Mục lục
Thông tin doanh nghiệp
Pha Lê Group là doanh nghiệp khai khoáng và chế biến sâu các sản phẩm từ CaCO3, được thành lập năm 2008. Từ nền tảng ban đầu là một nhà máy khai thác và chế biến khoáng sản, Pha Lê Group đã phát triển chuỗi vận hành từ khai thác, chế biến sâu đến sản xuất sản phẩm đầu cuối, với các dòng sản phẩm như bột đá CaCO3, Filler Masterbatch, White Masterbatch, sàn đá công nghệ SPC và phụ kiện phào - nẹp.Với hệ thống sản xuất, chuỗi cung ứng và thị trường xuất khẩu trải rộng, Pha Lê Group vận hành theo mô hình tập đoàn với nhiều khối chức năng từ sản xuất, kinh doanh đến các bộ phận hỗ trợ. Khi quy mô tổ chức mở rộng, bài toán đặt ra cho doanh nghiệp không chỉ là số hóa từng quy trình riêng lẻ, mà là xây dựng một mô hình quản trị hiện đại, nơi dữ liệu, công việc, phê duyệt và phối hợp liên phòng ban được kết nối trong một dòng vận hành xuyên suốt.
- Lĩnh vực: Sản xuất
- Quy mô doanh nghiệp: 1000+
- Địa điểm: Việt Nam
3 trụ cột trong chiến lược chuyển đổi số của Pha Lê Group
Với chuỗi hoạt động trải dài từ khai thác, sản xuất đến kinh doanh và các bộ phận hỗ trợ, Pha Lê Group vận hành trên nhiều lớp nghiệp vụ có mối liên hệ chặt chẽ. Đặc thù này cũng đặt ra yêu cầu về một mô hình quản trị hiện đại, trong đó dữ liệu và công nghệ trở thành nền tảng để doanh nghiệp nâng cao năng suất, tăng khả năng kiểm soát và củng cố năng lực cạnh tranh.
Vì vậy, Pha Lê Group hướng tới xây dựng một kiến trúc công nghệ có khả năng kết nối toàn bộ hoạt động quản trị, sản xuất và thực thi hằng ngày.
Từ tầm nhìn đó, anh Lê Huy Bình - Giám đốc Công nghệ thông tin Pha Lê Group định hình chiến lược chuyển đổi số bền vững dựa trên ba trụ cột: ERP cho quản trị doanh nghiệp, SmartFactory cho vận hành sản xuất và Lark cho môi trường làm việc số hợp nhất.
“Quản trị doanh nghiệp chúng tôi có hệ thống ERP, quản trị vận hành sản xuất chúng tôi có SmartFactory, còn môi trường làm việc số chúng tôi chọn Lark là nền tảng làm việc số hợp nhất của doanh nghiệp.Chúng tôi tin rằng chỉ khi cả ba trụ cột này được phát triển đồng bộ thì chuyển đổi số mới thực sự tạo ra giá trị bền vững.”— Anh Lê Huy Bình, Giám đốc Công nghệ thông tin Pha Lê Group
Trong ba trụ cột này, Lark đóng vai trò như một môi trường làm việc số thống nhất, nơi thông tin, quy trình và con người được kết nối trong cùng một hệ sinh thái, giúp các quyết định được truyền tải hiệu quả, công việc được phối hợp xuyên suốt và hoạt động hằng ngày vận hành đồng bộ với mục tiêu quản trị của doanh nghiệp.
Với doanh nghiệp sản xuất như Pha Lê Group, môi trường vận hành tập trung đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động hằng ngày. Đây là nơi các kế hoạch, quy trình và dữ liệu được triển khai thống nhất trên dây chuyền sản xuất, đồng thời tạo ra nguồn dữ liệu vận hành liên tục phản hồi về hệ thống quản trị. Vì vậy, mức độ kết nối và đồng bộ trong môi trường này ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, chất lượng sản phẩm và khả năng liên thông giữa quản trị, sản xuất và dữ liệu.
Pha Lê Group hệ thống hóa công việc, quy trình và dữ liệu vận hành trên Lark
Hệ thống Quản trị hiệu suất: Giao việc - Giám sát - Đánh giá kết quả công việc
Một trong những use case trọng tâm của Pha Lê Group trên Lark là hệ thống quản trị hiệu suất và công việc.
Trước đây, khi công việc được giao qua cuộc họp hoặc các nhóm trao đổi, việc theo dõi sau đó phụ thuộc nhiều vào báo cáo thủ công và sự chủ động của từng cá nhân. Người quản lý có thể biết đã giao việc, nhưng khó theo dõi đầy đủ việc đó đang ở đâu, ai đang phụ trách, đã đến hạn hay chưa, kết quả được cập nhật thế nào.
Trên Lark, Pha Lê Group xây dựng hệ thống Pha Lê Task để quản lý tập trung các đầu việc phát sinh trong toàn doanh nghiệp. Thay vì giao việc qua cuộc họp, tin nhắn hoặc các bảng theo dõi riêng lẻ, mỗi công việc được ghi nhận thành một bản ghi có cấu trúc, với đầy đủ thông tin cần thiết cho quá trình thực hiện và giám sát.
Ngay từ bước khởi tạo, người giao việc có thể cập nhật thông tin chuẩn hóa qua Form ngay trên Lark Base:
-
Nội dung và mô tả chi tiết công việc
-
Tài liệu, hình ảnh hoặc file liên quan
-
Người giao, người thực hiện và người theo dõi
-
Thời hạn hoàn thành;
-
Đơn vị, khối hoặc ban chịu trách nhiệm
Việc chuẩn hóa thông tin đầu vào giúp mỗi nhiệm vụ có phạm vi, trách nhiệm và thời hạn rõ ràng ngay từ đầu, hạn chế tình trạng giao việc thiếu dữ liệu hoặc khó xác định người chịu trách nhiệm.
Toàn bộ công việc sau đó được tập trung trên một hệ thống bảng của Lark Base. Người dùng có thể theo dõi danh sách công việc cùng các thông tin như nội dung, người giao, người thực hiện, đơn vị phụ trách, file đính kèm và trạng thái xử lý. Hệ thống cũng cung cấp nhiều chế độ xem khác nhau, từ bảng dữ liệu tổng hợp đến biểu đồ Gantt, giúp đội ngũ theo dõi công việc theo nhu cầu quản lý.
Các trạng thái và điều kiện được thể hiện trực quan bằng màu sắc, hỗ trợ người quản lý nhanh chóng nhận diện công việc:
-
Chưa thực hiện hoặc đang chờ tiếp nhận
-
Đang được triển khai
-
Đã hoàn thành hoặc đang chờ duyệt
-
Quá hạn, đúng hạn hoặc chưa quá hạn
-
Bị hủy hoặc cần tiếp tục xử lý
Ở cấp độ quản trị, dữ liệu công việc được tổng hợp thành các dashboard theo từng đơn vị, khối và ban. Ban lãnh đạo có thể theo dõi số lượng công việc, kết quả thực hiện và tình trạng quá hạn của từng bộ phận, thay vì phải chờ báo cáo tổng hợp thủ công.
Hệ thống cho phép Pha Lê Group quan sát hiệu quả thực thi trên nhiều lớp:
-
Cấp cá nhân: theo dõi các công việc được giao và tiến độ hoàn thành của từng người
-
Cấp đơn vị: so sánh khối lượng công việc, kết quả và tình trạng quá hạn giữa các đơn vị
-
Cấp khối/ban: có góc nhìn tổng quan về năng lực thực thi và các điểm tồn đọng trong tổ chức
-
Cấp lãnh đạo: sử dụng dữ liệu công việc làm cơ sở giám sát, điều phối nguồn lực và đánh giá kết quả
Không gian quản trị này đồng thời được tổ chức cùng các phân hệ liên quan như KPI, chỉ đạo sau cuộc họp, OKR, dự án dài hạn và kế hoạch hành động. Nhờ đó, một chỉ đạo hoặc mục tiêu có thể được chuyển thành đầu việc cụ thể, giao cho đúng người và tiếp tục được theo dõi trên cùng một hệ thống.
Giá trị của Pha Lê Task vì vậy không chỉ nằm ở việc số hóa thao tác giao việc. Khi toàn bộ quá trình thực hiện được ghi nhận thành dữ liệu có cấu trúc, doanh nghiệp có thể chuyển từ cách quản lý dựa trên báo cáo và trao đổi rời rạc sang một mô hình quản trị minh bạch hơn, trong đó tiến độ, trách nhiệm và kết quả công việc đều có thể được theo dõi và đánh giá.
“Khi toàn bộ quá trình thực hiện được ghi nhận trên một nền tảng, trách nhiệm của từng cá nhân và đơn vị trở nên rõ ràng hơn, đồng thời người quản lý có thể theo dõi tiến độ một cách xuyên suốt.”— Anh Lê Huy Bình, Giám đốc Công nghệ thông tin Pha Lê Group
Smart Office & Hệ thống Phê duyệt tập trung: Không giấy tờ - Không tìm - Không chờ sếp
Nếu quản trị hiệu suất giúp Pha Lê Group theo dõi năng lực thực thi, thì phê duyệt tập trung giúp doanh nghiệp chuẩn hóa cách ra quyết định trong hoạt động hằng ngày.
Trước đây, các quy trình phê duyệt có thể được thực hiện qua email, văn bản giấy, tin nhắn hoặc trao đổi trực tiếp. Với những hồ sơ cần nhiều cấp phê duyệt, người đề nghị có thể phải chờ từng cấp ký hoặc chủ động hỏi từng người để biết hồ sơ đang dừng ở đâu.
Trên Lark, Pha Lê Group xây dựng hệ thống SmartOffice để tập trung các đề nghị, tờ trình và yêu cầu hỗ trợ nội bộ trên cùng một môi trường. Thay vì mỗi bộ phận tiếp nhận hồ sơ qua email, tin nhắn, giấy tờ hoặc các kênh riêng, nhân sự có thể truy cập một cổng chung và lựa chọn đúng quy trình cần thực hiện.
Với SmartOffice, Pha Lê Group hướng tới một môi trường "không giấy tờ - không tìm - không chờ sếp". Người phê duyệt có thể xử lý hồ sơ trên máy tính hoặc điện thoại. Người đề nghị theo dõi được trạng thái. Ban lãnh đạo có thể nhìn được hồ sơ nào đang xử lý, hồ sơ nào đang tồn đọng và thời gian xử lý ở từng bước.
Mỗi nghiệp vụ được thiết kế thành một biểu mẫu riêng, giúp chuẩn hóa thông tin ngay từ bước khởi tạo. Với quy trình tờ trình và văn bản nội bộ, người đề nghị có thể cập nhật phân loại hồ sơ, tên tờ trình, nội dung tóm tắt, người phê duyệt, đối tượng cần nhận thông tin và các tài liệu liên quan. Số tờ trình được hệ thống tự động tạo sau khi hồ sơ được gửi, giúp việc quản lý và tra cứu nhất quán hơn.
Tùy theo loại hồ sơ và yêu cầu nghiệp vụ, luồng phê duyệt có thể được thiết lập với một hoặc nhiều người tham gia. Trước khi gửi, người dùng có thể kiểm tra quy trình dự kiến để biết hồ sơ sẽ đi qua những cấp nào, từ đó hạn chế tình trạng chuyển sai người hoặc thiếu bước xử lý.
Nhờ đó, SmartOffice giúp Pha Lê Group đưa các quy trình vốn phân tán về một luồng xử lý thống nhất. Người đề nghị không cần chủ động hỏi từng cấp để biết hồ sơ đang ở đâu; người phê duyệt có đầy đủ thông tin và tài liệu để ra quyết định; còn bộ phận quản lý có thể truy xuất toàn bộ lịch sử khi cần kiểm tra.
Giá trị của phê duyệt tập trung không chỉ nằm ở tốc độ. Điều quan trọng hơn là doanh nghiệp có một luồng xử lý nhất quán, minh bạch và có lịch sử. Mỗi đề nghị có dữ liệu đầu vào, có người chịu trách nhiệm, có nhận xét, có trạng thái và có dấu vết xử lý để truy xuất khi cần.
"Theo tôi, giá trị lớn nhất của hệ thống không chỉ là rút ngắn thời gian phê duyệt mà còn giúp chuẩn hóa quy trình, tăng tính minh bạch và nâng cao khả năng kiểm soát trong toàn doanh nghiệp."— Anh Lê Huy Bình, Giám đốc Công nghệ thông tin Pha Lê Group
Đối với một tổ chức sản xuất có nhiều bộ phận phối hợp, điều này giúp giảm phụ thuộc vào trao đổi thủ công và tăng khả năng kiểm soát trong quản trị.
Hệ thống Giao tiếp & Tri thức doanh nghiệp
Ngoài hai hệ thống cốt lõi để quản trị hiệu suất và phê duyệt, Pha Lê Group cũng đưa toàn bộ hoạt động trao đổi, truy cập thông tin và xử lý công việc vào Lark.
Lark Messenger trở thành kênh giao tiếp chung giữa các phòng ban, giúp các trao đổi công việc được tập trung thay vì phân tán trên nhiều ứng dụng. Nhân sự có thể trao đổi trực tiếp, tạo nhóm theo phòng ban hoặc dự án, chia sẻ tài liệu và nhận thông báo từ các quy trình ngay trong luồng hội thoại.
Việc kết nối giao tiếp với công việc và dữ liệu giúp các trao đổi không dừng lại ở tin nhắn. Một nội dung thảo luận có thể được chuyển thành đầu việc, một thông báo từ hệ thống có thể được gửi trực tiếp đến người phụ trách, trong khi các tài liệu liên quan được truy cập ngay tại cùng một điểm làm việc. Nhờ đó, đội ngũ giảm thời gian chuyển đổi giữa các công cụ và hạn chế tình trạng thông tin bị bỏ sót trong quá trình phối hợp.
Bên cạnh giao tiếp, Pha Lê Group sử dụng Lark Docs, Drive và Wiki để từng bước tập trung tài liệu, quy định, biểu mẫu và thông tin phục vụ công việc. Thay vì lưu trữ rải rác trên máy tính cá nhân, nhóm chat hoặc nhiều thư mục riêng lẻ, tài liệu được tổ chức theo phòng ban, chủ đề và phạm vi sử dụng rõ ràng.
Một không gian tri thức chung giúp nhân sự dễ dàng tìm kiếm và truy cập phiên bản thông tin phù hợp, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp duy trì lịch sử cập nhật và phân quyền theo từng nhóm người dùng. Đây cũng là nền tảng để kiến thức không chỉ nằm ở từng cá nhân, mà được tích lũy thành nguồn tri thức có thể tiếp tục sử dụng trong đào tạo, phối hợp và ra quyết định.
Xây dựng ứng dụng nội bộ cho từng phòng ban
Anh Phí Công Thụy - Phó phòng Phát triển Phần mềm Pha Lê Group, là người phụ trách xây dựng và phát triển các phần mềm tùy biến đáp ứng nhu cầu vận hành đặc thù của từng phòng ban.
Từ góc độ của một người trực tiếp triển khai các giải pháp công nghệ nội bộ, anh đánh giá cao độ linh hoạt và khả năng tập trung dữ liệu của Lark, giúp đội ngũ phát triển nhanh chóng hiện thực hóa các yêu cầu nghiệp vụ mà vẫn đảm bảo tính thống nhất trên toàn hệ thống.
"Lark App giúp chúng tôi xây dựng các ứng dụng nội bộ với giao diện thân thiện, trực quan và dễ sử dụng cho nhân viên ngay trên nền tảng Lark."— Anh Phí Công Thụy, Phó phòng Phát triển phần mềm nội bộ Pha Lê Group
Lark không chỉ là nơi người dùng cuối giao tiếp hay phê duyệt. Lark còn là nền tảng để xây dựng các phần mềm nhỏ phục vụ nhu cầu quản lý của từng bộ phận. Thay vì phát triển nhiều hệ thống rời rạc, đội ngũ nội bộ có thể tạo ứng dụng ngay trên Lark, tận dụng dữ liệu, phân quyền, thông báo và luồng xử lý sẵn có của nền tảng.
Cách làm này giải quyết một bài toán thường gặp trong doanh nghiệp: mỗi phòng ban có nhu cầu rất riêng, nhưng nếu mỗi nhu cầu lại tạo ra một công cụ riêng, dữ liệu sẽ nhanh chóng bị phân mảnh. Với Lark, Pha Lê Group có thể thiết kế giao diện và quy trình phù hợp hơn cho từng nhóm người dùng, đồng thời vẫn giữ dữ liệu và hoạt động trong một môi trường tập trung.
Chính độ mở và tính linh hoạt cao đã khiến cho Lark trở thành nền tảng bền vững để đồng hành cùng Pha Lê Group trong giai đoạn phát triển tiếp theo, cho phép doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với những thay đổi trong vận hành, mở rộng quy trình làm việc và đáp ứng các nhu cầu mới mà vẫn duy trì sự thống nhất trên một hệ thống duy nhất.
Rikkei Digital x Pha Lê Group: Đối tác đồng hành trên hành trình chuyển đổi số bền vững
Với Pha Lê Group, Rikkei Digital đồng hành từ giai đoạn tư vấn ban đầu, triển khai Lark, hỗ trợ sau khi hệ thống đi vào sử dụng và tiếp tục là đối tác dài hạn cho các nhu cầu mở rộng trong tương lai.
Vai trò này gắn trực tiếp với tầm nhìn mà anh Lê Huy Bình đặt ra: chuyển đổi số phải tạo ra giá trị bền vững. Để đạt được điều đó, quá trình triển khai không thể chỉ dừng ở việc kích hoạt một nền tảng. Đội ngũ triển khai cần hiểu cách doanh nghiệp vận hành, hỗ trợ đội ngũ nội bộ xử lý các vấn đề phát sinh, đồng thời giúp hệ thống được điều chỉnh theo nhu cầu thực tế.
Trong quá trình đồng hành cùng Pha Lê Group, Rikkei Digital hỗ trợ doanh nghiệp tư vấn giải pháp, triển khai Lark, trao đổi và xử lý các vấn đề phát sinh. Điều này giúp giảm áp lực cho đội ngũ công nghệ thông tin nội bộ, đồng thời giúp quá trình vận hành duy trì tiến độ khi doanh nghiệp đưa các quy trình mới lên môi trường số.
"Điều khiến chúng tôi quyết định lựa chọn Rikkei Digital không chỉ là việc cung cấp giải pháp, mà là khả năng tư vấn và đồng hành trong suốt quá trình triển khai.Tôi đánh giá cao tinh thần hỗ trợ và sự chủ động của đội ngũ Rikkei Digital. Các vấn đề phát sinh được trao đổi và xử lý khá nhanh, giúp dự án duy trì tiến độ và giảm đáng kể áp lực cho đội ngũ CNTT nội bộ."— Anh Lê Huy Bình, Giám đốc Công nghệ thông tin Pha Lê Group
Về dài hạn, sự đồng hành này tạo nền tảng để Rikkei Digital và Pha Lê Group tiếp tục chuyển hóa các ưu tiên kinh doanh và quản trị mới thành những giải pháp vận hành cụ thể trên Lark. Qua đó, nền tảng làm việc số không chỉ phục vụ nhu cầu hiện tại, mà còn trở thành năng lực hỗ trợ tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp.
"Theo tôi, thành công của một dự án chuyển đổi số không chỉ phụ thuộc vào công nghệ mà còn phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của đơn vị triển khai. Rikkei Digital đã thể hiện tốt vai trò của một đối tác đồng hành, cùng doanh nghiệp giải quyết bài toán thực tế và hướng tới hiệu quả vận hành lâu dài."— Anh Lê Huy Bình, Giám đốc Công nghệ thông tin Pha Lê Group
Một môi trường làm việc số tập trung, minh bạch cho 1000+ nhân sự
Từ các hệ thống đã triển khai trên Lark, Pha Lê Group ghi nhận sự thay đổi rõ rệt trong cách tổ chức vận hành hằng ngày.
-
100% công việc được quản lý tập trung trên Lark: Quản lý có thể theo dõi tiến độ, trạng thái, trách nhiệm và kết quả thực hiện. Các đầu việc sau cuộc họp được ghi nhận và theo dõi đến khi hoàn thành. KPI có thêm dữ liệu thực tế để hỗ trợ đánh giá.
-
Giảm ~80% thời gian cho mỗi quy trình phê duyệt: Các quy trình phê duyệt quan trọng được đưa lên môi trường số. Hồ sơ không còn phụ thuộc hoàn toàn vào giấy tờ hoặc trao đổi trực tiếp. Người đề nghị, người phê duyệt và ban lãnh đạo đều có thêm khả năng theo dõi trạng thái xử lý.
-
100% quy trình phối hợp nội bộ được chuẩn hóa & minh bạch: Các phòng ban làm việc trên cùng một nền tảng với quy trình, biểu mẫu và luồng xử lý thống nhất. Thông tin được cập nhật theo thời gian thực, giúp giảm sai lệch trong trao đổi, hạn chế phụ thuộc vào cá nhân và nâng cao khả năng phối hợp giữa các bộ phận.
Với Pha Lê Group, giá trị lớn nhất của Lark nằm ở việc doanh nghiệp từng bước xây dựng được một lớp làm việc số có thể kết nối con người, quy trình và dữ liệu trong cùng một định hướng quản trị hiện đại.
Nền tảng số định hình tương lai
Trong chiến lược ba trụ cột của Pha Lê Group, Lark tiếp tục giữ vững vai trò là môi trường làm việc số hợp nhất, kết nối giữa giao tiếp, công việc, phê duyệt, dữ liệu và phối hợp liên phòng ban. Với đội ngũ nội bộ chủ động và sự đồng hành dài hạn từ Rikkei Digital, Pha Lê Group có thêm nền tảng để tiếp tục hoàn thiện vận hành số theo hướng thực tế, linh hoạt và bền vững hơn.
Mục lục
Khám phá các câu chuyện khác
