Vì sao doanh nghiệp triển khai KPI nhưng hiệu suất chưa cải thiện?
Nhận diện 06 điểm đứt gãy khiến KPI chưa giúp cải thiện hiệu suất và những câu hỏi lãnh đạo cần rà soát về mục tiêu, thực thi và phản hồi.
Mục lục
KPI đã được triển khai nhưng hiệu suất doanh nghiệp chưa cải thiện có thể xuất phát từ khoảng cách giữa mục tiêu, hành động, trách nhiệm phối hợp và cơ chế theo dõi kết quả. Khi những yếu tố này chưa được kết nối, doanh nghiệp biết chỉ tiêu nào chưa đạt nhưng khó xác định cần điều chỉnh công việc, nguồn lực hay cách vận hành ở đâu.
Đây là bài toán đáng chú ý khi doanh nghiệp ngày càng chú trọng tăng năng suất và tối ưu nguồn lực. Theo Báo cáo Work Trend Index 2025 của Microsoft Việt Nam, 67% lãnh đạo được khảo sát tại Việt Nam cho rằng cần tăng năng suất, trong khi 84% người lao động thừa nhận không có đủ thời gian hoặc năng lượng để hoàn thành công việc.
Trong bối cảnh nguồn lực thực thi chịu sức ép, lãnh đạo cần xem xét liệu các chỉ tiêu hiện có đã giúp đội ngũ tập trung vào đúng công việc và phối hợp hiệu quả hay chưa.
Sai lầm phổ biến: Coi việc triển khai KPI đồng nghĩa với quản trị hiệu suất hiệu quả
Một bộ KPI rõ ràng là nền tảng để đo lường mức độ thực hiện mục tiêu. Nhưng khả năng đo lường chưa đồng nghĩa với khả năng tạo ra và cải thiện kết quả. Khi doanh thu không đạt kế hoạch, KPI cho biết mức chênh lệch. Để quyết định hướng xử lý, ban lãnh đạo còn cần biết nguyên nhân nằm ở chất lượng khách hàng tiềm năng, tỷ lệ chuyển đổi, năng lực đáp ứng hay những bước phối hợp đang bị chậm.
KPI có thể đo cả kết quả và các yếu tố dẫn dắt kết quả. Giá trị quản trị nằm ở cách doanh nghiệp sử dụng các chỉ số để lựa chọn hành động, tổ chức thực thi và điều chỉnh trong kỳ. Trong mô hình vận hành của tổ chức hiệu suất cao, hiệu suất được tạo ra thông qua một vòng lặp liên tục:
Chiến lược → Mục tiêu và chỉ số dẫn dắt → Workflow → Theo dõi hiệu suất → Minh bạch phối hợp → Feedback và điều chỉnh
Khi một trong những mắt xích này bị gián đoạn, doanh nghiệp có thể vẫn duy trì hoạt động giao chỉ tiêu, báo cáo và đánh giá KPI nhưng khó tạo ra sự cải thiện tương ứng trong kết quả thực tế. Vì vậy, thay vì chỉ xem xét bộ chỉ số đang sử dụng, doanh nghiệp cần đánh giá toàn bộ cơ chế chuyển hóa mục tiêu thành công việc, kết quả và quyết định quản trị.
06 điểm đứt gãy khiến KPI chưa cải thiện hiệu suất doanh nghiệp
Từ các chia sẻ tại workshop “Từ chiến lược nhân sự đến hệ thống vận hành: Xây dựng tổ chức hiệu suất cao trong thời đại AI” được tổ chức ngày 24/09/2026 với sự tham gia của YCompass, Rikkei Digital và Lark, cùng các tình huống triển khai thực tế, bài viết hệ thống hóa 06 điểm đứt gãy mà lãnh đạo có thể rà soát trong hoạt động quản trị hiệu suất.
Mục tiêu thiếu đồng thuận và liên kết giữa các phòng ban
Biểu hiện: Mỗi phòng ban tập trung hoàn thành KPI riêng nhưng chưa thống nhất cách đóng góp vào mục tiêu chung. Chẳng hạn, Marketing đạt chỉ tiêu khách hàng tiềm năng trong khi Kinh doanh vẫn gặp khó khăn về tỷ lệ chuyển đổi.
Tác động: Nguồn lực bị phân tán vào các mục tiêu cục bộ, khiến kết quả từng bộ phận chưa chuyển hóa thành hiệu suất toàn doanh nghiệp.
Theo khảo sát State of Strategy Execution 2025 của AchieveIt, 32% lãnh đạo tham gia cho biết mục tiêu chưa liên kết với mục tiêu phòng ban. Tại workshop, bà Nguyễn Hải Yến, CEO YCompass, cũng nhấn mạnh việc đội ngũ cần đồng thuận mục tiêu, thay vì chỉ tiếp nhận chỉ tiêu được giao.
Chỉ tiêu chưa gắn với hành động tạo kết quả
Biểu hiện: Doanh nghiệp xác định rõ kết quả cần đạt nhưng chưa làm rõ những hoạt động nào có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả. Khi KPI không đạt, giải pháp thường là tăng chỉ tiêu hoặc yêu cầu nhân sự nỗ lực hơn.
Tác động: Đội ngũ có thể bận rộn nhưng nguồn lực vẫn phân tán vào những công việc chưa tạo ra giá trị tương xứng.
Tại workshop, YCompass chia sẻ trường hợp một doanh nghiệp dịch vụ cải thiện tỷ lệ chốt khách hàng cũ từ khoảng 17% lên 54% sau khi tập trung phân tích và điều chỉnh các hành vi then chốt. Trường hợp này minh họa vai trò của việc xác định đúng hành động dẫn dắt kết quả, thay vì chỉ tập trung vào chỉ số đầu ra.
Trách nhiệm và kế hoạch thực thi chưa được xác định rõ ràng
Biểu hiện: KPI đã được phân bổ nhưng các công việc liên quan thiếu người chịu trách nhiệm chính, thời hạn hoặc tiêu chí hoàn thành. Tiến độ phụ thuộc nhiều vào báo cáo thủ công và sự đôn đốc của quản lý.
Tác động: Khi kết quả chậm hơn kế hoạch, doanh nghiệp khó xác định điểm cần can thiệp, làm gia tăng thời gian điều phối và giảm tính chủ động của đội ngũ.
Tại Pha Lê Group, việc giao nhiệm vụ qua các cuộc họp và nhóm trao đổi từng khiến doanh nghiệp khó xác định người phụ trách, thời hạn và kiểm soát tiến độ, làm gia tăng công sức theo dõi, đôn đốc của quản lý. Để giải quyết bài toán này, doanh nghiệp đã phối hợp cùng Rikkei Digital chuẩn hóa quy trình giao việc và quản lý tập trung trên nền tảng số Lark Suite.
Phối hợp liên phòng ban thiếu cơ chế bàn giao rõ ràng
Biểu hiện: Từng bộ phận hoàn thành nhiệm vụ nhưng công việc vẫn bị gián đoạn tại các bước bàn giao, xác nhận hoặc phê duyệt do thiếu thống nhất về đầu vào, đầu ra và trách nhiệm xử lý.
Tác động: Thời gian chờ và xử lý lại kéo dài tiến độ chung, dù KPI của từng bộ phận có thể vẫn đạt yêu cầu.
Ông Nguyễn Minh Hoàng, Phó Tổng Giám đốc Dược phẩm Tâm Bình, chia sẻ sau 02 năm triển khai chuyển đổi số trong vận hành khối văn phòng và khối nhà máy, 02 khó khăn lớn nhất là thiếu minh bạch trong quy trình và sự khác biệt trong thói quen sử dụng công cụ giữa các bộ phận.
Dữ liệu KPI chưa kết nối với tiến độ thực thi
Biểu hiện: Báo cáo KPI phản ánh kết quả đạt hoặc chưa đạt nhưng không cho thấy công việc nào đang chậm, vướng mắc phát sinh ở đâu hoặc ai đang phụ trách xử lý. Lãnh đạo phải tổng hợp thêm dữ liệu từ nhiều nguồn để tìm nguyên nhân.
Tác động: Doanh nghiệp thường nhận diện vấn đề muộn, bỏ lỡ thời điểm có thể điều chỉnh tiến độ hoặc phân bổ lại nguồn lực.
Tại workshop, Rikkei Digital minh họa cách liên kết mục tiêu, kết quả then chốt, công việc và người phụ trách trên một hệ thống theo dõi. Đây là cơ sở giúp lãnh đạo có thêm thông tin để xác định điểm nghẽn, thay vì chỉ nhìn vào kết quả cuối kỳ.
Đánh giá KPI chưa dẫn đến phản hồi và điều chỉnh kịp thời
Biểu hiện: Các kỳ đánh giá tập trung vào mức độ hoàn thành chỉ tiêu nhưng thiếu quyết định cụ thể về những hành động cần thay đổi, nguồn lực cần hỗ trợ và trách nhiệm xử lý.
Tác động: Những vấn đề chưa được giải quyết có thể tiếp tục lặp lại qua nhiều kỳ đánh giá, khiến dữ liệu KPI ngày càng đầy đủ nhưng hiệu suất thực tế ít cải thiện.
Theo chia sẻ của YCompass, quản trị hiệu suất cần duy trì nhịp rà soát, phản hồi và hướng dẫn dựa trên hành vi then chốt. Mỗi kỳ đánh giá cần tạo cơ sở cho những điều chỉnh trong quá trình thực thi, thay vì chỉ ghi nhận kết quả đã xảy ra.
Bảng câu hỏi giúp lãnh đạo rà soát hệ thống triển khai KPI hiện tại
06 điểm đứt gãy trên không nhất thiết xuất hiện đồng thời tại mọi doanh nghiệp. Tùy mô hình quản trị, quy mô và đặc thù vận hành, mỗi tổ chức có thể gặp những vấn đề khác nhau.
Để nhận diện điểm cần ưu tiên cải thiện, ban lãnh đạo có thể sử dụng bảng câu hỏi dưới đây khi rà soát một mục tiêu đang chưa đạt kỳ vọng.
|
Nội dung rà soát
|
Câu hỏi dành cho lãnh đạo
|
|
Đồng thuận và liên kết mục tiêu
|
Có chỉ tiêu nào hoàn thành ở cấp phòng ban nhưng chưa tạo đóng góp rõ ràng cho mục tiêu chung?
|
|
Hành động tạo kết quả
|
Đội ngũ đã xác định được những hành động có ảnh hưởng trực tiếp đến KPI quan trọng nhất chưa?
|
|
Trách nhiệm và kế hoạch
|
Khi một công việc chậm tiến độ, có thể xác định ngay người chịu trách nhiệm và mốc xử lý tiếp theo không?
|
|
Phối hợp liên phòng ban
|
Những bước bàn giao nào thường xuyên phát sinh thời gian chờ, xử lý lại hoặc cần lãnh đạo can thiệp?
|
|
Dữ liệu và tiến độ thực thi
|
Khi một KPI có nguy cơ không đạt, lãnh đạo có thể nhận diện nguyên nhân từ dữ liệu công việc hiện có không?
|
|
Phản hồi và điều chỉnh
|
Sau kỳ đánh giá gần nhất, doanh nghiệp đã thay đổi những hành động hoặc cách phối hợp cụ thể nào?
|
Bảng câu hỏi này giúp doanh nghiệp chuyển từ việc xem xét kết quả KPI sang đánh giá những điều kiện vận hành đang ảnh hưởng đến kết quả đó. Những câu hỏi chưa có câu trả lời rõ ràng có thể là điểm khởi đầu cho hoạt động cải thiện hiệu suất.
Lãnh đạo bắt đầu từ đâu để cải thiện hiệu suất doanh nghiệp?
Khi đã nhận diện những điểm đứt gãy trong quá trình triển khai KPI, doanh nghiệp không nhất thiết phải thay đổi toàn bộ hệ thống quản trị. Thay vào đó, lãnh đạo có thể bắt đầu từ một mục tiêu kinh doanh chưa đạt kỳ vọng, rà soát các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả và ưu tiên điều chỉnh những điểm có tác động lớn nhất:
-
Rà soát mục tiêu và cách tạo kết quả: Thống nhất ưu tiên chung, làm rõ đóng góp của từng phòng ban và xác định những chỉ số dẫn dắt, hành động cần tập trung.
-
Làm rõ trách nhiệm và kế hoạch: Xác định người phụ trách, mốc thực hiện và cơ chế cập nhật cho các công việc trọng yếu.
-
Kiểm tra điểm bàn giao: Rà soát đầu vào, đầu ra, thời hạn và trách nhiệm phối hợp tại những quy trình đang làm chậm tiến độ.
-
Kết nối thông tin với quyết định: Xác định dữ liệu cần theo dõi, cách phản hồi khi xuất hiện trở ngại và trách nhiệm kiểm tra kết quả sau điều chỉnh.
Để duy trì những cải thiện này trong hoạt động hằng ngày, doanh nghiệp cần xây dựng đồng thời 02 lớp năng lực bổ trợ, được Rikkei Digital phân tích trong Ebook “Xây dựng tổ chức hiệu suất cao trong thời đại AI”:
-
Năng lực quản trị và vận hành làm rõ mục tiêu, trách nhiệm và cách phối hợp thông qua 03 trụ cột: workflow linh hoạt, quản trị hiệu suất đa chiều, minh bạch phối hợp và ra quyết định.
-
Năng lực thực thi với sự hỗ trợ của công nghệ: Đưa cơ chế quản trị vào vận hành, kết nối dữ liệu và theo dõi tiến độ theo lộ trình quy trình hóa, chuẩn hóa → số hóa → tự động hóa → ứng dụng AI.
Tổng kết
KPI chỉ thực sự phát huy giá trị khi doanh nghiệp không dừng ở việc đo lường kết quả, mà sử dụng các chỉ số để định hướng hành động, tổ chức thực thi và điều chỉnh kịp thời. Vì vậy, nâng cao hiệu suất không nhất thiết bắt đầu từ việc bổ sung KPI, mà từ việc xác định và cải thiện những điểm đứt gãy giữa mục tiêu và quá trình thực hiện.
Để tìm hiểu sâu hơn về mô hình quản trị hiệu suất, cách kết nối chiến lược với thực thi và lộ trình ứng dụng công nghệ trong vận hành, doanh nghiệp có thể tham khảo Ebook “Xây dựng tổ chức hiệu suất cao trong thời đại AI” của Rikkei Digital.
