Dùng Lark Messenger để tăng cường giao tiếp tập trung. Việc Lark theo concept chat-centric giúp mọi thông báo đều được tự động đổ về Lark Messenger.
Dùng Lark Meeting để tổ chức các cuộc họp trong công ty, ghi biên bản cuộc họp
Dùng Lark Mail để setup toàn bộ email của nhân viên trên nền tảng Lark (chi phí thấp mà hiệu quả tối ưu)
Dùng Lark Moments để chia thành các chủ đề truyền thông phù hợp, khoa học
Dùng Lark Calendar để tạo & kiểm soát được lịch cá nhân, lịch của các nhân viên liên quan. Tạo và kiểm soát được lịch họp, phòng họp.
Dùng Lark Docs & Lark Wiki để tạo và lưu trữ tài liệu, truyền thông
Dùng Lark Approval để tạo và quản lý các yêu cầu phê duyệt trong nghiệp vụ Nhân sự & Kế toán. Xây dựng các quy trình phê duyệt theo các cấp độ phòng ban.
Dùng Lark Base để tạo danh sách nhiệm vụ, đồng thời theo dõi & đánh giá hiệu suất của nhân viên
Dùng Lark Base để quản lý thông tin nhân sự. Tạo thông báo tự động về Lark Messenger về thời hạn hợp đồng, sinh nhật nhân viên.
Dùng Lark Base, Lark Mail, Lark Approval, Lark Calendar, Lark AnyCross và DocuMaker để xây dựng quy trình Tuyển dụng tự động hóa toàn diện
Mục lục
Xuất phát điểm từ một cửa hàng thời trang nhỏ tại Hà Nội, sau 7 năm phát triển, JM Dress Design đã trở thành thương hiệu hàng đầu, sở hữu chuỗi hơn 30 cửa hàng trên toàn quốc.
Ngay từ những ngày đầu thành lập, JM Dress Design đã mang theo sứ mệnh cao cả: giúp hàng triệu phụ nữ Việt Nam thêm xinh đẹp và tự tin hơn. Hướng đến mục tiêu chiến lược vươn tầm thế giới, thương hiệu không ngừng đổi mới, sáng tạo, bắt kịp xu hướng quốc tế mà vẫn giữ gìn bản sắc riêng của thời trang Việt.
Thông tin doanh nghiệp
Quy mô doanh nghiệp: 300+ Địa điểm: Việt Nam
JM Dress Design là thương hiệu Việt quen thuộc với các tín đồ thời trang, nhất là với những khách hàng yêu thích phong cách thanh lịch, hiện đại. Không khó để tìm thấy showroom JM trên mọi tuyến phố đắc địa, thiên đường thời trang ở Hà Nội hay ở những thành phố lớn như Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Thanh Hóa cũng đều được JM định vị bằng những showroom to đẹp lộng lẫy.
Song song với phát triển thương hiệu, Ban Quản trị JM Dress Design luôn chú trọng vào việc chuyển đổi số doanh nghiệp, hướng đến mục tiêu số hóa toàn diện. Ban lãnh đạo hiểu rằng, công ty cần một nền tảng thống nhất & tập trung, có khả năng xử lý được nhiều quy trình trên một nền tảng duy nhất. Hệ thống phải có giao diện thân thiện, dễ sử dụng để nhân viên không mất nhiều thời gian làm quen và tích hợp vào các công việc xử lý hằng ngày.
Bài toán tối ưu chi phí cũng là thách thức lớn đối với JM Dress Design. Công ty tìm kiếm một nền tảng có khả năng tích hợp và mở rộng, giúp kết nối dễ dàng nhằm đồng bộ dữ liệu từ các hệ thống cũ sang hệ thống mới. Với Lark Suite, JM Dress Design đã có cho mình một giải pháp "All-in-One" linh hoạt, giúp tối ưu giao tiếp nội bộ và cộng tác liền mạch trên quy mô lớn.
Bài toán về một nền tảng "All-in-One" đặt ra cho Lark Suite
Khi JM Dress Design bắt đầu hành trình mở rộng quy mô trên toàn quốc của mình, Ban lãnh đạo công ty nhận thấy rằng họ gặp khó khăn trong việc quản lý thông tin, giao tiếp và làm việc nội bộ. Công ty phải sử dụng nhiều phần mềm và ứng dụng khác nhau để xử lý các quy trình trong phòng ban Hành chính - Nhân sự - Kế toán. Các quy trình như quy trình Tuyển dụng, quản lý Hồ sơ nhân sự, Chấm công - Tính lương và các công việc liên quan khác trở nên phân tán, phức tạp và thiếu đồng nhất.
Các vấn đề xảy ra do sai sót, thiếu thông tin; nhầm hoặc trôi tin nhắn ngày càng trở nên nghiêm trọng và khó kiểm soát khi quy mô công ty mở rộng.
Trước những thách thức đó, JM Dress Design đặt ra quyết tâm phải tìm được giải pháp giúp họ xây dựng môi trường làm việc hiện đại, đồng bộ và hiệu quả trên một nền tảng thống nhất. Nền tảng này tích hợp nhiều công cụ và các công cụ có khả năng liên kết với nhau, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm bớt sự phân mảnh trong công cụ và dữ liệu.
Ban lãnh đạo cũng đã tìm tới và sử dụng nhiều nền tảng khác nhau, như:
-
Zalo, Facebook, Gmail: Tương tác nội bộ, trao đổi công việc
-
Excel, Google Sheets: Chấm công & Quản lý chấm công & Tính lương
-
Excel và Google Sheets: Lưu trữ thông tin nhân sự & Đánh giá hiệu quả nhân sự
-
Facebook, Zalo: Truyền thông nội bộ
-
Gmail: Phê duyệt online
Tuy nhiên, sau thời gian sử dụng và triển khai, doanh nghiệp nhận ra rằng tất cả các ứng dụng này đều có những hạn chế về tính năng, số lượng người dùng và chi phí. Do đó, công ty yêu cầu giải pháp mới phải tối ưu và xử lý được những nhu cầu sau:
-
Tích hợp được nhiều tính năng trên cùng một nền tảng
-
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, đặc biệt là phải trải nghiệm mượt mà trên các thiết bị di động, đáp ứng nhu cầu của nhân viên tuyến đầu
-
Tạo được các hoạt động gắn kết nhân viên, gắn kết cửa hàng trên ứng dụng, góp phần xây dựng văn hóa nội bộ
-
Dễ dàng theo dõi & cập nhật hiệu suất bán hàng real-time tại các cửa hàng, đồng thời tạo dashboard tùy chỉnh theo nhu cầu
-
Triển khai được các quy trình HCNS như quản lý Hồ sơ nhân sự, Chấm công - Tính lương, Tuyển dụng, Đào tạo,... ngay trên hệ thống mà không cần sử dụng nhiều công cụ khác
Giải pháp Lark mang lại
Ngay khi tìm đến Lark, JM Dress Design nhận ra rằng những nhu cầu và bài toán của họ đều có thể tối ưu và phát triển trên cùng một nền tảng. Điều này càng được củng cố hơn khi Lark là một nền tảng mở, có khả năng tích hợp và mở rộng với các hệ thống nghiệp vụ chuyên sâu khác của doanh nghiệp.
Tối ưu giao tiếp & đồng bộ dữ liệu
Cho đến nay, Lark là công cụ giao tiếp và cộng tác mạnh mẽ nhất mà JM Dress Design từng sử dụng. Doanh nghiệp tận dụng tối đa các công cụ giao tiếp như Lark Messenger, Lark Mail và Lark Moments để tối ưu giao tiếp nội bộ, xây dựng văn hóa gắn kết và trao đổi liền mạch trong công ty.
Nếu như Lark Messenger giúp tăng cường giao tiếp tập trung thì Lark Mail lại hiệu quả trong việc tổ chức, sắp xếp và đồng bộ dữ liệu email từ các hệ thống cũ (Gmail, Outlook) sang Lark. Với chi phí thấp và khả năng đồng bộ mượt mà, Lark Mail mang lại trải nghiệm quản lý email hiệu quả cho người dùng.
.PNG)
Bộ hai công cụ này giúp JM Dress Design ngay lập tức xử lý được vấn đề trao đổi luồng thông tin trong doanh nghiệp, giúp các luồng thông tin được cụ thể, rõ ràng hơn và không bị mất, loãng thông tin.
Đặc biệt, JM Dress Design đã sử dụng Lark Moments để tổ chức các hoạt động truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp, với khả năng sắp xếp phù hợp, khoa học các chủ đề truyền thông ngay trên Lark. Lark Moments có giao diện tương tự như các mạng xã hội khác, giúp nhân viên nhanh chóng làm quen, sử dụng và trở nên gắn kết hơn thông qua các hoạt động gần gũi, tích cực.
Lưu trữ tài liệu & phối hợp mượt mà
JM Dress Design dùng Lark Docs và Lark Wiki để tạo và lưu trữ các tài liệu Đào tạo & Truyền thông nội bộ. Các hoạt động truyền thông khác nhau được phân chia thành từng "quyển Wiki" khác nhau. Mỗi "quyển Wiki" đều sẽ tạo được các file Docs, Sheets, Base,... bên trong, tạo điều kiện cho việc tổng hợp thông tin, lên kế hoạch, theo dõi và phân chia nhiệm vụ một cách thông minh và thuận tiện trong cùng một folder.
>> Xem thêm: Lark Wiki - Thư viện tri thức, hệ thống thông tin doanh nghiệp
Tổ chức & theo dõi lịch trình công việc
JM Dress Design dùng Lark Calendar để:
-
Tạo, kiểm soát được lịch cá nhân, lịch của đối tượng liên quan
-
Tạo và kiểm soát được lịch họp, phòng họp
Đặc biệt, Lark Calendar thuận tiện hơn các công cụ quản lý lịch trình khác ở chỗ nó có khả năng tích hợp liền mạch với Lark Messenger và Lark Meetings, giúp tối ưu các quy trình làm việc trên cùng một hệ thống. Doanh nghiệp cũng có thể đồng bộ lịch từ Google Calendar, Outlook Calendar và Apple Calendar vào Lark Calendar.
Phê duyệt online hiệu quả ngay trên các thiết bị di động
Với một doanh nghiệp bán lẻ có chuỗi cửa hàng như JM Dress Design, việc phải quản lý và phê duyệt hàng loạt đơn từ khác nhau trong một ngày diễn ra thường xuyên. Các phê duyệt như Đề nghị thanh toán, Đề nghị hoàn ứng, Đề nghị tạm ứng, Đề xuất mua sắm, Đề xuất sản xuất, đề xuất cung cấp, Đơn OT, Đơn công tác,... thường mất rất nhiều thời gian và quy trình để có thể xử lý trơn tru.
Với Lark Approval, mọi quy trình được tối ưu nhờ khả năng:
-
Tạo được các biểu mẫu online theo các tình huống phê duyệt khác nhau
-
Xây dựng quy trình phê duyệt online theo các cấp, phòng ban và khả năng xử lý phê duyệt ngay trên thiết bị di động
Đặc biệt, tại mỗi bước trong quy trình, nhân viên và cấp quản lý đều có thể feedback qua lại với nhau để không bị sót, nhầm thông tin.
Giao việc và quản lý công việc hiệu quả hơn với quy trình tự động hóa
JM Dress Design dùng Lark Base và Lark Task để hệ thống hóa các quy trình giao việc và phân chia nhiệm vụ. Đặc biệt, khả năng phân tích & đánh giá hiệu suất trên Lark Base giúp JM Dress Design quản lý nhân sự và hiệu suất làm việc được tốt hơn, xây dựng một quy trình làm việc hiện đại và tối ưu.
Thiết lập quy trình Tuyển dụng All-in-One và Quản lý thông tin nhân sự trên cùng một hệ thống
Một trong những tình huống triển khai toàn diện nhất của JM Dress Design kể từ khi sử dụng Lark chính là việc thiết lập một quy trình Tuyển dụng All-in-One và Quản lý thông tin nhân sự trên Lark Base.
Với quy trình Tuyển dụng, JM Dress Design sử dụng Lark Approval, Lark Base, Lark Mail và Lark AnyCross để thiết lập một quy trình như sau:
Đặc biệt, JM Dress Design đã sử dụng tới công cụ DocuMaker - một giải pháp giúp tạo file văn bản tự động từ các template và dữ liệu có sẵn do Rikkei Digital phát triển để gửi các email, tài liệu tự động đến ứng viên.
Quy trình Tuyển dụng tự động "All-in-One" này đã giúp JM Dress Design tiết kiệm được rất nhiều thời gian, chi phí cho các chiến dịch tuyển dụng, đồng thời tạo ra trải nghiệm liền mạch và thuận tiện cho ứng viên.
Không dừng lại ở đó, JM Dress Design tiếp tục sử dụng Lark Suite để tối ưu hóa việc quản lý Vòng đời nhân sự. Bằng cách dùng Lark Base để quản lý thông tin nhân sự, doanh nghiệp đã có thể tự động hóa việc gửi thông báo cho nhân viên về thời hạn hợp đồng hay sinh nhật một nhân viên cụ thể.
.png)
>> Xem thêm: DocuMaker - Giải pháp tự động hóa tạo file văn bản theo template & dữ liệu có sẵn
Tổng quan
Vai trò của chuyển đổi số trong việc cải thiện tốc độ phát triển của doanh nghiệp là rất quan trọng. Tuy nhiên, ngay cả khi hầu hết các doanh nghiệp đã đầu tư nguồn lực và tinh thần hành động vào trung tâm của các chiến lược, thì tác động cũng chưa chắc đã đủ để tạo ra thay đổi. Để đảm bảo cho các kết quả được đồng bộ và phát huy lẫn nhau, Rikkei Digital đã hỗ trợ JM Dress Design kết hợp hành động của các bên liên quan, bao gồm:
-
Vai trò quan trọng của Ban lãnh đạo, với niềm tin và tầm nhìn chiến lược vững mạnh vào chuyển đổi số
-
Sự hỗ trợ nhiệt tình của Đối tác Rikkei Digital và Lark Suite
-
Và đặc biệt là một giải pháp công nghệ đủ tốt, đủ linh hoạt và mạnh mẽ để biến những kỳ vọng về chuyển đổi số thành thực tiễn triển khai
Tất cả những điều trên đã giúp JM Dress Design xây dựng được lộ trình triển khai chuyển đổi số phù hợp, đáp ứng nhu cầu chiến lược và tốc độ phát triển của công ty. Sau một khoảng thời gian triển khai tích cực, JM Dress Design đã chứng kiến những kết quả xuất sắc trong việc cải thiện quy trình làm việc, tối ưu hóa vận hành, và mang lại trải nghiệm tích cực cho nhân viên.
Công ty cũng mong muốn có thể triển khai thêm các quy trình tự động hóa trên Lark, với sự trợ giúp từ Rikkei Digital. Điều này giúp họ không ngừng thử nghiệm và tích hợp các tính năng mới vào doanh nghiệp của mình.
