Scrum là gì? Cách áp dụng Scrum trong quản lý dự án hiệu quả

Tìm hiểu Scrum là gì, vai trò trong quản lý dự án và cách tạo Scrum Board để tối ưu hiệu suất nhóm

Mục lục

Trong quản lý dự án, Scrum đã trở thành một trong những phương pháp phổ biến nhất nhờ tính linh hoạt, khả năng thích ứng nhanh và hiệu quả cao trong việc phát triển sản phẩm. Vậy Scrum là gì? Tại sao ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn Scrum để điều phối công việc nhóm? Hãy cùng Rikkei Digital khám phá qua bài viết dưới đây.

Scrum là gì?

Scrum là một phương pháp quản lý dự án linh hoạt, thường được sử dụng trong các dự án phần mềm và công nghệ thông tin. Phương pháp này tập trung vào việc tổ chức, lập kế hoạch và giám sát quy trình làm việc của một nhóm làm việc nhỏ. Scrum giúp tăng cường sự linh hoạt và khả năng thích ứng của dự án, từ đó giúp nâng cao hiệu suất và chất lượng sản phẩm.

Với Scrum, sản phẩm được xây dựng trên 1 chuỗi các quy trình lặp lại (gọi là Sprint). Mỗi Sprint thường kéo dài từ 1 đến 4 tuần, trong đó nhóm sẽ tập trung hoàn thành một phần công việc cụ thể có thể bàn giao được. Scrum không phải là một quy trình cố định, mà là cách thức giúp nhóm cộng tác tốt hơn, phản hồi nhanh với thay đổi và liên tục cải tiến.

Mô hình làm việc Scrum

Tại sao Scrum quan trọng trong quản lý dự án?

Scrum có ý nghĩa quan trọng trong quản lý dự án và các doanh nghiệp vì nó giúp:

Tăng cường sự linh hoạt và khả năng thích ứng: Scrum giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng với sự thay đổi và yêu cầu mới trong môi trường kinh doanh. Việc chia nhỏ công việc thành các đợt làm việc ngắn hạn giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể điều chỉnh và thay đổi chiến lược khi cần thiết
Nâng cao hiệu suất làm việc: Scrum giúp tăng cường hiệu suất làm việc của doanh nghiệp bằng cách tạo điều kiện cho sự tập trung và hiệu quả. Việc tổ chức công việc thành các đội nhỏ và sử dụng các cuộc họp ngắn hàng ngày giúp đảm bảo rằng mọi thành viên trong doanh nghiệp đều làm việc tập trung và đạt được kết quả cao
Cải thiện chất lượng sản phẩm: Scrum tạo điều kiện cho việc kiểm tra và phản hồi thường xuyên trong quá trình phát triển sản phẩm. Điều này giúp doanh nghiệp xác định và xử lý các vấn đề sớm, từ đó đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng đáp ứng được chất lượng cao và yêu cầu của khách hàng

Các thuật ngữ cần biết trong mô hình Scrum

Để triển khai Scrum hiệu quả, cần hiểu rõ một số thuật ngữ sau:

Các cuộc họp trong Scrum

Sprint planning: Cuộc họp lên kế hoạch của đội dự án, nhằm xác định những gì cần hoàn thành trong Spring sắp tới
Daily stand-up: Cũng được biết đến như “Daily Scrum”, một cuộc họp nhỏ 15 phút mỗi ngày để trao đổi công việc giữa đội phát triển
Sprint demo: Một cuộc họp chia sẻ, nơi mà các thành viên chỉ ra những gì họ đã làm được trong Sprint đó
Sprint retrospective: Sự đánh giá, nhìn lại những điều đã làm được và chưa làm được của Sprint hiện tại, và đưa ra giải pháp hành động cho Sprint tiếp theo được tốt và hoàn thiện hơn

Các vai trò trong Scrum

Một nhóm phát triển Scrum thì sẽ có những thành phần khác biệt so với mô hình truyền thống Waterfall, với 3 vai trò sau:

Product Owner: Người đại diện cho khách hàng, chịu trách nhiệm xác định các tính năng cần phát triển và sắp xếp độ ưu tiên trong Product Backlog
Scrum Master: Người hỗ trợ nhóm Scrum tuân thủ đúng quy trình, loại bỏ rào cản và thúc đẩy tinh thần làm việc
Development Team: Nhóm thực hiện công việc kỹ thuật, phát triển sản phẩm theo kế hoạch đã đề ra

Và bởi vì nhóm phát triển Scrum là đa chức năng, nên “Development Team” sẽ bao gồm Testers, Designers, và Ops Engineers.

Scrum Board - Bảng theo dõi tiến độ dự án

Scrum Board là công cụ trực quan giúp nhóm theo dõi tiến độ công việc trong Sprint. Một bảng Scrum điển hình bao gồm các cột như:

To Do: Các nhiệm vụ chưa bắt đầu
In Progress: Các nhiệm vụ đang thực hiện
Done: Các nhiệm vụ đã hoàn thành

Để tạo Scrum Board, có thể sử dụng công cụ vật lý (bảng trắng, sticky notes) hoặc phần mềm quản lý dự án như Lark, Trello, Jira,...

Scrum Board cơ bản

>> Xem thêm: 10 điều doanh nghiệp cần tìm kiếm ở một phần mềm quản lý dự án

Hướng dẫn triển khai mô hình Scrum với công cụ Lark

Với Lark Base, việc thiết lập, từ sắp xếp backlog đến tổ chức các cuộc họp Scrum đều rất đơn giản. Lark Base thiết lập các công cụ phù hợp để nhóm dự án có thể duy trì công việc đang tiến hành và đạt mục tiêu.

Đặt mục tiêu và phân chia nhiệm vụ cho nhóm dự án

Scrum Board chỉ hiệu quả khi các nhiệm vụ được xác định rõ ràng. Bắt đầu bằng việc xác định rõ các mục tiêu của sprint, sau đó phân chia các nhiệm vụ thành các nhiệm vụ nhỏ hơn có thể thực hiện được. Ví dụ, thay vì “Cải thiện trải nghiệm người dùng,” hãy thử “Giảm thời gian tải trang xuống 2 giây.”

Mỗi nhiệm vụ phải có người chịu trách nhiệm rõ ràng để đảm bảo tính trách nhiệm. Khi các nhiệm vụ đã được xác định và phân chia rõ ràng thì đưa vào Lark Base và xây dựng Scrum Board.

Thiết lập và tùy chỉnh Scrum Board trên Lark Base

Dưới đây là cách thiết lập và tùy chỉnh Scrum Board để đạt hiệu quả tối đa:

Tạo một Base mới

Truy cập trang chủ Docs, nhấn Mới, sau đó chọn Base.
Đặt tên cho base (ví dụ: “Nhiệm vụ Sprint 1” hoặc “Bảng Sửa Lỗi”)
Chọn một tài liệu trống để xây dựng bảng

Thêm các trường cần thiết

Tên nhiệm vụ: Một mô tả ngắn gọn về nhiệm vụ
Người được giao: Thành viên nhóm chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ
Ưu tiên: Nhãn như Thấp, Trung bình, Cao hoặc Quan trọng
Ngày hết hạn: Hạn chót để giữ cho các nhiệm vụ đúng tiến độ
Trạng thái: Sử dụng trường này để xác định tiến độ hiện tại của nhiệm vụ (ví dụ: Cần làm, Đang tiến hành, Hoàn thành)

Nhập và sắp xếp nhiệm vụ Chế độ Xem Lưới

Sử dụng Chế độ Xem Lưới để thêm nhiệm vụ và điền thông tin chi tiết cho từng trường
Sắp xếp các nhiệm vụ theo ưu tiên, người được giao, hoặc bất kỳ tiêu chí nào giúp nhóm bạn tập trung

Chuyển sang Chế độ Xem Kanban để Trực quan hóa

Chuyển sang Chế Độ Kanban để tạo quy trình làm việc trực quan
Nhóm các nhiệm vụ thành các cột như "Cần Làm," "Đang Tiến Hành," và "Hoàn Thành." Bạn cũng có thể thêm các giai đoạn tùy chỉnh, chẳng hạn như "Đánh Giá" hoặc "Chờ Triển Khai," để phù hợp với quy trình
Tùy chỉnh hiển thị thẻ để làm nổi bật các trường quan trọng, chẳng hạn như ngày đến hạn hoặc người được giao, để nhận diện nhanh chóng

Tùy chỉnh Scrum Board theo quy trình làm việc

Lark Base cho phép người dùng nhóm nhiệm vụ theo nhà phát triển, mức độ ưu tiên hoặc mức độ nghiêm trọng của lỗi, tùy thuộc vào những gì phù hợp với nhu cầu của đội bạn
Người dùng có thể tùy chỉnh màu sắc của các thẻ để làm cho bảng trực quan và dễ hiểu hơn

Bằng cách làm theo các bước này, người dùng sẽ tạo một bảng Scrum hoàn toàn tùy chỉnh, dễ dàng cho các quản lý đội xử lý, và giữ cho các thành viên trong đội luôn đồng bộ.

>> Xem thêm: Ứng dụng Lark Suite trong Quản lý phát triển sản phẩm công nghệ

Quản lý dự án theo thời gian thực

Với Lark Base, quản lý công việc trở nên dễ dàng và linh hoạt. Kéo và thả thẻ công việc để cập nhật trạng thái ngay lập tức. Mọi thay đổi được đồng bộ trên tất cả các thiết bị theo thời gian thực, giúp nhóm dự án luôn đồng bộ, dù họ làm việc tại văn phòng hay từ xa.

Mỗi thẻ công việc có thể bao gồm bình luận, tập tin đính kèm hoặc nhãn, cung cấp mọi thứ nhóm cần trong một nơi. Ví dụ, một nhà phát triển có thể đính kèm nhật ký hoặc ảnh chụp màn hình, trong khi những người khác có thể để lại bình luận để báo hiệu các cập nhật. Lark Base đảm bảo bảng Scrum của bạn phát triển cùng dự án, giúp các thành viên nhóm duy trì năng suất và tập trung.

Thực hiện mô hình Scrum trên Lark

Lark Base hoạt động liền mạch với các công cụ cộng tác của Lark, giúp các sự kiện Scrum hiệu quả hơn:

Nhắn tin - Lark Messenger: Thảo luận về các trở ngại hoặc chia sẻ cập nhật trực tiếp trong trò chuyện của Lark, liên kết các cuộc trò chuyện với các nhiệm vụ cụ thể
Họp trực tuyến - Lark Meetings: Thực hiện các cuộc họp nhanh, lập kế hoạch sprint backlog và họp tổng kết sử dụng các công cụ video tích hợp của Lark. Chia sẻ bảng Scrum trong các cuộc gọi để đảm bảo sự đồng thuận
Tài liệu đám mây và Sheets - Lark Docs: Ghi lại biên bản cuộc họp, theo dõi các chỉ số như tốc độ sprint, hoặc tạo danh sách kiểm tra, tất cả đều liên kết trực tiếp với các nhiệm vụ

Sự tích hợp này giữ cho tất cả các cuộc thảo luận, cập nhật và tài liệu được tập trung, đảm bảo các cuộc họp Scrum hiệu quả và hợp tác, tất cả trong hệ sinh thái Lark.

Tổng kết

Trong bối cảnh các dự án ngày càng phức tạp và yêu cầu thay đổi liên tục, Scrum càng được biết đến và sử dụng một giải pháp quản lý dự án hiệu quả, linh hoạt và dễ thích nghi. Việc áp dụng Scrum không chỉ giúp đội nhóm làm việc có tổ chức hơn mà còn thúc đẩy sự cộng tác, minh bạch và cải tiến liên tục.

Dù là quản lý dự án, thành viên nhóm phát triển hay chuyên viên marketing, việc hiểu và vận dụng đúng Scrum trong quản lý dự án sẽ mang lại giá trị thiết thực cho công việc và tổ chức. Để đăng ký dùng thử Lark Suite trong quản lý dự án, hãy để lại thông tin tại form bên dưới, đội ngũ tư vấn của Rikkei Digital sẽ liên hệ và hướng dẫn bạn trải nghiệm những tính năng tuyệt vời của công cụ này!