Mục lục
Phần mềm chấm công Lark Attendance là giải pháp quản lý chấm công chuyên nghiệp và thông minh, giúp doanh nghiệp theo dõi thời gian làm việc của nhân viên và thiết lập điểm danh tự động bằng Wifi và GPS. Phần mềm hợp lý hóa các quy trình thu thập và phê duyệt bảng chấm công đồng thời cho phép người quản lý theo dõi lịch làm việc của nhân viên. Bộ phận nhân sự cũng có thể truy cập bảng báo cáo chấm công, đồng thời xuất dữ liệu sang hệ thống tính lương mà không cần nhập dữ liệu kép.
Bài viết này dành cho các chủ doanh nghiệp và các chuyên gia nhân sự đang tìm kiếm một hệ thống quản lý chấm công hiện đại, có cung cấp các tính năng tự động hóa hữu ích và tích hợp với dịch vụ trả lương của công ty, từ đó đơn giản hóa quy trình quản lý nhân viên và theo dõi giờ làm việc của nhân viên tốt hơn. Cùng Rikkei Digital tìm hiểu chi tiết về Lark Attendance trong bài viết dưới đây.
Lark Attendance là gì?
Lark Attendance là giải pháp quản lý chấm công chuyên nghiệp và thông minh, giúp nhân viên điểm danh dễ dàng và nhanh chóng bằng cách sử dụng ứng dụng Lark trên điện thoại di động thông qua công nghệ định vị GPS, Wifi hoặc điểm danh bằng các thiết bị máy chấm công có khả năng kết nối được với Lark.
Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống Lark Attendance để quản lý chấm công và lịch làm việc của nhân viên theo thời gian thực tại các địa điểm làm việc khác nhau, ngay cả khi nhân viên làm việc ở hiện trường hay ở văn phòng, đi gặp khách hàng hay đi công tác ở các thành phố khác nhau,...
Ngoài công dụng theo dõi thời gian, lịch làm việc, giải pháp Lark Attendance còn đi kèm với các công cụ theo dõi GPS, theo dõi công việc và dự án, lên lịch cho nhân viên, quản lý thời gian nghỉ phép, công tác, bổ sung công, WFH, báo cáo nhân sự và tích hợp liền mạch với các ứng dụng khác trong Lark để quản lý nhân viên; đồng thời tích hợp với các công cụ khác như DocuMaker để tối ưu hóa quy trình làm bảng lương cho nhân viên.
>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết sử dụng Lark Attendance
Các tính năng nổi bật của Lark Attendance
Hệ thống chấm công bằng máy rồi trích xuất dữ liệu ra giấy, bảng tính đã và đang dần lỗi thời. Thị trường hiện nay cung cấp không ít các hệ thống, phần mềm chấm công riêng, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi chính xác giờ vào & ra của nhân viên.
Lark Attendance cung cấp khả năng trích xuất báo cáo dữ liệu chấm công hàng tháng ra Sheet và có thể dùng nó để tích hợp với hệ thống tính lương để làm bảng lương cho công ty; đồng thời có các tính năng hữu ích như tự động hóa quy trình làm việc, thiết lập chấm công cho nhóm cố định, nhóm lịch trình và nhóm tự do; quản lý nghỉ phép, OT, bổ sung công, chỉnh sửa công, WFH,.. cũng như đặt lời nhắc chấm công tự động đến nhân viên trên mọi thiết bị.
Dưới đây là danh sách các tính năng nổi bật mà Lark Attendance cung cấp cho doanh nghiệp:
Đa dạng các loại ca làm việc
Lark Attendance cho phép:
-
Tạo nhóm chấm công và Nhóm chấm công có thể tạo theo bộ phận hoặc cá nhân
-
Thiết lập 3 loại ca làm việc:
-
Ca cố định: Thích hợp cho các vị trí trong các tổ chức công cộng, sản xuất hoặc tài chính
-
Ca làm được lên lịch: Thích hợp cho các nhà máy và cửa hàng
-
Ca tự do: Thích hợp cho người lao động linh hoạt.
-
Thiết lập chấm công theo ca cố định
Nếu công ty của bạn sử dụng hệ thống chấm công theo ca cố định, chẳng hạn như mọi nhân viên đều có lịch làm việc là từ 9:00 sáng đến 18:00 chiều từ thứ 2 đến thứ 6 thì bạn có thể dùng Lark Attendance để thiết lập lịch trình chấm công cố định cho nhân viên. Việc tạo lịch trình cố định này cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu thời gian đi làm/tan làm thực tế của nhân viên sau mỗi tháng.
Thiết lập chấm công theo ca được lên lịch sẵn
Lark Attendance cho phép doanh nghiệp dễ dàng tạo và quản lý lịch trình làm việc của nhân viên theo ca, theo chu kỳ lặp lại hoặc lên lịch làm việc hàng loạt cho một nhân viên trong nhiều ngày/ hoặc nhiều nhân viên trong một ngày.
Trong trường hợp doanh nghiệp không lên lịch làm việc sẵn thì nhân viên cũng có thể tự chọn đăng ký ca làm việc cho riêng mình để chủ động trong việc quản lý lịch trình làm việc.
Thiết lập chấm công theo ca làm việc linh hoạt
Nếu doanh nghiệp của bạn không cố định thời gian làm việc và tất cả nhân viên đều có thể chấm công ra/vào tự do thì Lark Attendance cũng hỗ trợ thiết lập hệ thống chấm công linh hoạt để nhân viên và doanh nghiệp có thể nắm bắt lịch trình làm việc của nhau và theo dõi, quản lý dễ dàng hơn.
Đa dạng phương thức chấm công
Thiết lập chấm công bằng GPS
Lark có 2 phương pháp chấm công chính là bằng GPS và Wifi. Với phương pháp chấm công bằng GPS, doanh nghiệp cần đảm bảo mọi nhân viên đều sử dụng các thiết bị di động để chấm công thay vì máy tính để bàn vì phương pháp này không khả dụng trên PC. Doanh nghiệp có thể thiết lập địa chỉ văn phòng cụ thể và đảm bảo rằng mỗi nhân viên đều có mặt tại địa điểm làm việc khi họ chấm công ra vào. Quản trị viên cũng có thể xem lại các tọa độ đó để chắc chắn rằng nhân viên đang ở đúng địa chỉ văn phòng khi chấm công.
Thiết lập chấm công bằng Wifi
Bên cạnh GPS, doanh nghiệp có thể dùng phương pháp chấm công bằng Wifi của Lark Attendance. Khu vực văn phòng có các địa chỉ wifi riêng và doanh nghiệp có thể kết nối địa chỉ MAC của Wifi đó với Lark Attendance để nhân viên có thể chấm công ra vào bằng wifi của công ty. Doanh nghiệp có thể thêm nhiều địa chỉ Wifi trong phần Thiết lập chấm công để đảm bảo các địa chỉ MAC của các văn phòng cố định đều nằm trong danh sách chấm công.
>> Xem thêm: Hướng dẫn thiết lập chấm công bằng Wifi
Thiết lập chấm công khi làm việc ở bên ngoài, đi công tác hoặc WFH
Nếu doanh nghiệp thường xuyên có nhân viên phải làm việc ở bên ngoài, đi công tác hay WFH thì có thể bật tính năng Chấm công bên ngoài của Lark Attendance và hệ thống Chấm công sẽ tự động ghi lại thông tin vị trí của nhân viên.
Trước tiên, đối với các nhân viên này, họ cần phải làm yêu cầu phê duyệt đi công tác, làm việc bên ngoài, WFH,... trên Lark Approval. Chấm công bên ngoài sẽ chỉ khả dụng với các nhân viên đã làm yêu cầu phê duyệt và được phê duyệt.
Quá trình chấm công cho các nhân viên không làm việc tại văn phòng và sử dụng phương pháp chấm công bằng GPS sẽ bao gồm điền ghi chú và chụp ảnh hiện trường làm việc.
Trong khi đó với phương pháp chấm công bằng Wifi, nhân viên sẽ phải điền thông tin theo yêu cầu của Quản trị viên để đảm bảo họ đang làm việc theo đúng cam kết.
Cho phép nhân viên chỉnh sửa công/ngày làm việc
Doanh nghiệp có thể thiết lập các quy định sửa công/ngày làm việc cho nhân viên. Các quy định này bao gồm:
-
Loại chỉnh sửa: Sửa thời gian làm việc, thời gian quên chấm công,...
-
Thời gian sửa: Nhân viên có thể gửi yêu cầu sửa/ bổ sung công trong tối đa bao nhiêu ngày vừa qua. Ví dụ: Nếu bạn đăng số ngày là 0, nhân viên chỉ có thể gửi yêu cầu sửa cho ngày hôm nay.
-
Tần suất gửi yêu cầu chỉnh sửa: Nhân viên có thể gửi bao nhiêu yêu cầu sửa trong bao nhiêu ngày cố định.
-
Khoảng thời gian có thể gửi yêu cầu chỉnh sửa: Mặc định là từ ngày mùng 1 đến ngày 30/31 của tháng dương lịch. Hoặc đặt tùy chỉnh, ví dụ từ ngày 16 của tháng này và kết thúc vào ngày 15 của tháng tiếp theo (dài tối đa 1 tháng).
-
Lý do chỉnh sửa/bổ sung
Cài đặt thông báo tự động
Doanh nghiệp có thể quản lý cài đặt các thông báo mặc định cho nhân viên để nhắc giờ chấm công vào/ra, báo cáo điểm danh cá nhân/nhóm và thông báo bổ sung công.
Theo mặc định, nhân viên sẽ nhận được thông báo nhắc chấm công trước 5-10 phút trước khi giờ làm việc bắt đầu và 5 phút trước khi giờ làm việc kết thúc.
Nội dung thông báo có thể tùy chỉnh và có 2 phương thức thông báo khác nhau:
-
Bằng bot chấm công hoặc tin nhắn qua Lark Messenger
-
Ba phương thức buzz (bằng cảnh báo ứng dụng, bằng tin nhắn văn bản và bằng điện thoại
Quản lý nghỉ phép/ tăng ca
Lark Attendance cho phép doanh nghiệp cài đặt nhiều loại nghỉ phép khác nhau và quản lý số dư nghỉ phép của nhân viên để quản lý hiệu quả. Cụ thể, bộ phân nhân sự có thể tạo các template sẵn cho từng loại nghỉ phép khác nhau, bao gồm các thông tin như: tên loại nghỉ phép, nhân viên được hưởng loại nghỉ phép này, đơn vị nghỉ phép tối hiểu, thời lượng nghỉ phép, hiệu lực của mẫu nghỉ phép này. Nhân viên có thể gửi yêu cầu đăng ký nếu họ cần xin nghỉ phép lâu hơn thời gian đặt ra. Doanh nghiệp cũng có thể cài đặt thời gian nghỉ phép riêng cho nhân viên mới.
Tính năng quản lý thời gian tăng ca của nhân viên trên Lark Attendance cũng hoạt động tương tự.
Tạo báo cáo chấm công chi tiết
Lark Attendance cho phép bạn tạo báo cáo chấm công chi tiết với các thông tin cụ thể như: Tên, ID nhân viên, địa chỉ email, bộ phận, ngày làm việc, tình trạng, người giám sát trực tiếp,... Thời gian làm việc của nhân viên cũng sẽ cụ thể theo Thời gian làm việc bắt buộc, thời gian làm việc thực tế, số lần đến muộn/về sớm, số lần nghỉ phép, thời gian làm việc theo chấm công và thời gian làm việc sau khi chỉnh sửa, số lần chấm công bên ngoài, số lần đổi ca,... Doanh nghiệp có thể tạo các trường thông tin tùy chỉnh trong báo cáo này theo nhu cầu.
Tạo xác minh chấm công (tích hợp với Lark Task để tạo nhiệm vụ xác minh cho mỗi nhân viên)
Lark Attendance cho phép doanh nghiệp gửi báo cáo chấm công cho nhân viên để họ xác nhận và gửi yêu cầu chỉnh sửa khi cần thiết. Có 2 phương thức xác minh chính là ký xác nhận bằng chữ ký điện tử hoặc nhấn vào nút xác minh. Doanh nghiệp có thể đặt thời hạn xác minh, nếu nhân viên không xác minh trước thời hạn thì bảng chấm công đó sẽ được tự động xét duyệt. Đồng thời, có thể chọn nhiều nhân viên và gửi/ rút bảng chấm công hàng loạt.
Đặc biệt, doanh nghiệp có thể tạo nhiệm vụ xác minh cho mỗi nhân viên bằng Lark Task, đính kèm bảng báo cáo chấm công, đặt thời hạn hoàn thành nhiệm vụ (tối đa là 10 ngày) và thời gian nhắc nhở.
Tích hợp với các công cụ trong Lark để tối ưu quy trình Chấm công - Tính lương
Lark Attendance tích hợp liền mạch với các công cụ khác trong Lark là Lark Approval, Lark Anycross - Lark Base để phê duyệt và tổng hợp dữ liệu chấm công.
-
Lark Approval: Với Lark Approval, doanh nghiệp cũng có thể tạo các mẫu phê duyệt phổ biến như nghỉ phép, tăng ca, nghỉ sinh,... và bật Liên kết quy tắc làm thêm giờ/quy tắc nghỉ phép để liên kết mẫu phê duyệt đó với các quy tắc làm thêm giờ/ tăng ca đã thiết lập sẵn trong Lark Attendance. Sau khi các yêu cầu phê duyệt được duyệt, thông tin nghỉ phép/ tăng ca sẽ tự động được cập nhật trong dữ liệu chấm công của nhân viên tại Lark Attendance.
-
Lark Base: Doanh nghiệp có thể sử dụng nền tảng tự động hóa và kết nối dữ liệu Lark Anycross để đồng bộ dữ liệu chấm công từ Lark Attendance sang Lark Base. Điều này giúp tối ưu hóa việc quản lý dữ liệu nhân sự trên một giao diện duy nhất là Lark Base
AttendanceSync - Giải pháp đồng bộ dữ liệu chấm công từ máy chấm công vật lý về Lark Base
AttendanceSync là giải pháp đồng bộ dữ liệu chấm công từ máy chấm công vật lý về Lark Suite do Rikkei Digital thiết kế và triển khai. AttendanceSync giúp doanh nghiệp:
1. Đồng bộ dữ liệu chấm công từ máy chấm công vật lý về Lark Attendance:
- Tự động đồng bộ dữ liệu chấm công theo ngày
- Chấm công đồng thời bằng máy chấm công vật lý và Lark Attendance
- Lưu trữ dữ liệu chấm công tập trung ở một nơi, giúp doanh nghiệp quản lý dễ dàng
2. Đồng bộ dữ liệu chấm công từ Lark Attendance về Lark Base (không cần sử dụng tới Lark AnyCross), qua đó:
- Đơn giản hóa quy trình Chấm công - Tính lương
- Tối ưu hóa công cụ phải sử dụng
>> Tìm hiểu thêm: AttendanceSync là gì? Cách ứng dụng AttendanceSync trong doanh nghiệp
Lợi ích của việc sử dụng Lark Attendance trong quản lý nhân sự
Giải pháp chấm công Lark Attendance sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí nếu được thiết lập và sử dụng đúng cách. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật khi sử dụng Lark Attendance.
Đảm bảo tính chính xác và tuân thủ
Giải pháp chấm công chuyên nghiệp và thông minh Lark Attendance giúp loại bỏ việc lưu trữ báo cáo chấm công thủ công, từ đó giảm sai sót và thời gian chỉnh sửa, quản lý. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng chứng minh doanh nghiệp của mình tuân thủ các quy tắc theo dõi làm thêm giờ cũng như quy định về luật lao động và các chính sách khác.
Tiết kiệm nguồn lực trong quy trình quản lý nhân sự
Phần mềm chấm công Lark Attendance giúp tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự trong việc kiểm tra và đếm số giờ/ ngày làm việc của nhân viên và chuyển thông tin, dữ liệu đó sang một phần mềm tính lương khác. Điều này giúp giải phóng tối đa nguồn nhân lực không cần thiết và có thêm thời gian để tập trung vào các nhiệm vụ quản lý nhân sự quan trọng khác.
Cung cấp cho nhân viên cái nhìn chi tiết về thời gian và lịch trình làm việc
Giải pháp chấm công Lark Attendance cho phép nhân viên quản lý và tự kiểm soát được lịch trình làm việc của mình, đồng thời giúp họ nhận ra rằng mình có đang được trả đúng lương cho thời gian làm việc thực tế hay không. Lark Attendance dễ sử dụng vì nó cho phép nhân viên chấm công bằng điện thoại di động lẫn máy tính, ở đa dạng địa điểm từ văn phòng tới hiện trường làm việc thực tế. Báo cáo thời gian chấm công cũng chi tiết đến từng ngày/giờ/lý do và cho phép nhân viên thực hiện các yêu cầu chỉnh sửa trong quy định cho phép nhằm hợp lý hóa với thời gian làm việc thực tế.
Tổng quan,
Sự đa dạng về các hình thức làm việc sẽ tiếp tục gia tăng vào năm 2023, 2024. Nhân viên có thể làm việc tại văn phòng, từ xa, hoặc kết hợp cả hai để đáp ứng nhu cầu của cả doanh nghiệp lẫn nhân viên. Việc sử dụng các giải pháp quản lý chấm công chuyên nghiệp và thông minh Lark Attendance cho phép doanh nghiệp đáp ứng những nhu cầu này, đồng thời giảm chi phí nhân sự, thời gian và chi phí. Điều này cũng mang lại cho đội ngũ nhân viên quyền kiểm soát mà họ mong muốn. Lark Attendance cũng như Lark Suite nói chung cũng đang liên tục cập nhật, và không giới hạn sự mở rộng và tích hợp với các phần mềm bên ngoài để đáp ứng nhanh chóng, tối đa nhu cầu của doanh nghiệp.
Liên hệ với chúng tôi
Để bắt đầu tiến trình chuyển đổi số của bạn
- Xác định mục tiêu
- Lựa chọn giải pháp
- Hoạch định nguồn lực
- Đào tạo nhân sự
- Và hơn thế nữa...