tổng số giờ làm thêm.

Nhấp vào Xuất để tải xuống báo cáo dữ liệu.

2. Quản trị điểm danh

Bạn có thể xem báo cáo hàng ngày và báo cáo hàng tháng trên trang Thống kê trong Quản trị Điểm danh.

Chọn các hộp có liên quan để tùy chỉnh báo cáo.

Nhấp vào Xuất báo cáo để tải xuống báo cáo dữ liệu.

Hoạt động của nhân viên

Nhân viên có thể có các hoạt động khác nhau do các phương pháp tính toán làm thêm giờ khác nhau.

1. Trường hợp người lao động có nhu cầu làm thêm giờ

Nhân viên có thể sử dụng 2 cách để yêu cầu làm thêm giờ để được phê duyệt:

Cách 1: Thông qua ứng dụng Phê duyệt

Nhân viên có thể mở ứng dụng Phê duyệt từ Workplace, nhấp vào Yêu cầu (nhấn vào biểu tượng + nếu bạn sử dụng ứng dụng Máy tính để bàn) để tìm Giờ làm thêm và điền vào biểu mẫu.

Cách 2: Thông qua ứng dụng Điểm danh

Nhân viên có thể mở ứng dụng Chấm công từ Workplace, nhấp vào Yêu cầu để tìm Giờ làm thêm và điền vào biểu mẫu.

2. Nếu nhân viên cần chấm công vào hoặc ra

Nếu giờ làm thêm được tính theo khoảng thời gian giữa giờ vào và giờ ra thì người lao động có thể chấm công vào và nghỉ như bình thường.

Mở ứng dụng Chấm công từ Workplace (hoặc nhấn vào thông báo do BOT Điểm danh gửi) rồi nhấn vào nút Đồng hồ vào hoặc Đồng hồ ra ở giữa.

III. Câu hỏi thường gặp

Nếu làm thêm giờ được tính là nghỉ bù thì quy định thế nào về thời gian làm thêm với số ngày nghỉ?

Khi tạo hoặc sửa đổi quy tắc làm thêm giờ lần đầu tiên, bạn có thể nhấp vào Tạo nghỉ bù trên trang Quy tắc làm thêm giờ. Hệ thống đã đặt chế độ nghỉ bù theo mặc định.

Bạn cũng có thể liên hệ số giờ làm thêm với các loại nghỉ phép khác. Điều quan trọng cần lưu ý là phương thức Chỉ định phải là Số giờ làm thêm giờ sẽ được tự động tích lũy để giữ lại số dư.

Các quy tắc làm thêm giờ mới có xung đột với các quy tắc làm thêm giờ hiện tại không?

Các quy tắc làm thêm giờ mới sẽ không ảnh hưởng đến các quy tắc và dữ liệu làm thêm giờ hiện có. Các quy tắc và dữ liệu hiện có sẽ được tự động đồng bộ hóa với cài đặt trong Quản trị viên phê duyệt. Bạn có thể trực tiếp định cấu hình cài đặt trên trang Quản lý làm thêm giờ.