Lark có thể thay thế những công cụ nào trong doanh nghiệp?
Lark có thể thay thế Slack, Teams, Google Workspace đến đâu? Cùng Rikkei Digital so sánh phạm vi đáp ứng, giới hạn và cách đánh giá trước khi chuyển đổi.
Mục lục
Trong quá trình mở rộng, doanh nghiệp thường bổ sung phần mềm để giải quyết nhu cầu của từng bộ phận. Nhân viên trao đổi qua ứng dụng nhắn tin, soạn thảo trên nền tảng văn phòng, cập nhật tiến độ bằng công cụ quản lý dự án và gửi đề nghị phê duyệt qua email.
Mỗi ứng dụng có thể phục vụ tốt một mục đích riêng. Tuy nhiên, khi một quy trình đi qua nhiều nền tảng, thông tin dễ bị phân tán. Yêu cầu nằm trong hội thoại, tiến độ nằm ở bảng tính, còn quyết định phê duyệt lại nằm trong email. Người quản lý mất thêm thời gian tổng hợp để xác định công việc đang ở đâu và ai phụ trách bước tiếp theo.
Đây là bối cảnh khiến nhiều doanh nghiệp quan tâm đến mô hình làm việc hợp nhất. Thay vì bổ sung thêm ứng dụng cho từng vấn đề, doanh nghiệp tìm cách kết nối trao đổi, tài liệu, dữ liệu và quy trình trong một môi trường chung.
Lark Suite tiếp cận nhu cầu này bằng hệ sinh thái tích hợp nhiều công cụ cộng tác và vận hành. Khả năng ứng dụng của nền tảng được thể hiện rõ hơn khi đối chiếu với từng nhóm công việc hiện tại.
Tổng quan những công cụ Lark có thể thay thế
Một doanh nghiệp chỉ sử dụng phần mềm để trao đổi và giao việc sẽ có bài toán chuyển đổi khác với doanh nghiệp đã xây dựng nhiều tích hợp hoặc báo cáo đặc thù. Vì vậy, bảng dưới đây tập trung vào phạm vi công việc có thể chuyển sang Lark và những yếu tố ảnh hưởng đến quyết định.
|
Công cụ hiện tại
|
Thành phần Lark tương ứng
|
Yếu tố ảnh hưởng đến khả năng thay thế
|
|
Slack
|
Messenger
|
Bot, tích hợp, hội thoại và cộng tác bên ngoài
|
|
Microsoft Teams
|
Messenger, Meetings, Calendar
|
Mức độ phụ thuộc Microsoft 365
|
|
Google Workspace
|
Docs, Sheets, Mail, Calendar, Meetings
|
Công thức, email và dữ liệu hiện có
|
|
Zoom/Google Meet
|
Meetings
|
Hình thức cuộc họp và giới hạn gói
|
|
Notion trong phạm vi quản lý tri thức
|
Wiki, Docs
|
Cấu trúc tri thức và phân quyền
|
|
Trello/bảng theo dõi công việc
|
Base
|
Độ phức tạp của dự án
|
|
Airtable/bảng tính vận hành
|
Base
|
Cấu trúc dữ liệu và tự động hóa
|
|
Email, giấy tờ phê duyệt
|
Approval
|
Thẩm quyền và các trường hợp ngoại lệ
|
Bảng đối chiếu thể hiện các phương án để đánh giá, không mặc định các sản phẩm tương đương hoàn toàn.
Từ đây, doanh nghiệp có thể xem xét hai nhóm. Nhóm đầu tiên gồm Slack, Microsoft Teams và Google Workspace. Đây là những nền tảng gắn với giao tiếp và cộng tác hằng ngày của nhiều bộ phận. Việc thay đổi nhóm này thường ảnh hưởng đến thói quen làm việc, tài liệu và các kết nối liên quan.
Nhóm thứ hai gồm những công cụ phục vụ công việc cụ thể như họp, quản lý tri thức, theo dõi tiến độ hoặc phê duyệt. Doanh nghiệp có thể đánh giá từng nhóm theo một quy trình hoặc bộ phận, từ đó lựa chọn phạm vi chuyển đổi phù hợp.
Khả năng thay thế các nền tảng giao tiếp và cộng tác: Slack, Teams, Google Workspace
Với ba nền tảng này, khả năng thay thế được xác định qua cả chức năng lẫn cách công việc đang vận hành. Mỗi nền tảng có một nhóm yếu tố đáng lưu ý.
Lark thay thế Slack trong phạm vi giao tiếp và phối hợp nội bộ
Lark Messenger hỗ trợ hội thoại nhóm, trao đổi theo luồng và kết nối nội dung thảo luận với các công cụ khác trong Lark. Đây là phương án đáng xem xét khi Slack chủ yếu phục vụ giao tiếp nội bộ.
-
Phạm vi có thể chuyển đổi: Đội ngũ có thể chuyển hoạt động trao đổi theo phòng ban, dự án và chia sẻ tài liệu sang Messenger.
-
Giá trị trong vận hành: Nhân viên có thể tiếp tục xử lý công việc từ nội dung trao đổi, chẳng hạn truy cập tài liệu, theo dõi nhiệm vụ hoặc xử lý thông báo phê duyệt.
-
Yếu tố ảnh hưởng: Những bot nghiệp vụ, cảnh báo hệ thống và kênh phối hợp với đối tác có thể làm tăng phạm vi tích hợp. Dữ liệu hội thoại lịch sử cũng ảnh hưởng đến phương án chuyển đổi.
Với bộ phận sử dụng Slack chủ yếu để trao đổi và phối hợp công việc phổ thông, doanh nghiệp có thể bắt đầu thử nghiệm Lark trong phạm vi tương đối rõ ràng. Khi Slack đã kết nối sâu với hệ thống nghiệp vụ, kết quả thử nghiệm từng tình huống sẽ giúp xác định khả năng chuyển đổi thực tế.
Lark thay thế Microsoft Teams trong chat, họp và mối liên hệ với Microsoft 365
Lark có thể đảm nhận những hoạt động chat, họp và phối hợp nhóm đang thực hiện trên Microsoft Teams. Phạm vi này khác với việc thay thế toàn bộ Microsoft 365.
-
Phạm vi có thể chuyển đổi: Một bộ phận chủ yếu dùng Teams để trao đổi và họp có thể thử nghiệm các hoạt động tương ứng trên Lark.
-
Yếu tố ảnh hưởng: Tài liệu, quyền truy cập và quy trình gắn với hệ sinh thái Microsoft sẽ quyết định những thành phần doanh nghiệp tiếp tục duy trì.
-
Tác động đến chi phí: Nếu doanh nghiệp vẫn sử dụng gói Microsoft hiện tại cho các công việc khác, khoản tiết kiệm thuê bao từ việc chuyển chat và họp có thể chưa phát sinh.
Do đó, phương án triển khai có thể là chuyển hoạt động phối hợp sang Lark, đồng thời giữ lại những công cụ Microsoft đang phục vụ tốt nhu cầu chuyên môn.
Lark thay thế Google Workspace theo từng nhóm ứng dụng
Khả năng thay thế Google Workspace được thể hiện theo từng ứng dụng. Lark Docs hỗ trợ soạn thảo, cùng chỉnh sửa và bình luận trên tài liệu; các thành phần khác đảm nhận bảng tính, email, lịch và cuộc họp.
-
Tài liệu và bảng tính: Những tác vụ văn phòng phổ thông có thể được thử nghiệm trước. Với tệp phức tạp, kết quả đối chiếu công thức, định dạng và liên kết dữ liệu sẽ cho thấy phạm vi đáp ứng.
-
Email: Doanh nghiệp có thể xem xét kết nối Gmail để sử dụng trong Lark hoặc chuyển dịch vụ email sang Lark Mail. Hai phương án có phạm vi và tác động khác nhau; kết nối Gmail vẫn đồng nghĩa với việc duy trì dịch vụ Gmail.
-
Chuyển dữ liệu: Chất lượng tài liệu sau chuyển đổi và quyền cộng tác là những tiêu chí giúp đánh giá mức độ sẵn sàng trước khi triển khai rộng.
Với Google Workspace, doanh nghiệp có thể lựa chọn chuyển từng nhóm công việc thay vì chuyển toàn bộ cùng lúc.
Khả năng thay thế những công cụ nghiệp vụ khác
Bên cạnh các nền tảng cộng tác, doanh nghiệp thường sử dụng thêm ứng dụng riêng cho cuộc họp, kho tài liệu, bảng theo dõi và phê duyệt. Những công việc này tạo thêm cơ hội hợp nhất khi chúng có thể được tổ chức trên cùng một quy trình.
Lark Meetings và Wiki: Họp trực tuyến và quản lý tri thức
Lark Meetings là phương án để doanh nghiệp xem xét thay thế Zoom hoặc Google Meet trong các hoạt động họp trực tuyến. Đội ngũ có thể thử nghiệm qua những tình huống quen thuộc như họp nội bộ, trao đổi với khách hàng, chia sẻ tài liệu và tham gia từ thiết bị di động. Trải nghiệm thực tế, gói dịch vụ và cấu hình quản trị sẽ quyết định mức độ phù hợp.
Với nhu cầu quản lý tri thức đang thực hiện trên Notion hoặc một công cụ wiki riêng, Lark Wiki cung cấp không gian tổ chức tài liệu hướng dẫn, chính sách và nội dung đào tạo. Phạm vi đối chiếu ở đây tập trung vào lưu trữ, phân cấp, tìm kiếm và chia sẻ tri thức nội bộ, thay vì toàn bộ chức năng của Notion.
Một kho tri thức phát huy giá trị khi nhân viên xác định được phiên bản chính thức, người phụ trách cập nhật và phạm vi truy cập. Việc chuyển từ Notion hoặc kho tài liệu hiện tại sang Wiki cũng là cơ hội sắp xếp lại nội dung trùng lặp, lỗi thời hoặc không còn phù hợp.
Lark Base: Theo dõi công việc và quản lý dữ liệu
Lark Base hỗ trợ tổ chức dữ liệu theo trường thông tin, biểu mẫu, nhiều chế độ xem và tự động hóa. Doanh nghiệp có thể đối chiếu Base với ba nhóm nhu cầu phổ biến:
-
Theo dõi công việc trên Trello: Base có thể tổ chức đầu việc theo người phụ trách, thời hạn và trạng thái. Khả năng thay thế phụ thuộc vào cách đội ngũ quản lý dự án, các bước xử lý và tích hợp đang sử dụng.
-
Quản lý dữ liệu trên Airtable: Base là phương án để đánh giá những bảng dữ liệu có cấu trúc, biểu mẫu và quy trình tự động. Cấu trúc dữ liệu, phân quyền và các kết nối hiện có sẽ ảnh hưởng đến phạm vi chuyển đổi.
-
Theo dõi vận hành bằng Excel hoặc Google Sheets: Base có thể đảm nhận một số bảng theo dõi công việc và dữ liệu dùng chung. Với tệp chứa công thức phức tạp hoặc phục vụ phân tích chuyên sâu, doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng bảng tính bên cạnh Base.
Với dự án phức tạp, mức độ đáp ứng còn phụ thuộc vào quan hệ giữa các công việc, yêu cầu phân quyền và báo cáo. Base có thể thay thế toàn bộ phạm vi theo dõi của một bộ phận hoặc bổ sung cho công cụ hiện tại.
>> Xem thêm: Công cụ quản lý dự án - Chọn Lark hay Trello?
Lark Approval: Phê duyệt và tự động hóa quy trình
Lark Approval hỗ trợ thiết lập các bước duyệt, điều kiện và người phê duyệt. Những đề nghị đang được gửi qua Gmail, Outlook hoặc giấy tờ có thể được tổ chức thành quy trình có trạng thái và lịch sử xử lý trên Lark.
Trong phạm vi này, Approval thay thế cách luân chuyển và theo dõi yêu cầu phê duyệt qua email, không thay thế toàn bộ dịch vụ Gmail hoặc Outlook.
Khi quy trình phê duyệt đi cùng dữ liệu vận hành trên Base, doanh nghiệp có thể xem xét thêm các bước tự động hóa phù hợp. AI hỗ trợ một số thao tác như xử lý dữ liệu hoặc tạo công thức trong Base; giá trị ứng dụng phụ thuộc vào chất lượng đầu ra, công việc thực tế và phạm vi tính năng của gói dịch vụ.
Khi nào doanh nghiệp có thể thay thế hoàn toàn hoặc giữ lại hệ thống hiện tại?
Sau khi đối chiếu chức năng, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba phương án dưới đây. Khung tham khảo này giúp phân định vai trò của Lark trong hệ thống hiện có.
|
Phương án
|
Bối cảnh phù hợp
|
Cách tổ chức công việc
|
|
Thay thế hoàn toàn trong phạm vi sử dụng
|
Lark đáp ứng đầy đủ công việc đội ngũ đang thực hiện
|
Nhóm người dùng chuyển sang Lark và ngừng công cụ cũ sau khi kiểm chứng
|
|
Thay thế một phần
|
Lark phù hợp với công việc phổ thông; công cụ cũ vẫn phục vụ chức năng chuyên sâu
|
Mỗi nền tảng có phạm vi xử lý và dữ liệu chính rõ ràng
|
|
Giữ lại và tích hợp
|
Hệ thống hiện tại đảm nhận nghiệp vụ cốt lõi
|
Lark hỗ trợ phối hợp hoặc xử lý các bước liên quan
|
Với ERP, phần mềm kế toán, hệ thống sản xuất hoặc giải pháp nhân sự chuyên sâu, yêu cầu nghiệp vụ sẽ quyết định cách phân vai. Khả năng xây dựng biểu mẫu và quy trình trên Lark là cơ sở để mở rộng ứng dụng, nhưng chưa thể đại diện cho toàn bộ chức năng của hệ thống chuyên dụng.
Trường hợp triển khai Lark Suite tại Pha Lê Group minh họa cách bố trí này. Doanh nghiệp xác định ba trụ cột gồm ERP cho quản trị, SmartFactory cho sản xuất và Lark cho môi trường làm việc số. Trong đó, hệ thống Pha Lê Task được xây dựng trên Lark Base để tổ chức và theo dõi công việc.
Mô hình này cho thấy Lark có thể đảm nhận vai trò phối hợp và thực thi hằng ngày bên cạnh những hệ thống chuyên sâu. Phạm vi triển khai tại doanh nghiệp khác sẽ phụ thuộc vào bối cảnh và mục tiêu tương ứng.
Hợp nhất công cụ trên Lark có giúp giảm chi phí không?
Hợp nhất công cụ có thể giảm chi phí khi doanh nghiệp ngừng được những giấy phép không còn sử dụng. Bức tranh tài chính đầy đủ bao gồm cả chi phí chuyển đổi và duy trì phương án mới.
Tổng chi phí phương án mới = phí Lark + phí công cụ giữ lại + triển khai và chuyển dữ liệu + đào tạo + tích hợp, bảo trì + vận hành song song.
Doanh nghiệp có thể tách các khoản chi thành hai nhóm để so sánh thuận tiện hơn:
-
Chi phí ban đầu: Đội ngũ dành nguồn lực cho thiết kế giải pháp, chuyển dữ liệu, cấu hình và đào tạo.
-
Chi phí thường xuyên: Doanh nghiệp chi trả cho giấy phép, bảo trì và vận hành các kết nối liên quan.
Nếu doanh nghiệp vẫn duy trì nguyên gói phần mềm cũ, lợi ích ban đầu có thể nằm ở hiệu quả phối hợp thay vì tiết kiệm thuê bao. Những chỉ số như thời gian xử lý yêu cầu, số lần nhập lại dữ liệu và công sức tổng hợp báo cáo sẽ giúp làm rõ giá trị này.
Kết quả so sánh trước và sau trên cùng phạm vi công việc tạo cơ sở để doanh nghiệp đánh giá hiệu quả đầu tư.
Đánh giá khả năng thay thế của Lark qua một quy trình thực tế
Một đợt chạy thử có phạm vi rõ ràng giúp doanh nghiệp quan sát cách Lark hoạt động trong bối cảnh của mình.
Trong tình huống minh họa, bộ phận vận hành tiếp nhận yêu cầu qua chat, cập nhật tiến độ bằng bảng tính và xin duyệt qua email. Phương án thử nghiệm trên Lark có thể tổ chức dữ liệu yêu cầu trên Base, phối hợp qua Messenger và sử dụng Approval cho bước duyệt.
Nhóm triển khai có thể ghi nhận kết quả theo năm câu hỏi:
-
Người dùng có hoàn thành toàn bộ quy trình trên phương án mới không?
-
Các vai trò có truy cập và xử lý dữ liệu đúng thẩm quyền không?
-
Hệ thống xử lý thế nào khi yêu cầu thiếu thông tin, bị từ chối hoặc quá hạn?
-
Thời gian xử lý và số thao tác thủ công thay đổi ra sao?
-
Những bước nào vẫn phụ thuộc công cụ cũ và vì sao?
Kết quả chạy thử giúp phân biệt ba khả năng: chuyển đổi toàn bộ phạm vi đã chọn, tiếp tục hoàn thiện giải pháp hoặc duy trì mô hình kết hợp. Khi quy trình, dữ liệu và trách nhiệm vận hành đã rõ ràng, doanh nghiệp có cơ sở vững chắc hơn để quyết định mở rộng.
Tổng kết
Việc lựa chọn công cụ cần bắt đầu từ cách doanh nghiệp vận hành: mỗi ứng dụng phục vụ bộ phận nào, lưu trữ dữ liệu gì, kết nối với đâu và đóng góp vào kết quả công việc ra sao.
Từ đó, doanh nghiệp có thể xác định nhóm công cụ nên hợp nhất, hệ thống cần duy trì và quy trình phù hợp để thử nghiệm. Phạm vi này cũng giúp làm rõ những chức năng có sẵn trong Lark và những giải pháp cần cấu hình hoặc phát triển thêm.
Thông qua dịch vụ tư vấn và triển khai Lark, Rikkei Digital hỗ trợ đánh giá quy trình, rà soát hệ thống hiện tại và đề xuất lộ trình ứng dụng phù hợp. Nếu doanh nghiệp đang cân nhắc hợp nhất các công cụ làm việc, hãy liên hệ và trao đổi với Rikkei Digital để xác định phạm vi có thể chuyển sang Lark và lựa chọn quy trình cho buổi demo hoặc chạy thử.
