Mục lục
Với khoảng 350 nhân sự và gần 60 cửa hàng trên toàn quốc, Mialala đặt mục tiêu xây dựng một nền tảng làm việc thống nhất để tăng khả năng quản trị và tăng hiệu quả kinh doanh khi quy mô mở rộng. Thông qua Lark, doanh nghiệp từng bước tập trung dữ liệu, chuẩn hóa quy trình, tự động hóa tuyển dụng và vận hành cửa hàng, từ đó giảm phụ thuộc vào xử lý thủ công và củng cố năng lực quản trị trên toàn hệ thống.
Thông tin doanh nghiệp
Mialala là thương hiệu thời trang tập trung vào nội y và đồ ngủ thiết kế, phát triển từ mô hình kinh doanh thương mại sang xây dựng thương hiệu và sản phẩm thiết kế riêng từ năm 2020. Doanh nghiệp tập trung vào các năng lực cốt lõi gồm phát triển sản phẩm, thiết kế, xây dựng thương hiệu và quản lý hệ thống phân phối, trong khi hoạt động sản xuất được triển khai thông qua các đối tác gia công bên ngoài.
Về vận hành, Mialala phát triển đồng thời hai kênh kinh doanh chính. Hệ thống cửa hàng offline giữ vai trò trọng tâm trong doanh thu, song song với kênh online gồm website, sàn thương mại điện tử và mạng xã hội. Mô hình đa kênh cùng mạng lưới điểm bán phân bố trên nhiều khu vực đặt ra yêu cầu cao về khả năng phối hợp giữa trụ sở và cửa hàng, chuẩn hóa quy trình và duy trì tính nhất quán trong vận hành toàn hệ thống.
-
Lĩnh vực: Thiết kế & Bán lẻ thời trang
-
Quy mô doanh nghiệp: +300
-
Địa điểm: Việt Nam
Từ vận hành phân tán đến mục tiêu xây dựng một nền tảng làm việc thống nhất cho doanh nghiệp
Từ góc nhìn quản trị của chị Nguyễn Thảo My - Chief Executive Officer tại Mialala, khi quy mô doanh nghiệp mở rộng, sự phân tán trong dữ liệu và cách tổ chức công việc trở thành một điểm nghẽn ngày càng rõ. Trước khi triển khai Lark, Mialala sử dụng đồng thời Excel, các nhóm chat Zalo cùng nhiều phần mềm kế toán, nhân sự và nghiệp vụ riêng biệt, khiến thông tin nằm ở nhiều nơi, khó theo dõi tập trung và duy trì cách vận hành thống nhất giữa các bộ phận.
Vì vậy, bài toán của Mialala không chỉ là tìm thêm một công cụ làm việc, mà là xây dựng một không gian vận hành chung, nơi giao tiếp, dữ liệu và quy trình có thể từng bước được đưa về cùng một hệ thống:
“Khi doanh nghiệp càng lớn, sự phân tán trong dữ liệu và công việc càng trở thành một rủi ro quản trị. Với Mialala, Lark là bước đi để đưa toàn bộ hoạt động về một không gian chung và xây lại cách vận hành theo hướng tập trung hơn.”— Chị Nguyễn Thảo My, CEO tại Mialala
Ba giai đoạn chuyển đổi trong hành trình ứng dụng Lark tại Mialala
Giai đoạn 1: Thử nghiệm và tự tìm hiểu Mialala tiếp cận Lark với mong muốn xây dựng một “ngôi nhà chung” cho toàn doanh nghiệp. Tuy nhiên, do chưa có định hướng triển khai rõ ràng, đội ngũ chủ yếu tự tìm hiểu và thử nghiệm trong phạm vi nhỏ. Sau gần ba tháng, kết quả đạt được còn hạn chế và Lark chưa thực sự trở thành một phần trong cách vận hành hằng ngày.
Giai đoạn 2: Tăng mức độ cam kết nhưng chưa tạo được chuyển biến đồng đều Giai đoạn tiếp theo, chị Nguyễn Thảo My cùng đội ngũ lãnh đạo trực tiếp tham gia và theo sát quá trình triển khai. Sau khoảng một năm, Mialala đã hình thành một số ứng dụng thực tế, nhưng mức độ sử dụng giữa các phòng ban và nhân sự vẫn chưa đồng đều. Thói quen làm việc trên các công cụ cũ cũng khiến doanh nghiệp chưa khai thác hết tiềm năng của nền tảng.
Giai đoạn 3: Chuyển trọng tâm từ công cụ sang con người và khai thác sâu hơn cùng Rikkei Digital
Ở lần thứ ba, Mialala nhận ra rào cản lớn nhất không nằm ở công cụ mà ở thói quen và động lực sử dụng của đội ngũ. Doanh nghiệp vì vậy chuyển sang triển khai theo từng nhóm, ưu tiên các quy trình có thể chuẩn hóa và tự động hóa, đồng thời phối hợp sâu hơn với Rikkei Digital qua các buổi trao đổi để khai thác hiệu quả hơn các khả năng của Lark.
Triết lý quản trị của Mialala: Tạo động lực thay đổi thay vì áp đặt công nghệ
Điểm đáng chú ý trong cách Mialala triển khai Lark là doanh nghiệp không gắn việc sử dụng công nghệ trực tiếp với KPI hay lương thưởng. Từ góc nhìn của chị Nguyễn Thảo My, thay đổi chỉ bền vững khi nhân sự hiểu được công nghệ giúp chính họ giảm bớt những công việc lặp lại và dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ có giá trị.
Để tạo động lực này, Mialala thường xuyên tổ chức các buổi chia sẻ những câu chuyện ứng dụng thực tế giữa các phòng ban, ghi nhận những thay đổi tích cực và để các nhóm tự cam kết những mốc cải tiến cụ thể. Lãnh đạo giữ vai trò quyết liệt về định hướng nhưng kiên nhẫn trong quá trình đồng hành, bởi chuyển đổi số cần thời gian để đội ngũ trải nghiệm, nhìn thấy giá trị và hình thành thói quen mới.
“Điều quan trọng không phải là để nhân sự nghĩ rằng công ty bắt mình phải dùng, mà là để họ nhận ra: Tôi cần chuyển đổi số, tôi cần biết sử dụng công nghệ để công việc của mình tốt hơn.”— Chị Nguyễn Thảo My, CEO tại Mialala
Vì sao Mialala lựa chọn Lark để nâng cao năng lực quản trị trên toàn hệ thống?
Quyết định lựa chọn Lark xuất phát từ yêu cầu vận hành thực tế của Mialala. Với đặc thù doanh nghiệp bán lẻ có phần lớn nhân sự làm việc tại cửa hàng, Mialala ưu tiên nền tảng ổn định, linh hoạt về chi phí và thân thiện với nhân sự nhiều phòng ban. Trong bối cảnh đó, Lark được đánh giá là lựa chọn phù hợp với mô hình vận hành của Mialala.
-
Nền tảng quốc tế, có khả năng mở rộng: Hệ sinh thái tích hợp của Lark cho phép Mialala từng bước mở rộng từ giao tiếp, cộng tác đến quản lý dữ liệu và số hóa quy trình trên cùng một nền tảng.
-
Cơ cấu tài khoản linh hoạt, tối ưu chi phí: Đặc thù Mialala có số lượng lớn nhân sự làm việc tại cửa hàng, với nhu cầu sử dụng chủ yếu tập trung vào giao tiếp và phối hợp công việc. Việc kết hợp tài khoản A2 và Pro giúp doanh nghiệp phân bổ tài khoản phù hợp với từng nhóm nhân sự, tối ưu chi phí, đảm bảo toàn bộ đội ngũ làm việc trên một nền tảng thống nhất.
-
Phù hợp thói quen và văn hóa người dùng Việt Nam: Lark tập trung thông tin, thông báo và công việc về chat, đồng thời hỗ trợ tốt trên thiết bị di động, phù hợp với thói quen sử dụng của đội ngũ cửa hàng vốn chủ yếu làm việc trên điện thoại.
-
Nền tảng mở, có khả năng tùy biến low-code: Lark cho phép Mialala chủ động cấu hình và phát triển các quy trình theo nhu cầu riêng, từ đó khuyến khích đội ngũ tự thử nghiệm, cải tiến và giảm mức độ phụ thuộc vào nhà cung cấp công nghệ khi nhu cầu vận hành thay đổi.
“Với Mialala, bên cạnh việc sở hữu nhiều tính năng, giá trị của Lark còn nằm ở khả năng khai thác những tính năng đó sao cho phù hợp với bài toán vận hành. Chưa cần đến AI hay Agent phức tạp, chỉ riêng tính năng tự động hóa trên Lark đã giúp chúng tôi có nhiều cơ hội để tối ưu công việc hằng ngày.”— Chị Nguyễn Thảo My, CEO tại Mialala
Mialala số hóa vận hành với Lark như thế nào?
Chuẩn hóa quy trình nhân sự từ phê duyệt đến tuyển dụng
Tại Mialala, Lark Base và Approval đóng vai trò cốt lõi trong phần lớn các luồng phê duyệt nội bộ, giúp doanh nghiệp đưa dữ liệu và quy trình công việc về một hệ thống tập trung. Trong đó, phòng Nhân sự là một trong những bộ phận ứng dụng sâu nhất, với quy trình tuyển dụng được kết nối xuyên suốt từ khi phát sinh nhu cầu tuyển dụng đến khi quản lý hồ sơ nhân sự trên hệ thống:
-
Đề xuất và phê duyệt nhu cầu: Bộ phận có nhu cầu tuyển dụng khởi tạo yêu cầu trên Lark Approval và trình qua các cấp quản lý trước khi bắt đầu tuyển dụng.
-
Thu thập và sàng lọc ứng viên: Dữ liệu ứng viên từ các form tuyển dụng được tự động tập trung về Lark Base. Hồ sơ được lưu trữ có cấu trúc và sàng lọc theo các tiêu chí thiết lập sẵn để loại, giữ hoặc chuyển sang bước phỏng vấn.
-
Tự động phản hồi ứng viên: Khi kết quả phỏng vấn được cập nhật, hệ thống tự động gửi email tương ứng như thư cảm ơn, thông báo từ chối hoặc lời mời tiếp tục, giảm khối lượng phản hồi thủ công cho HR.
-
Quản lý onboarding: Hồ sơ và giấy tờ của nhân sự mới được theo dõi tập trung; các cập nhật được tự động luân chuyển đến bộ phận liên quan và thông báo nhân sự mới được gửi trên hệ thống.
Form khởi tạo yêu cầu tuyển dụng
Form tuyển dụng nhân sự được thiết kế dựa theo đặc thù phòng ban
Hệ thống tự động gửi email và theo dõi checklist hồ sơ onboarding trên Base
Sau quá trình triển khai, Mialala ghi nhận một số cải thiện rõ rệt trong vận hành và quản lý Nhân sự:
-
Hạn chế sai sót và tồn đọng: Hồ sơ và trạng thái ứng viên được quản lý tập trung, giúp giảm nguy cơ bỏ sót khi khối lượng tuyển dụng tăng.
-
Tối ưu nguồn lực HR: Dù quy mô nhân sự Mialala tăng lên, khối lượng công việc vẫn được xử lý ổn định mà không cần tăng tương ứng số lượng nhân sự phòng HR.
-
Giảm thao tác thủ công: Các tính năng tự động hóa đảm nhiệm nhiều bước lặp lại trong quá trình theo dõi, phản hồi và cập nhật dữ liệu, giúp HR có thêm thời gian cho những công việc cần sự tham gia trực tiếp của con người.
Từ một quy trình gồm nhiều bước, Mialala đã hình thành luồng tuyển dụng và onboarding xuyên suốt trên Lark, trong đó dữ liệu được tập trung và các tác vụ lặp lại từng bước được tự động hóa.
Quản lý với checklist vận hành gần 60 cửa hàng toàn quốc
Các đầu việc như thay hàng, trưng bày, visual merchandising, kiểm tra thiết bị hay tắt điện trước khi đóng cửa cần được thực hiện nhất quán tại gần 60 điểm bán. Trước đây, cửa hàng chủ yếu xác nhận qua Zalo, khiến người phụ trách phải rà soát thủ công ai đã hoàn thành, ai gửi muộn hoặc chưa phản hồi. Từng có trường hợp cửa hàng quên tắt điện qua đêm, cho thấy hạn chế của cách kiểm soát dựa trên tin nhắn.
Nhân sự thực hiện checklist ngay trên điện thoại và hệ thống tự động thông báo kết quả vào nhóm
Mialala sau đó xây dựng hệ thống như một bảng công việc trên Lark Base, tự động giao nhiệm vụ theo ngày hoặc tuần và yêu cầu cửa hàng xác nhận hoàn thành, trong một số trường hợp kèm hình ảnh minh chứng.
Base checklist giám sát vận hành các cửa hàng toàn hệ thống
|
Trước khi số hóa
|
Sau khi triển khai trên Lark
|
|
Theo dõi xác nhận thủ công qua các nhóm Zalo, dễ bị trôi thông tin và khó tổng hợp lại theo ngày/tuần
|
Nhiệm vụ được tự động tạo và gửi theo lịch cố định cho từng cửa hàng, đảm bảo không bỏ sót đầu việc
|
|
Phải rà soát từng cửa hàng để xác định trường hợp chưa hoàn thành, tốn nhiều thời gian tổng hợp và dễ sai sót
|
Hệ thống tự động ghi nhận trạng thái hoàn thành theo thời gian thực và gắn cờ các trường hợp quá hạn
|
|
Khó kiểm soát thời điểm thực hiện và thiếu bằng chứng xác thực khi cửa hàng báo đã hoàn thành
|
Cửa hàng xác nhận trực tiếp trên hệ thống, có thể đính kèm hình ảnh hoặc ghi chú làm bằng chứng
|
|
Nhân sự quản lý phải kiểm tra toàn bộ danh sách cửa hàng mỗi ngày để đối soát tiến độ
|
Chỉ cần tập trung xử lý các trường hợp ngoại lệ (chưa hoàn thành, trễ hạn hoặc sai quy chuẩn), giảm đáng kể khối lượng kiểm tra thủ công
|
Nhờ hệ thống này, dù có tới khoảng 60 cửa hàng toàn quốc, công ty chỉ cần một nhân sự theo dõi các trường hợp phát sinh lỗi được hệ thống tự động gắn cờ. Điều này giúp giảm đáng kể khối lượng công việc kiểm tra và đối soát vốn trước đây tiêu tốn nhiều thời gian.
Dashboard trực quan báo cáo kết quả giám sát vận hành cửa hàng
Bên cạnh đó, việc yêu cầu cửa hàng tự chụp ảnh xác nhận khi hoàn thành công việc cũng giúp nâng cao ý thức trách nhiệm và tính chủ động của nhân sự tại điểm bán. Đồng thời, nhân sự phụ trách trước đây có thêm thời gian để đảm nhận các công việc có giá trị cao hơn như thiết kế và cải tiến quy trình.
Xây dựng cấu trúc Wiki thành kho tri thức nội bộ
Song song với các quy trình đã đi vào vận hành, Mialala đang tiếp tục tái cấu trúc Lark Wiki thành kho tri thức nội bộ tập trung. Mục tiêu là chuẩn hóa cách lưu trữ tài liệu, giúp nhân sự dễ dàng xác định nguồn thông tin chính thức và rút ngắn thời gian tìm kiếm, đặc biệt trong quá trình onboarding.
Khi cấu trúc tri thức được hoàn thiện, Wiki sẽ trở thành nền tảng để Mialala mở rộng khả năng tìm kiếm, khai thác kiến thức nội bộ và từng bước ứng dụng AI vào quản trị tri thức. Đây là một trong những hướng phát triển mà doanh nghiệp đang tiếp tục đầu tư để tăng khả năng tự phục vụ thông tin và giảm phụ thuộc vào việc hỏi đáp thủ công giữa các bộ phận.
Rikkei Digital x Mialala: Đồng hành khai thác Lark chuyên sâu trong vận hành doanh nghiệp
Trong quá trình triển khai, Mialala không chỉ cần một nền tảng phù hợp mà còn cần sự hỗ trợ khi phát sinh những bài toán mới trong vận hành. Rikkei Digital đồng hành thông qua các hoạt động trao đổi, giải đáp và chia sẻ hướng ứng dụng Lark dựa trên nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
Sự đồng hành này đặc biệt rõ hơn khi Mialala bước vào giai đoạn khai thác nền tảng sâu hơn. Với tinh thần chủ động đổi mới, đội ngũ Mialala chủ động tham gia các buổi workshop, trao đổi cùng Rikkei Digital để khám phá những khả năng ứng dụng Lark phù hợp với thực tế doanh nghiệp. Qua đó, Rikkei Digital cũng khẳng định vai trò đồng hành lâu dài, liên tục cập nhật và đưa các giải pháp công nghệ mới đến gần hơn với doanh nghiệp, cùng Mialala từng bước tối ưu quản trị và vận hành.
“Tôi cho rằng một mối quan hệ hợp tác hiệu quả luôn cần sự chủ động từ cả hai phía. Khi Mialala kết nối thường xuyên và đặt nhiều câu hỏi hơn trong quá trình triển khai, Rikkei Digital luôn phản hồi rất nhanh, nhiệt tình và sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm thực tế. Chính sự đồng hành đó giúp chúng tôi tự tin khai thác Lark sâu hơn, mở rộng thêm nhiều ứng dụng trong công việc và từng bước tối ưu hiệu quả vận hành của doanh nghiệp.”— Chị Nguyễn Thảo My, CEO tại Mialala
Kết quả: Từ tự động hóa công việc đến nâng cao hiệu quả vận hành
Sau một thời gian ứng dụng Lark vào vận hành, Mialala ghi nhận những thay đổi rõ rệt trong cách tổ chức công việc, phối hợp liên phòng ban và quản lý tiến độ. Ban lãnh đạo đánh giá hiệu suất làm việc của đội ngũ đã được cải thiện đáng kể thông qua trải nghiệm vận hành thực tế hằng ngày.
-
Thông tin công việc được tập trung trên một nền tảng, giảm tình trạng trao đổi phân tán và hạn chế bỏ sót thông tin.
-
Quy trình phối hợp giữa các bộ phận rõ ràng và thống nhất hơn, từ giao việc, cập nhật tiến độ đến phản hồi công việc.
-
Quản lý nắm được 90% trạng thái và tiến độ công việc của nhân viên tại cửa hàng
-
Khoảng 85% công việc được xử lý trên nền tảng số, góp phần giảm các thao tác thủ công tốn nhiều thời gian xử lý.
-
Khoảng 90% thời gian làm việc được phân bổ cho các công việc chuyên môn và mang tính chiến lược cao, giúp đội ngũ chủ động hơn trong tổ chức và xử lý công việc.
Nhìn tổng thể, Lark không chỉ hỗ trợ Mialala số hóa quy trình làm việc mà còn tạo ra một môi trường vận hành đồng bộ hơn, nơi thông tin, tiến độ và trao đổi công việc được kết nối trên cùng một nền tảng. Hiệu quả đạt được là kết quả của sự kết hợp giữa tư duy tổ chức công việc, quy trình phối hợp nội bộ, việc ứng dụng Lark và các công cụ AI hỗ trợ công việc, trong đó Lark đóng vai trò hạ tầng giúp các yếu tố này được triển khai nhất quán và hiệu quả hơn trong thực tế.
“Công nghệ chỉ thực sự tạo ra giá trị khi được đặt trên một nền tảng quản trị phù hợp. Lark không thay thế tư duy tổ chức công việc, nhưng giúp chúng tôi chuẩn hóa cách phối hợp, minh bạch thông tin và tạo điều kiện để đội ngũ tập trung nhiều hơn vào những công việc mang lại giá trị cho doanh nghiệp.”— Chị Nguyễn Thảo My, CEO Mialala
Xây dựng văn hóa chủ động ứng dụng công nghệ trong chặng phát triển tiếp theo
Với Mialala, giá trị dài hạn của chuyển đổi số không nằm ở việc đưa thêm nhiều công cụ vào doanh nghiệp, mà ở việc hình thành một văn hóa chủ động ứng dụng công nghệ để cải thiện cách làm việc. Quản trị mục tiêu là một trong những bài toán Mialala đang tiếp tục phát triển trên Lark Base, theo hướng linh hoạt và phù hợp hơn với phương pháp quản trị riêng của doanh nghiệp.
Mialala hướng tới việc để mỗi phòng ban và mỗi nhân sự có khả năng tự nhìn lại cách vận hành, chủ động đề xuất cải tiến và khai thác công nghệ như một phần tự nhiên của công việc hằng ngày. Khi tư duy này được hình thành, số hóa không còn là một dự án do lãnh đạo thúc đẩy từ trên xuống, mà trở thành năng lực cải tiến được lan tỏa từ bên trong tổ chức.
Rikkei Digital tiếp tục đồng hành cùng Mialala trong hành trình đó thông qua tư vấn, chia sẻ kinh nghiệm triển khai và hỗ trợ khai thác Lark theo những nhu cầu mới phát sinh từ thực tế, góp phần xây dựng một mô hình quản trị ngày càng linh hoạt và bền vững hơn.
