Lark Lingo - Thư viện từ điển bách khoa toàn thư dành cho mọi nhân viên

Lark Lingo là một công cụ tạo từ điển bách khoa toàn thư online, giúp nhân viên học tập và nghiên cứu các thông tin trong doanh nghiệp một cách dễ dàng hơn.

Thông tin & dữ liệu là tài sản cốt lõi của mọi doanh nghiệp, bất kể quy mô và lĩnh vực hoạt động. Quản lý thông tin & dữ liệu hiệu quả giúp doanh nghiệp ra quyết định chính xác, duy trì tính cạnh tranh và phát triển bền vững.
Vậy, doanh nghiệp nên bắt đầu quản lý thông tin & dữ liệu từ đâu? Là nền tảng làm việc số hợp nhất, Lark cung cấp các tính năng quan trọng để khai thác và quản lý thông tin & dữ liệu. Bên cạnh Lark Base, Lark Docs, Lark Wiki, thì Lark Lingo cũng chính là tính năng quan trọng mà Rikkei Digital muốn giới thiệu tới bạn trong bài viết dưới đây!

Lark Lingo là gì?

Lark Lingo là một từ điển bách khoa toàn thư online được cấu hình ngay trên Lark. Lark Lingo giúp bạn xây dựng và chia sẻ các bảng chú giải thuật ngữ liên quan đến nhiều thông tin khác nhau trong một tổ chức như:
  • Chính sách, điều khoản, quy định của công ty
  • Thông tin sản phẩm
  • Quy tắc, thuật ngữ kinh doanh
Thông qua các bảng chú giải thuật ngữ, doanh nghiệp có thể thu thập và quản lý kiến thức liên quan đến tổ chức của mình một cách nhanh chóng và gọn nhẹ.
Nhân viên trong công ty cũng có thể dễ dàng tìm hiểu các thuật ngữ trong quá trình trò chuyện, tìm kiếm và soạn thảo tài liệu. Mỗi thuật ngữ sẽ bao gồm các thông tin liên quan như:
  • Tên
  • Định nghĩa hoặc chú giải
  • Các nhóm chat công khai có liên quan: Các dịch vụ như Bộ phận trợ giúp và các nhóm chat công khai liên quan đến thuật ngữ. Nhân viên có thể yêu cầu tham gia các cuộc trò chuyện nhóm này để được hỗ trợ và trao đổi khi cần thiết.
  • Tài liệu liên quan
  • Các liên kết liên quan
  • Thuật ngữ liên quan
  • Thông tin liên hệ có liên quan (thường là nhân viên có liên quan đến bài đăng)
Và bạn có thể đọc tất cả các thông tin này trong một thẻ Lingo. Điều này giúp tối ưu chi phí trong quá trình truyền đạt kiến thức, tổ chức các hoạt động học tập & đào tạo (L&D), cũng như cải thiện hiệu quả giao tiếp giữa các thành viên.

Lark Lingo hoạt động như thế nào?

Bạn có thể xem, tra cứu, chỉnh sửa và tạo các thuật ngữ mới trong Lark Lingo ngay trong ứng dụng Lark. Cùng Rikkei Digital tìm hiểu cách hoạt động của tính năng này trong phần dưới đây.

1. Công cụ tạo từ điển thuật ngữ

Bạn có thể dùng Lark Lingo để:
  • Xây dựng kho định nghĩa cho những thuật ngữ chuyên ngành thường sử dụng trong doanh nghiệp
  • Tổ chức theo từng lĩnh vực nghiệp vụ riêng
  • Nội dung chú giải có thể đính kèm:
    • Hình ảnh trực quan
    • Link tài liệu liên quan trên Lark Wiki hoặc Lark Docs để tiện tra cứu
    • Liên hệ hoặc nhóm chat liên quan để hỗ trợ
Trên giao diện Lark desktop, có 6 cách để tạo thuật ngữ mới.
  • Cách 1: Chọn một thuật ngữ, chuột phải > Tạo thuật ngữ mới.
  • Cách 2: Tìm kiếm Lingo trong ô Tìm kiếm chung, click vào Tạo
  • Cách 3: Mở ứng dụng Lingo và chọn Tạo thuật ngữ trên trang homepage
  • Cách 4: Click vào biểu tượng ··· ở góc trên bên phải của thẻ Lingo > Tạo thuật ngữ mới

 tạo từ điển thuật ngữ cách 4

  • Cách 5: Truy cập homepage của Lingo > Trung tâm cộng tác > Tạo thuật ngữ

 tạo từ điển thuật ngữ cách 5

  • Cách 6: Trong một tài liệu, chọn nội dung bạn muốn thêm vào là thuật ngữ mới trong Lingo, click vào biểu tượng ··· > Tạo thuật ngữ mới.
    • Khi nội dung được chọn bằng hoặc dưới 25 ký tự, hệ thống sẽ thêm nó vào như tên của thuật ngữ.
    • Khi nội dung được chọn bằng hoặc dưới 25 ký tự, hệ thống sẽ thêm nó vào như định nghĩa của thuật ngữ.

 tạo từ điển thuật ngữ cách 6

Lưu ý:
  • Lingo chỉ có thể tự động tạo tên hoặc định nghĩa thuật ngữ khi bạn có quyền sao chép nội dung trong tài liệu.
  • Nếu bạn chỉ chọn hình ảnh hoặc phần nội dung không-phải-văn-bản khác (chẳng hạn như bản đồ tư duy), tùy chọn Tạo thuật ngữ mới sẽ không xuất hiện.
Giao diện chỉnh sửa thông tin cho mỗi thuật ngữ sẽ hiển thị như sau:
Sau khi nhập tên thuật ngữ, hệ thống sẽ tự động kiểm tra xem đã có thuật ngữ nào trùng khớp trước đó hay chưa. Nếu có, bạn có thể thêm định nghĩa mới cho mục nhập đó bằng cách nhấp vào "Thêm định nghĩa mới". Khi chỉnh sửa định nghĩa, hệ thống sẽ đưa ra gợi ý các thuật ngữ liên quan dựa trên tên thuật ngữ. Nếu gợi ý đó phù hợp, bạn có thể bấm chọn. Nếu không, bạn có thể tự mình chỉnh sửa.
Sau khi hoàn tất mọi chỉnh sửa, bạn có thể nhấp vào Xem trước để kiểm tra xem thẻ thuật ngữ trên Lingo. Click vào Hoàn tất và gửi đi để được phê duyệt. Bạn có thể xem các mục đang chờ xử lý và các mục đã được phê duyệt trong Trung tâm cộng tác.

2. Tự động tra cứu (passive learning)

Bạn có thể tự động tra cứu các thẻ thuật ngữ trong Lark Lingo tại Lark Messenger, Lark Docs, Universal Search và ứng dụng Lingo. Tính năng này rất hữu ích cho quá trình onboard của nhân sự mới trong doanh nghiệp.

Cách xem trong Lark Messenger

  • Thuật ngữ sẽ được tự động highlight trong chat và bạn chỉ cần di chuột vào để xem các thông tin như định nghĩa, các tài liệu, liên kết, thuật ngữ và các liên hệ có liên quan đến thuật ngữ đó.

Cách xem trong Lark Docs

  • Di chuột qua các thuật ngữ trong tài liệu hoặc bình luận để xem thẻ Lingo của chúng.
  • Nếu một thuật ngữ Lingo xuất hiện nhiều lần trong tài liệu, bạn có thể nhấp vào "Ignore entry" để loại bỏ các đường chấm bên dưới trong tài liệu của bạn.

Lưu ý: Chức năng "Ignore entry" chỉ có hiệu lực với người đã nhấp vào nó.

Nếu một mục từ có nhiều hơn một định nghĩa, bạn có thể nhấp vào biểu tượng "Pin to top" để ghim một định nghĩa cụ thể lên đầu, và các thành viên khác thấy nó trước khi đọc tài liệu.
Lưu ý: Chỉ những thành viên có quyền chỉnh sửa tài liệu mới có thể ghim một định nghĩa lên đầu.

Cách xem trong Lark Universal Search

Lưu ý: Tính năng này hiện chỉ khả dụng trên ứng dụng Lark trên desktop
  • Bạn có thể tìm kiếm thuật ngữ này trên ô Tìm kiếm chung của ứng dụng
  • Nếu thuật ngữ này đã được tạo trong Lingo, bạn có thể thấy thẻ Lingo của nó bên tay phải của giao diện kết quả tìm kiếm

Xem trong ứng dụng Lingo

Lưu ý: Tính năng này hiện chỉ khả dụng trên ứng dụng Lark trên desktop
  • Để tìm kiếm nhiều thuật ngữ hơn, bạn có thể tìm kiếm Lingo App trong Lark và truy cập trang homepage ứng dụng đó.

cách xem trong trang chủ lingo

3. Phân quyền biên tập và phê duyệt

  • Lark Lingo cho phép phân quyền biên tập viên cho các người dùng đóng góp một cách độc lập
  • Có thể xây dựng quy trình admin phê duyệt các định nghĩa thuật ngữ trước khi publish rộng rãi

4. Chỉnh sửa thuật ngữ

Lưu ý: Hiện tại bạn chỉ có thể chỉnh sửa thuật ngữ trên ứng dụng Lark desktop.
Có 2 cách để tìm và chỉnh sửa:
  • Tìm trong Lark Messenger, click vào biểu tượng ··· trên góc phải của thẻ Lingo > Chỉnh sửa
  • Cách 2: Truy cập trang homepage của Lingo, tìm kiếm thuật ngữ muốn chỉnh sửa trong ô Tìm kiếm và chỉnh sửa

5. Chia sẻ thuật ngữ tới đối tượng cụ thể

Click vào biểu tượng Chia sẻ, chọn thành viên hoặc group chat và click Gửi.

Những ứng dụng của Lark Lingo trong hoạt động của doanh nghiệp

1. Tạo bảng thuật ngữ kinh doanh

Bảng thuật ngữ kinh doanh là một tập hợp các định nghĩa và thuật ngữ được sử dụng trong đơn vị hoặc tổ chức kinh doanh. Nó không dùng để định nghĩa dữ liệu, mà là để định nghĩa một danh từ/ thuật ngữ cụ thể trong bối cảnh kinh doanh.
Bảng thuật ngữ kinh doanh ngày càng trở nên quan trọng hơn trong bối cảnh doanh nghiệp cần phải quản lý dữ liệu hiệu quả. Nó giúp thu hẹp khoảng cách giữa các nhóm kinh doanh, sản phẩm và các bộ phận nghiệp vụ khác, giúp nhân viên nói chung một ngôn ngữ, chia sẻ những hiểu biết quan trọng cùng nhau và thúc đẩy các phương pháp ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu đáng tin cậy.
Doanh nghiệp có thể sử dụng Lark Lingo để tạo ra bảng thuật ngữ kinh doanh cho riêng mình, góp phần vào việc xây dựng nền tảng cho kho tri thức dữ liệu hiện đại. Công cụ này giúp chuẩn hóa, tối ưu hóa và giúp các tổ chức tận dụng thông tin như một tài sản.
Khi thuật ngữ hoặc khái niệm kinh doanh được xác định và phê duyệt trong Lark Lingo, các bộ phận và nhân viên trong công ty cần đảm bảo rằng định nghĩa đó được sử dụng nhất quán trong toàn doanh nghiệp. Điều này giúp các phòng ban và nhân viên có thể giao tiếp và làm việc với nhau liền mạch, cấu trúc hơn.
Bảng thuật ngữ kinh doanh là thành phần quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào. Với việc tận dụng tối đa Lark Lingo trong Lark Suite, doanh nghiệp có thể thiết lập các kết nối có ý nghĩa hơn giữa các khái niệm kinh doanh và tài sản dữ liệu tương ứng, từ đó nâng cao hiểu biết về dữ liệu và thúc đẩy kế hoạch quản trị dữ liệu toàn diện trên toàn công ty.

2. Tạo bảng thuật ngữ cho quy chế, chính sách & điều khoản chung

Tương tự bảng thuật ngữ kinh doanh, người dùng có thể sử dụng Lark Lingo để tạo bảng thuật ngữ cho các quy định, quy chế, chính sách và điều khoản chung của công ty. Việc sử dụng Lark Lingo để tạo bảng thông tin chung như thế này giúp doanh nghiệp và phòng ban HCNS truyền đạt thông tin hiệu quả và cải thiện sự hiểu biết nhanh chóng hơn.

Tầm quan trọng của Lark Lingo trong việc bảng chú giải thuật ngữ trong doanh nghiệp

Lark Lingo được thiết kế để cách mạng hóa phương thức giao tiếp trong các tổ chức: Bằng cách thiết lập sự hiểu biết chung về các thuật ngữ được sử dụng phổ biến nhất trong công ty, bảng thuật ngữ chung không chỉ làm giảm thiểu sự hiểu lầm mà còn nuôi dưỡng văn hóa nhất quán, rõ ràng và cộng tác.
Bảng thuật ngữ chung tạo trên Lark Lingo giúp thu hẹp khoảng cách chuyên môn giữa các phòng ban khác nhau, xây dựng quy trình làm việc liền mạch và trở thành tài sản vô giá cho các doanh nghiệp lớn đang cố gắng tối ưu hóa hoạt động của mình.
Cùng điểm qua những lợi ích quan trọng mà Lark Lingo đem lại trong quá trình triển khai cho doanh nghiệp:

1. Xây dựng ngôn ngữ chung cho tổ chức

Việc xây dựng một kho lưu trữ dữ liệu toàn diện và dễ sử dụng sẽ giúp các phòng ban trong công ty thống nhất được cách hiểu và cách sử dụng các thuật ngữ này một cách hiệu quả. Kiến thức được chia sẻ nhiều hơn sẽ giúp quản trị dữ liệu tốt hơn, đảm bảo tính nhất quán và cộng tác liền mạch hơn giữa các nhóm kinh doanh.

2. Xây dựng sự liên kết giữa các nội dung, khái niệm có liên quan đến nhau

Bằng cách tận dụng Lark Lingo, doanh nghiệp có thể thiết lập các kết nối có ý nghĩa hơn giữa các khái niệm và tài sản dữ liệu tương ứng. Điều này không chỉ nâng cao hiểu biết về dữ liệu mà còn thúc đẩy việc quản trị và sử dụng dữ liệu hiệu quả.
Lark Lingo cho phép liên kết một thuật ngữ tới nhiều thông tin liên quan. Điều này giúp bạn có cái nhìn toàn diện và rõ ràng về thuật ngữ đang tra cứu, từ đó ra quyết định và lựa chọn sáng suốt hơn; đồng thời khám phá các bộ dữ liệu có liên quan và cộng tác hiệu quả với những thành viên phù hợp.

3. Chia sẻ kiến thức cho mọi nhóm - Hợp tác tốt hơn giữa các bộ phận

Xây dựng một nguồn tri thức chung và duy nhất cho tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp, giúp mọi người cùng nói chung một ngôn ngữ, phá vỡ các rào cản và xây dựng sự cộng tác liền mạch - từ IT, Sales, Marketing,...
Bằng cách cung cấp một kho lưu trữ trung tâm cho các thuật ngữ và định nghĩa, Lark Lingo nâng cao sự rõ ràng và loại bỏ sự hiểu lầm giữa tất cả các thành viên trong nhóm.
Quản trị viên Lark Lingo có thể thiết lập ai là người có quyền chỉnh sửa từng thuật ngữ này.

4. Trao quyền cho nhân viên chủ động sử dụng & quản lý dữ liệu - Thúc đẩy văn hóa dữ liệu trong tổ chức

Lark Lingo góp phần thúc đẩy văn hóa dữ liệu trong toàn tổ chức bằng cách cung cấp dữ liệu và nội dung cho các ứng dụng tự phục vụ. Nó cho phép người dùng có được thứ họ muốn, khi họ cần và tin tưởng rằng thông tin đó chính xác vì tính minh bạch mà danh mục dữ liệu mang lại.
Doanh nghiệp càng khuyến khích văn hóa dữ liệu và truyền đạt tầm quan trọng đằng sau đó thì mọi người càng đồng lòng tham gia một cách tự nhiên hơn.
Tóm lại, Lark Lingo giúp:
  • Tạo nguồn thông tin chính thống & tập trung: Đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức đều có chung hiểu biết về các thuật ngữ dữ liệu.
  • Khả năng mở rộng: Cho phép bất kỳ ai có quyền truy cập đều có thể hiểu dữ liệu mà không cần phải tham khảo ý kiến của người quản lý dữ liệu.
  • Trao quyền: Cho phép mọi người trong tổ chức hiểu thông tin từ dữ liệu và tự rút ra kết luận.
Công cụ này giúp tối ưu hóa hoạt động giao tiếp và cải thiện quyền tự chủ của nhân viên trong toàn tổ chức.

Kết luận,

Lark Lingo là một công cụ quan trọng trong Lark, giúp doanh nghiệp tạo và quản lý một từ điển bách khoa toàn thư online ngay trên Lark. Cũng như các tính năng khác trong Lark, Lark Lingo liên kết chặt chẽ với các tính năng Messenger, Docs, Wiki, Universal Search,... tạo một quy trình làm việc và cộng tác liền mạch, hiệu quả.
Khi doanh nghiệp phát triển, số lượng nhân sự tăng lên, khối lượng thông tin & dữ liệu cần truyền đạt & đào tạo cũng ngày càng nhiều. Do đó, việc sử dụng các công cụ quản lý và chia sẻ tri thức như Lark Lingo cho thấy doanh nghiệp đang đầu tư nghiêm túc vào việ hệ thống hóa thông tin, nhằm thấu hiểu quá khứ, lý giải hiện tại và đưa ra quyết định sáng suốt cho tương lai.
Doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về Lark nói chung và Lark Lingo nói riêng vui lòng để lại thông tin trong form bên dưới hoặc liên hệ hotline của Rikkei Digital để được tư vấn nhanh và hiệu quả nhất!

Mở rộng không giới hạn

Hơn cả một không gian làm việc số, Lark được xây dựng với khả năng mở rộng vô hạn, với giải pháp LAB đến từ Rikkei Digital. Kho ứng dụng LAB sẽ mang tới giải pháp dành riêng cho các bài toán của doanh nghiệp.

Mở rộng không giới hạn

Cảm hứng cho các doanh nghiệp

Lark đã khai mở sức sáng tạo cho nhiều doanh nghiệp bằng việc tạo ra một không gian làm việc năng động và hiệu quả. Câu chuyện thành công khi ứng dụng Lark chắc chắn sẽ thay đổi tư duy làm việc và giao tiếp của các doanh nghiệp Việt Nam.

Cảm hứng cho các doanh nghiệp

Liên hệ với chúng tôi

Để bắt đầu tiến trình chuyển đổi số của bạn

  • Xác định mục tiêu
  • Lựa chọn giải pháp
  • Hoạch định nguồn lực
  • Đào tạo nhân sự
  • Và hơn thế nữa...