Lark cho doanh nghiệp vừa và lớn: 8 yếu tố cần cân nhắc trước khi triển khai

8 yếu tố cần đánh giá trước khi triển khai Lark cho doanh nghiệp

1. Bắt đầu từ bài toán vận hành, không bắt đầu từ danh sách tính năng

1. Kết quả kinh doanh hoặc vận hành cần cải thiện;
2. Nhóm người dùng trực tiếp;
3. Dữ liệu đầu vào và đầu ra;
4. Quyết định hoặc hành động mà quy trình phải tạo ra;
5. Chỉ số ban đầu để so sánh trước và sau pilot.

2. Xác định Lark sẽ thay thế, hợp nhất hay kết nối với hệ thống hiện tại

• Thay thế: Công cụ cũ chủ yếu phục vụ chat, họp, tài liệu hoặc quy trình đơn giản và không còn lợi thế riêng đáng kể.
• Hợp nhất trên Lark: Các quy trình liên phòng ban, dữ liệu theo dõi tác nghiệp hoặc ứng dụng nội bộ có thể xây trên Lark Base, Approval và tính năng tự động hóa.
• Giữ lại và tích hợp: ERP, kế toán, sản xuất là hệ thống ghi nhận chính; Lark đóng vai trò lớp cộng tác, điều phối và đưa hành động đến người dùng.

3. Đánh giá mức độ chuẩn hóa quy trình trước khi tự động hóa

• Điểm bắt đầu và kết quả hoàn tất của quy trình là gì?
• Bước nào tạo giá trị, bước nào chỉ tồn tại do thói quen?
• Ai có quyền quyết định và ai chỉ cần được thông báo?
• Ngoại lệ nào xảy ra thường xuyên?
• Dữ liệu nào bắt buộc, dữ liệu nào chỉ “thu thập cho đủ”?
• SLA nào có ý nghĩa đối với vận hành?

4. Lập kế hoạch dữ liệu, tích hợp và di chuyển theo từng luồng nghiệp vụ

1. Chủ sở hữu dữ liệu và căn cứ cho phép di chuyển;
2. Đối chiếu trường, mã định danh và quan hệ giữa các bản ghi;
3. Quy tắc làm sạch, loại trùng và lưu trữ;
4. Cơ chế đồng bộ một chiều hay hai chiều;
5. Cách kiểm tra số lượng và chất lượng sau di chuyển;
6. Thời gian đóng băng dữ liệu, thời điểm chuyển đổi chính thức và phương án quay lại hệ thống cũ.

5. Thiết kế bảo mật và quản trị như một phần của giải pháp

• SSO, quản lý danh tính và cơ chế cấp hoặc thu hồi tài khoản;
• Quyền quản trị theo vai trò, đơn vị và phạm vi dữ liệu;
• Quyền chia sẻ nội bộ, chia sẻ ra ngoài, tải xuống và chuyển tiếp;
• Quy trình bàn giao tài liệu, nhóm, lịch và ứng dụng khi nhân sự nghỉ việc;
• Nhật ký cần thiết cho giám sát và điều tra sự cố;
• Vị trí xử lý dữ liệu, nhà thầu phụ và điều khoản hợp đồng liên quan;
• Phương án sao lưu, lưu giữ, khôi phục và xuất dữ liệu khi kết thúc dịch vụ.

6. Tính khả năng mở rộng và tổng chi phí sở hữu, không chỉ giá giấy phép

• Khảo sát và thiết kế quy trình;
• Cấu hình, phát triển ứng dụng và tích hợp;
• Làm sạch và di chuyển dữ liệu;
• Đào tạo, truyền thông và hỗ trợ người dùng;
• Quản trị nền tảng sau khi đưa vào vận hành;
• Chi phí vận hành song song trong giai đoạn chuyển đổi;
• Chi phí thay đổi khi quy trình hoặc cơ cấu tổ chức mở rộng.

7. Xem quản trị thay đổi là một luồng công việc của dự án

• Ban lãnh đạo - định hướng, ưu tiên, phân bổ nguồn lực, tháo gỡ các vấn đề liên phòng ban
• Quản lý phòng ban - xác định nhu cầu, chuẩn hóa quy trình, chịu trách nhiệm về cách phòng ban vận hành trên Lark
• Đội triển khai & quản trị - cấu hình hệ thống, phân quyền, tích hợp, hỗ trợ vận hành
• Người dùng cuối - sử dụng trong công việc hằng ngày, cập nhật dữ liệu, phản hồi vấn đề

8. Dùng pilot để kiểm chứng quyết định mở rộng

1. Chọn một tình huống ứng dụng có giá trị và mốc ban đầu đo được;
2. Lập bản đồ quy trình, dữ liệu, quyền và ngoại lệ;
3. Cấu hình giải pháp tối thiểu, tránh phát triển toàn bộ ngay từ đầu;
4. Đào tạo theo vai trò và mở kênh hỗ trợ;
5. Vận hành, ghi nhận lỗi, hành vi quay lại kênh cũ và phản hồi người dùng;
6. Đối chiếu kết quả với tiêu chí tiếp tục hoặc dừng trước khi mở rộng.

Bảng chấm điểm 100 điểm để đánh giá mức độ sẵn sàng triển khai Lark

• Từ 80 điểm: Có cơ sở triển khai pilot hoặc mở rộng theo giai đoạn, nhưng vẫn phải xử lý các tiêu chí có điểm thấp riêng lẻ.
• Từ 60 đến dưới 80 điểm: Nên pilot có kiểm soát và hoàn thiện các điều kiện nền trước khi mở rộng.
• Dưới 60 điểm: Ưu tiên làm rõ bài toán, quy trình, dữ liệu và quyền sở hữu trước khi đầu tư lớn.

Khi nào Lark phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn?

Lộ trình triển khai Lark cho doanh nghiệp theo ba giai đoạn

Quyết định triển khai Lark cần dựa trên bằng chứng vận hành