Quản lý hiệu suất: Chiến lược vận hành doanh nghiệp hiệu quả
Quản lý hiệu suất là gì? Tìm hiểu nguyên tắc cốt lõi, khung quản lý hiệu suất và các chiến lược áp dụng chúng trong vận hành doanh nghiệp.
Mục lục
Quản lý hiệu suất là chiến lược vận hành không thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Các doanh nghiệp hiện nay đang chuyển hướng sang phản hồi theo thời gian thực, đặt mục tiêu linh hoạt và cải tiến liên tục để theo kịp với những yêu cầu thị trường năng động.
Bài viết dưới đây sẽ khám phá quản lý hiệu suất là gì, tìm hiểu nguyên tắc cốt lõi, khung quản lý hiệu suất và các chiến lược áp dụng chúng trong vận hành doanh nghiệp. Dù là một chuyên gia về nhân sự, một quản lý hay một lãnh đạo doanh nghiệp, bài viết này sẽ cung cấp thông tin và các công cụ hữu ích để xây dựng văn hóa hiệu suất cao trong doanh nghiệp.
Quản lý hiệu suất là gì?
Quản lý hiệu suất là một chiến lược đảm bảo nỗ lực và đóng góp của nhân viên phù hợp với các mục tiêu chung của doanh nghiệp. Nó không chỉ đơn thuần là đánh giá hiệu suất; mà còn bao gồm việc thiết lập các mục tiêu rõ ràng, cung cấp phản hồi liên tục và thúc đẩy sự phát triển. Cốt lõi của quản lý hiệu suất là tạo ra sự hợp tác giữa nhân viên và quản lý nhằm thúc đẩy cải tiến liên tục, trách nhiệm và sự gắn kết.
Chiến lược này bao gồm việc xác định các mục tiêu có thể đo lường, theo dõi tiến độ và ghi nhận thành tích đồng thời giải quyết các vấn đề phát sinh. Quản lý hiệu suất hiệu quả không chỉ nâng cao năng suất cá nhân mà còn củng cố sự hợp tác nhóm và thành công của doanh nghiệp. Đây là một phương pháp năng động trong khuôn khổ và thích ứng với những thay đổi trong nhu cầu kinh doanh, đảm bảo nhân viên luôn có động lực và phát triển phù hợp với tầm nhìn của công ty.
Nguyên tắc cốt lõi của quản lý hiệu suất
Quản lý hiệu suất hiệu quả được xây dựng trên một số nguyên tắc then chốt:
-
Đặt mục tiêu
Việc đặt ra các mục tiêu rõ ràng và có thể thực hiện được là nền tảng của quản lý hiệu suất. Sử dụng các khung như mục tiêu SMART (Cụ thể, Đo lường được, Có thể đạt được, Phù hợp, Có thời hạn) giúp nhân viên hiểu rõ những gì được kỳ vọng và cách công việc của họ đóng góp vào thành công của doanh nghiệp.
Ví dụ, thay vì đặt mục tiêu mơ hồ như “tăng doanh số,” một mục tiêu SMART sẽ là: “Tăng doanh thu bán hàng hàng tháng lên 15% vào cuối quý 2 thông qua các chiến dịch email nhắm mục tiêu.”
-
Phản hồi và đào tạo
Phản hồi nên được đưa ra kịp thời, có tính xây dựng và liên tục. Nhân viên phát triển tốt khi họ nhận được những góp ý nâng cao về hiệu suất của mình. Bên cạnh đó, việc đào tạo cũng giúp nhân viên cải thiện kỹ năng và phản ứng kịp với các vấn đề phát sinh.
-
Phát triển nhân viên
Đầu tư vào sự phát triển của nhân viên là chiến lược đôi bên cùng có lợi. Khi nhân viên cảm thấy được hỗ trợ trong phát triển sự nghiệp, họ sẽ gắn bó và làm việc hiệu quả hơn. Đó có thể là các chương trình đào tạo, sáng kiến nâng cao kỹ năng và cơ hội thăng tiến hay những công cụ hỗ trợ công việc như AI.
-
Ghi nhận và khen thưởng
Việc ghi nhận thành tích nâng cao tinh thần và động lực. Ghi nhận không nhất thiết phải là tiền bạc—việc công khai kỷ niệm các cột mốc, cho phép lựa chọn môi trường, thời gian làm việc linh hoạt hoặc tạo cơ hội phát triển cũng có thể mang lại kết quả tương tự.
-
Theo dõi hiệu suất
Sử dụng các chỉ số và công cụ đo lường để theo dõi tiến độ đảm bảo trách nhiệm. Việc xem xét dữ liệu hiệu suất thường xuyên giúp nhận diện xu hướng, giải quyết vấn đề sớm.
Chu trình quản lý hiệu suất
Chu trình quản lý hiệu suất là một quy trình có cấu trúc và liên tục được thiết kế để điều chỉnh năng lực của nhân viên với các mục tiêu của doanh nghiệp đồng thời thúc đẩy sự phát triển cá nhân và chuyên môn. Đây là một khuôn khổ đảm bảo trách nhiệm, sự cải tiến.
-
Lập kế hoạch
Giai đoạn lập kế hoạch cần đặt ra các mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường và phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp.
-
Đặt mục tiêu: Xác định các mục tiêu rõ ràng, có thể thực hiện được và phù hợp với các ưu tiên của doanh nghiệp
-
Rõ ràng về vai trò: Đảm bảo nhân viên hiểu cách vai trò của họ đóng góp vào mục tiêu chung của doanh nghiệp
-
Nâng cao sự hợp tác: Kêu gọi nhân viên tham gia vào việc đặt mục tiêu thể hiện sự trao quyền, tăng động lực và thống nhất cho phù hợp với năng lực của nhân sự hiện tại
-
Giám sát
Giám sát là một quy trình liên tục đảm bảo nhân viên duy trì sự tập trung và được hỗ trợ trong việc đạt được các mục tiêu.
-
Kiểm tra định kỳ: Các cuộc họp trao đổi thường xuyên giữa quản lý và nhân viên để theo dõi tiến độ và giải quyết các vấn đề
-
Phản hồi theo thời gian thực: Cung cấp phản hồi kịp thời và mang tính xây dựng để thúc đẩy cải tiến liên tục
-
Công cụ theo dõi hiệu suất: Sử dụng công nghệ để trực quan hóa tiến trình và đảm bảo trách nhiệm
-
Đào tạo và hỗ trợ: Cung cấp hướng dẫn và tri thức để giúp nhân viên giải quyết vấn đề và phát triển.
-
Đánh giá
Giai đoạn đánh giá xem xét hiệu suất của nhân viên và xác định đâu là nguồn lực cần phát triển và đâu là phần cần cải thiện.
-
Đánh giá được thiết kế phù hợp: Thực hiện các đánh giá khách quan, dựa trên dữ liệu để đảm bảo công bằng và minh bạch
-
Phản hồi từ nhiều nguồn: Thu thập ý kiến để có cái nhìn toàn diện về hiệu suất
-
Thảo luận để phát triển: Xác định cơ hội phát triển và điều chỉnh với tình hình doanh nghiệp
-
Khen thưởng
Giai đoạn cuối tập trung vào việc công nhận thành tích và thúc đẩy nhân viên duy trì hiệu suất cao.
-
Phần thưởng hữu hình: Cung cấp các khoản thưởng tài chính hoặc phần thưởng cụ thể khác cho hiệu suất xuất sắc
-
Công nhận phi tài chính: Nổi bật thành tích thông qua sự công khai ghi nhận hoặc cơ hội phát triển
-
Ăn mừng các cột mốc: Công nhận thành tích cá nhân hoặc nhóm để nâng cao tinh thần và sự gắn kết
Phương pháp và khung quản lý hiệu suất phổ biến
Không có một phương pháp quản lý hiệu suất nào phù hợp với tất cả. Các doanh nghiệp phải chọn các khung quản lý hiệu suất phù hợp với văn hóa, mục tiêu và nhu cầu nhân sự của mình. Dưới đây là một số phương pháp và khung quản lý hiệu suất phổi biến có thể giúp đơn giản hóa quy trình và thúc đẩy hiệu quả vận hành:
-
OKRs (Mục tiêu và Kết quả then chốt)
OKRs được sử dụng rộng rãi để đồng bộ hóa mục tiêu cá nhân, nhóm và doanh nghiệp. Khung này tập trung vào việc đặt ra các mục tiêu tham vọng và xác định các kết quả có thể đo lường được để theo dõi tiến độ. OKRs đặc biệt hiệu quả trong việc thúc đẩy sự minh bạch và đảm bảo mọi người trong doanh nghiệp đều hướng đến các ưu tiên chung.
-
KPIs (Chỉ số Hiệu suất Chính)
KPIs là các chỉ số cụ thể, có thể định lượng được dùng để đo lường thành công trong việc đạt được các mục tiêu vận hành hoặc chiến lược. Khác với OKRs, mang tính khát vọng hơn, KPIs tập trung vào việc theo dõi hiệu suất liên tục và đảm bảo các nhóm đạt được các tiêu chuẩn đã thiết lập.
-
Mục tiêu SMART
SMART (Cụ thể, Có thể đo lường, Có thể đạt được, Liên quan, Có thời hạn) là các mục tiêu cung cấp cách tiếp cận có cấu trúc và rõ ràng để thiết lập mục tiêu. Khung này đảm bảo các mục tiêu thực tế và có thể hành động, giảm sự mơ hồ và tăng cường sự tập trung.
-
MBO (Quản lý theo mục tiêu)
Quản lý theo Mục tiêu nhấn mạnh sự hợp tác giữa nhân viên và quản lý để thiết lập các mục tiêu phù hợp với ưu tiên của doanh nghiệp. Phương pháp này đảm bảo nhân viên hiểu được cách đóng góp của họ phù hợp với bức tranh tổng thể và thúc đẩy cảm giác sở hữu.
-
Phản hồi 360 độ
Phương pháp này thu thập phản hồi về hiệu suất từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm đồng nghiệp, cấp dưới và quản lý. Nó cung cấp một cái nhìn toàn diện về điểm mạnh và những lĩnh vực cần cải thiện của nhân viên.
-
Hệ thống phản hồi liên tục
Không giống như các phương pháp truyền thống dựa trên đánh giá đinhk kỳ, hệ thống phản hồi liên tục nhấn mạnh việc giao tiếp thường xuyên giữa nhân viên và quản lý. Các hệ thống này thúc đẩy sự linh hoạt và cho phép các doanh nghiệp thích nghi nhanh chóng với những nhu cầu đang phát triển.
Việc lựa chọn phương pháp hoặc khung quản lý hiệu suất phù hợp phụ thuộc vào một số yếu tố:
-
Mục tiêu doanh nghiệp: tập trung vào tăng trưởng, hiệu quả, đổi mới hay sự gắn kết của nhân viên?
-
Văn hóa công ty: Văn hóa nhấn mạnh sự hợp tác, trách nhiệm hay tự chủ cá nhân?
-
Động lực nhóm: Các nhóm là đa chức năng, theo cấp bậc hay tự quản?
-
Nhu cầu ngành nghề: Các ngành công nghiệp phát triển nhanh có thể hưởng lợi từ phản hồi liên tục, trong khi các ngành ổn định có thể ưu tiên các khung cấu trúc như MBO
Các bước thực tiễn để triển khai quản lý hiệu suất hiệu quả
Dưới đây là 5 bước hành động cụ thể giúp tổ chức thiết lập khung quản lý hiệu suất bền vững, lấy con người làm trung tâm và dữ liệu làm nền tảng.
1. Đặt mục tiêu rõ ràng
Bắt đầu từ định hướng cấp cao — những mục tiêu chiến lược phản ánh ưu tiên của doanh nghiệp trong giai đoạn tới. Từ đó, phân ra thành mục tiêu phòng ban và cá nhân, đảm bảo sự liên kết xuyên suốt toàn tổ chức.
Áp dụng khung OKR hoặc mục tiêu SMART để mỗi kết quả đều có thể đo lường, theo dõi và đánh giá.
Ví dụ:
-
Mục tiêu: Nâng cao trải nghiệm khách hàng trong quý IV
-
Kết quả:
-
Tăng điểm CSAT lên 90%
-
Giảm thời gian phản hồi trung bình xuống còn 2 giờ
-
Khi mọi cá nhân đều hiểu rõ mình đóng góp thế nào vào bức tranh chung, hiệu suất sẽ không chỉ đến từ nỗ lực cá nhân mà còn từ sự cộng hưởng của toàn đội ngũ.
2. Xây dựng văn hóa phản hồi liên tục
Hiệu suất không thể cải thiện nếu thiếu phản hồi kịp thời và mang tính xây dựng. Doanh nghiệp cần khuyến khích trao đổi hai chiều giữa quản lý và nhân viên — không chỉ trong các kỳ review, mà trong suốt quá trình làm việc.
-
Thiết lập check-in định kỳ (hàng tuần hoặc hàng tháng) để cùng nhìn lại tiến độ, rào cản và hướng phát triển
-
Đảm bảo phản hồi tập trung vào hành vi, kết quả và giải pháp, thay vì phán xét cá nhân
Một văn hóa phản hồi mở sẽ giúp nhân viên cảm thấy được ghi nhận, từ đó chủ động hơn trong phát triển năng lực.
3. Tận dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả quản lý
Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, công nghệ là nền tảng của quản trị hiệu suất. Các nền tảng như Lark giúp doanh nghiệp:
-
Thiết lập và theo dõi OKR theo thời gian thực
-
Gửi phản hồi trực tiếp, minh bạch trong nhóm
-
Tự động nhắc lịch check-in, review quý và tổng hợp dữ liệu hiệu suất
Nhờ khả năng tích hợp với các công cụ quản trị dự án, nhân sự, CRM, Lark mang lại góc nhìn toàn diện về năng suất của tổ chức — hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định nhanh, chính xác và dựa trên dữ liệu.
4. Đầu tư vào đào tạo đội ngũ quản lý
Quản lý là nhân tố then chốt trong việc duy trì hiệu suất. Doanh nghiệp nên trang bị cho quản lý kỹ năng đào tạo, phản hồi và phát triển nhân viên, thông qua các chương trình đào tạo thực tiễn:
-
Kỹ năng phản hồi phi phán xét
-
Đặt câu hỏi mở và khuyến khích tư duy giải pháp
-
Xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp cho nhân viên
Khi quản lý biết cách truyền cảm hứng, hiệu suất của đội ngũ sẽ đến từ sự tự chủ, thay vì chỉ tuân theo quy trình.
5. Đánh giá và cải tiến liên tục
Quản lý hiệu suất là một hành trình, không phải một đích đến. Mỗi quý, doanh nghiệp nên:
-
Tổng hợp dữ liệu và phản hồi từ các bộ phận
-
Phân tích nguyên nhân cho những mục tiêu chưa đạt
-
Điều chỉnh khung OKR, quy trình phản hồi hoặc công cụ hỗ trợ để phù hợp với giai đoạn phát triển mới
Việc liên tục học hỏi và cải tiến sẽ giúp doanh nghiệp duy trì hiệu suất bền vững và thích ứng linh hoạt với thay đổi của thị trường.
Tổng kết
Quản lý hiệu suất hiệu quả là điều cần thiết để thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên, năng suất và thành công của doanh nghiệp. Bằng cách tập trung vào các mục tiêu rõ ràng, phản hồi liên tục và phát triển nhân viên, các doanh nghiệp có thể tạo ra một văn hóa hiệu suất cao.
Để cải thiện các phương pháp, khung quản lý hiệu suất của mình, các công cụ như Lark có thể giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình, thúc đẩy sự hợp tác và đạt được các mục tiêu. Liên hệ với Rikkei Digital để được tư vấn và trải nghiệm!
