Vì sao doanh nghiệp cần thay đổi cách quản trị hiệu suất trong thời đại AI?

AI đang thay đổi cách doanh nghiệp vận hành và quản trị hiệu suất. Khám phá những điểm nghẽn trong ứng dụng AI và lý do doanh nghiệp cần thay đổi mô hình quản trị trong thời đại AI.

Mục lục

Nhiều doanh nghiệp đang đầu tư đáng kể cho các công cụ AI và giúp nhân sự rút ngắn thời gian xử lý email, báo cáo hay các tác vụ thường nhật. Tuy nhiên, những cải thiện ở cấp độ cá nhân chưa chắc tạo ra thay đổi tương ứng ở cấp độ tổ chức. Tốc độ ra quyết định của lãnh đạo chưa được cải thiện đáng kể, mục tiêu KPI/OKR vẫn chậm tiến độ và khoảng cách giữa chiến lược với thực thi vẫn tồn tại.

Đây là một trong những thách thức phổ biến khi doanh nghiệp ứng dụng AI: công nghệ được triển khai nhanh hơn khả năng thay đổi mô hình quản trị. Khi chiến lược, mục tiêu, quy trình, dữ liệu và nguồn lực chưa được kết nối trong một hệ thống thống nhất, AI chủ yếu tạo ra hiệu quả ở từng tác vụ riêng lẻ thay vì cải thiện hiệu suất của cả doanh nghiệp.

Thực trạng ứng dụng AI trong quản trị KPI/OKR doanh nghiệp hiện nay

Nhiều doanh nghiệp đã đầu tư vào các công cụ AI và khuyến khích nhân sự ứng dụng trong công việc. Tuy nhiên, tác động ở cấp độ tổ chức vẫn còn hạn chế, bởi AI chỉ thực sự tạo ra giá trị khi được tích hợp vào cách doanh nghiệp vận hành, thay vì chỉ đóng vai trò hỗ trợ từng cá nhân xử lý công việc nhanh hơn.

Vì sao doanh nghiệp cần thay đổi cách quản trị hiệu suất trong thời đại AI?

Thực trạng ứng dụng AI trong quản trị KPI/OKR doanh nghiệp trên thế giới

Theo nghiên cứu của Deloitte, chỉ khoảng 30% tổ chức trên thế giới đang thực sự thiết kế lại các quy trình quan trọng xoay quanh AI, trong khi 37% doanh nghiệp mới dừng ở việc ứng dụng AI ở mức bề mặt, chưa tạo ra thay đổi đáng kể trong các quy trình kinh doanh cốt lõi.

Số liệu trên cho thấy AI đang được đưa vào sử dụng nhanh hơn tốc độ doanh nghiệp thay đổi hệ thống vận hành. Khoảng cách không chỉ nằm ở việc ứng dụng công nghệ, mà còn ở khả năng đưa AI vào các quy trình và cơ chế quản trị có tác động trực tiếp đến hiệu suất tổ chức.

Thực trạng ứng dụng AI trong quản trị KPI/OKR doanh nghiệp tại Việt Nam

Ở phạm vi hai Thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội, khảo sát của Reeracoen Vietnam cũng cho thấy 77% người lao động đã có độ sẵn sàng nhất định và thoải mái trong việc sử dụng AI cho công việc. Bên cạnh đó, có đến 83% người lao động mong muốn được nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông qua các chương trình đào tạo và nâng cao kỹ năng do doanh nghiệp cung cấp.

Điều này cho thấy rào cản có thể không chỉ nằm ở công nghệ hay độ sẵn sàng sử dụng AI của nhân sự, mà cũng có thể đến từ những yếu tố như cách tổ chức công việc và quản trị hiệu suất của doanh nghiệp. Khi AI chưa được kết nối với chiến lược, KPI/OKR, quy trình và dữ liệu, giá trị tạo ra vẫn chủ yếu dừng ở từng tác vụ riêng lẻ thay vì cải thiện hiệu suất trên toàn hệ thống.

>> Xem thêm: Quản lý hiệu suất: Chiến lược vận hành doanh nghiệp hiệu quả

05 điểm nghẽn khiến AI không tạo hiệu suất trong hệ thống quản trị doanh nghiệp

Trước khi kỳ vọng AI có thể nâng cao hiệu suất tổ chức, doanh nghiệp cần nhìn nhận những điểm nghẽn đang cản trở khả năng chuyển hóa công nghệ thành kết quả vận hành thực tế.

Điểm nghẽn	Biểu hiện
Chiến lược khó đi vào thực thi	Mục tiêu chiến lược đã được chuyển hóa thành KPI/OKR và đầu việc cụ thể, nhưng thiếu sự liên kết xuyên suốt giữa các phòng ban, khiến quản lý khó nhìn thấy mức độ đóng góp của từng hoạt động vào mục tiêu chung.
Quy trình trở nên phức tạp khi doanh nghiệp mở rộng	Hoạt động vận hành vẫn phụ thuộc nhiều vào con người, trao đổi thủ công và cách làm việc riêng của từng bộ phận, khiến doanh nghiệp khó duy trì tính nhất quán khi quy mô tăng trưởng.
Thiếu góc nhìn hiệu suất toàn diện	Việc theo dõi và đánh giá KPI/OKR thường chưa kết nối đầy đủ giữa con người, công việc, quy trình và kết quả để phản ánh chính xác hiệu suất tổ chức.
Thông tin phân tán làm chậm quá trình ra quyết định	Dữ liệu nằm rải rác trên nhiều hệ thống, báo cáo và kênh trao đổi khác nhau, khiến nhà quản lý mất nhiều thời gian tổng hợp thông tin thay vì tập trung phân tích và đưa ra quyết định.
AI chưa được tích hợp vào hệ thống vận hành cốt lõi	AI hiện vẫn chủ yếu được sử dụng cho các tác vụ riêng lẻ như hỗ trợ xử lý thông tin hoặc tự động hóa một phần công việc, chưa được gắn liền với workflow, dữ liệu và tri thức nội bộ.

Mô hình quản trị hiệu suất cao: Sự dịch chuyển tư duy tích hợp AI để tạo hiệu quả ở phạm vi doanh nghiệp

Để giải quyết những điểm nghẽn kể trên, Rikkei Digital định hướng doanh nghiệp chuyển từ việc ứng dụng AI cho từng tác vụ sang xây dựng mô hình quản trị hiệu suất cao, trong đó AI được tích hợp và kết nối với chiến lược, con người, quy trình và dữ liệu để tạo tác động trên toàn hệ thống. Mô hình này tập trung vào 3 trụ cột chính:

Workflow linh hoạt: Kết nối mục tiêu chiến lược với công việc, dữ liệu và quy trình vận hành thực tế, giúp tổ chức triển khai và điều chỉnh công việc linh hoạt hơn.
Quản trị hiệu suất đa chiều: Kết nối dữ liệu về con người, công việc và kết quả để theo dõi, đánh giá KPI/OKR dựa trên dữ liệu thực tế thay vì chỉ dựa vào các kỳ đánh giá định kỳ.
Minh bạch phối hợp & ra quyết định: Hợp nhất quy trình và dữ liệu để tăng tính minh bạch trong phối hợp, đồng thời tạo điều kiện để AI tham gia vào tự động hóa, phân tích và hỗ trợ ra quyết định.

Lợi ích khi doanh nghiệp cần chuyển sang mô hình quản trị hiệu suất cao tích hợp AI

Khi chuyển sang mô hình quản trị hiệu suất cao, trong đó chiến lược, quy trình, dữ liệu và AI được tích hợp trong cùng hệ thống vận hành, doanh nghiệp có thể nâng cao khả năng thực thi chiến lược, cải thiện chất lượng ra quyết định và tăng hiệu quả sử dụng nguồn lực.

Nâng cao tốc độ thực thi và khả năng thích ứng: Mục tiêu chiến lược được liên kết xuyên suốt, giúp toàn tổ chức tập trung vào cùng một định hướng, lãnh đạo có thể nhanh chóng nhận diện thay đổi, điều chỉnh và phân bổ nguồn lực mà không phải chờ đến các kỳ báo cáo định kỳ.
Tập trung hóa quản lý dữ liệu trên một nguồn thống nhất: Dữ liệu về mục tiêu, công việc, hiệu suất và kết quả được tập trung trên cùng một hệ thống. Lãnh đạo có góc nhìn minh bạch về tình hình vận hành, từ đó rút ngắn thời gian tổng hợp thông tin và nâng cao tính chính xác của các quyết định.
Đưa AI từ công cụ hỗ trợ thành năng lực vận hành: AI được tích hợp trực tiếp vào workflow và dữ liệu doanh nghiệp để hỗ trợ theo dõi tiến độ, phân tích dữ liệu, phát hiện vấn đề, giúp giảm công việc thủ công và nâng cao năng lực thực thi của đội ngũ.
Dễ dàng mở rộng quy mô nhưng vẫn tối ưu nguồn lực: Khi quy trình được chuẩn hóa và các tác vụ được tự động hóa, doanh nghiệp có thể xử lý khối lượng công việc lớn hơn với nguồn lực được sử dụng hiệu quả hơn.

Ứng dụng của AI trong nâng cao hiệu suất quản trị doanh nghiệp

Khi kết nối với dữ liệu và quy trình nội bộ, AI giúp doanh nghiệp khai thác thông tin và thực thi công việc hiệu quả hơn. Với giải pháp của Rikkei Digital, AI trên Lark kết nối dữ liệu quản trị trên Base, giúp nhà quản lý tra cứu mục tiêu, theo dõi kết quả và giao việc bằng ngôn ngữ tự nhiên.

Theo dõi kết quả then chốt toàn công ty: Khi CEO hỏi về tình hình thực hiện các KR,AI truy vấn dữ liệu từ Base và tổng hợp thành báo cáo có cấu trúc. Lãnh đạo có thể nắm bắt tình hình chung, xác định nội dung cần theo dõi và người chịu trách nhiệm.
Tổng hợp báo cáo thực hiện kế hoạch doanh thu: AI tổng hợp kế hoạch và kết quả theo tháng, tính tỷ lệ hoàn thành và phân nhóm chỉ tiêu theo chủ sở hữu. Đồng thời, AI tóm tắt các điểm nổi bật và chỉ tiêu chưa đạt, giúp lãnh đạo nhanh chóng xác định những vấn đề cần tập trung.
Theo dõi hiệu suất phòng ban: Trưởng phòng yêu cầu báo cáo KR của đơn vị, gồm người phụ trách, mục tiêu lũy kế, kết quả thực tế và tiến độ hoàn thành. AI tổng hợp các KR đạt/vượt kế hoạch và những KR có tiến độ thấp, giúp xác định điểm sáng và nội dung cần cải thiện để kịp thời điều chỉnh công việc.
Tra cứu công việc gắn với mục tiêu: Khi cần kiểm tra công việc của nhân sự trong kỳ, trưởng phòng có thể hỏi trực tiếp AI để xem nhiệm vụ, mục tiêu, tiến độ. Đường dẫn về Base cho phép người quản lý kiểm tra chi tiết và làm rõ từng công việc đang đóng góp như thế nào vào mục tiêu chung.
Giao việc ngay trong cuộc trò chuyện: Từ yêu cầu của trưởng phòng, AI tạo nhiệm vụ trong bảng quản lý công việc trên Base và xác nhận các thông tin như người thực hiện, kỳ KPI, mục tiêu hoàn thành và mã nhiệm vụ. Nội dung trao đổi được chuyển thành task có người phụ trách và có dữ liệu để tiếp tục theo dõi.
Tra cứu ghi nhận và khen thưởng: AI hỗ trợ tổng hợp danh sách nhân sự được khen thưởng theo thời gian, kèm phòng ban và lý do ghi nhận. Bên cạnh kết quả thực hiện mục tiêu, lãnh đạo có thêm thông tin về những đóng góp tích cực của đội ngũ.

Hiệu quả của cách vận hành này phụ thuộc vào việc dữ liệu được cập nhật đầy đủ, mục tiêu được liên kết rõ với công việc và trách nhiệm được xác định cụ thể. AI hỗ trợ tổng hợp thông tin và chỉ ra nội dung cần chú ý; việc đánh giá nguyên nhân, lựa chọn phương án và quyết định điều hành vẫn thuộc về người quản lý.

Lark Suite - Triển khai mô hình quản trị hiệu suất cao trên một nền tảng thống nhất

(Ảnh: Lark Suite)

Để AI trở thành một phần của năng lực vận hành, doanh nghiệp cần một hệ thống có thể liên kết mục tiêu, công việc, dữ liệu, quy trình và AI trong cùng một môi trường, thay vì phân tán trên nhiều công cụ.

Lark Suite là nền tảng đáp ứng mô hình quản trị hiệu suất với khả năng tích hợp workflow, dữ liệu và các tính năng AI trên một nền tảng thống nhất. Qua đó, doanh nghiệp có thể xây dựng dòng vận hành xuyên suốt từ thiết lập mục tiêu, tổ chức công việc đến thực thi, theo dõi và ra quyết định.

Tổng kết

AI chỉ thực sự tạo ra giá trị ở cấp độ tổ chức khi được tích hợp với chiến lược, KPI/OKR, con người, quy trình và dữ liệu trong một hệ thống quản trị thống nhất. Khi các yếu tố này được kết nối, AI có thể trở thành năng lực hỗ trợ đắc lực cho thực thi, phân tích và ra quyết định, góp phần nâng cao hiệu suất toàn tổ chức.

Nếu doanh nghiệp đang tìm hiểu mô hình quản trị hiệu suất tích hợp AI, hãy để lại thông tin tại form bên dưới để Rikkei Digital hỗ trợ đánh giá hiện trạng và tư vấn định hướng triển khai phù hợp với nhu cầu thực tế.