Francis Medina
Giám đốc Khối Vận hành, Philippine Seven Corporation
“Để trở thành nhà bán lẻ sản phẩm tiện lợi hàng đầu tại Philippines, chúng tôi cần hành động với tốc độ, sự rõ ràng và tinh thần thống nhất. Tại Philippine Seven Corporation, chúng tôi luôn đặt ra những tiêu chuẩn cao về làm việc nhóm, độ tin cậy và sự tận tâm dành khách hàng. Việc hợp tác với Lark giúp đội ngũ nhân sự của chúng tôi kết nối nhanh hơn và tạo điều kiện để đưa ra các quyết định tốt hơn mỗi ngày. Đây là bước đi quan trọng trong việc xây dựng một tổ chức chuyên nghiệp và thực hiện trọn vẹn những cam kết của chúng tôi — cả với nhân viên lẫn khách hàng.”
Mục lục
Thông tin doanh nghiệp
Philippine Seven Corporation (7-Eleven Philippines) là đơn vị được cấp phép độc quyền thương hiệu 7-Eleven tại Philippines, hiện đang vận hành hơn 4.000 cửa hàng trên toàn quốc thông qua mô hình kết hợp giữa cửa hàng thuộc sở hữu công ty và cửa hàng nhượng quyền. Doanh nghiệp có trụ sở chính tại Mandaluyong và đội ngũ hơn 5.000 nhân viên, đồng thời không ngừng mở rộng quy mô với sứ mệnh trở thành nhà bán lẻ sản phẩm tiện lợi hàng đầu tại các thị trường mới.
Giải pháp Lark đem lại
Triển khai chuẩn hóa ở quy mô lớn
Là đơn vị vừa trực tiếp quản lý cửa hàng vừa phát triển hệ thống nhượng quyền, 7-Eleven Philippines đối mặt với một thách thức lớn: Làm thế nào có thể duy trì chất lượng và hiệu suất vận hành đồng bộ tại hơn 4.000 cửa hàng. Dù 7-Eleven Phillipines sở hữu đội ngũ nhân sự có chuyên môn sâu và bộ quy chuẩn rõ ràng nhưng vì số lượng cửa hàng lớn nên rất khó để đồng nhất chất lượng và quy trình giữa các cửa hàng.
Vì vậy, doanh nghiệp này đã thành lập Quality Visit Team – một nhóm chuyên trách đến từng cửa hàng để đào tạo quản lý và chủ nhượng quyền, đồng thời thúc đẩy cải tiến trong quy trình vận hành. Nhiệm vụ của nhóm không chỉ dừng ở việc kiểm tra tuân thủ, mà còn bao gồm lập kế hoạch chiến lược, đồng bộ quy trình và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Trước khi sử dụng Lark
-
Đội ngũ tư vấn vận hành phải dùng bảng tính để báo cáo kết quả kiểm tra chất lượng, dẫn đến khó theo dõi các hạng mục cần khắc phục hoặc xác nhận việc cải tiến đã hoàn tất
-
Việc thiếu dữ liệu theo thời gian thực khiến trụ sở khó giám sát mức độ tuân thủ và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh
Sau khi sử dụng Lark
-
Toàn bộ quy trình được chuẩn hóa trên Lark Base. Đội ngũ tư vấn vận hành có thể ghi lại kết quả kiểm tra ngay tại cửa hàng bằng thiết bị di động.
-
Dữ liệu được gửi trực tiếp lên bảng điều khiển và hiển thị theo thời gian thực dưới dạng báo cáo trực quan. Điểm số của từng cửa hàng được hệ thống tự động tổng hợp, giúp ban lãnh đạo cái nhìn toàn diện.
-
Việc báo cáo không chỉ trở nên chính xác và nhanh chóng hơn, mà còn tạo ra một hệ thống dễ dàng mở rộng, giúp đồng bộ chuẩn mực từ trụ sở đến mọi cửa hàng — dù là công ty sở hữu hay nhượng quyền.
Đào tạo đội ngũ cửa hàng để duy trì sự đồng bộ, linh hoạt và dẫn đầu
7-Eleven Philippines thường xuyên giới thiệu sản phẩm mới và các sáng kiến thay đổi cửa hàng. Để nhân viên tại tất cả các cửa hàng đều được cập nhật thông tin mới, công ty tổ chức các sự kiện nội bộ. Đây là dịp để nhân viên trải nghiệm sản phẩm mới, tìm hiểu về những cải tiến (bao gồm công nghệ hoặc cập nhật vận hành), và chia sẻ các vấn đề từ cửa hàng.
Trước khi sử dụng Lark
-
Phòng marketing quản lý việc đăng ký tham dự, điểm danh và thu thập phản hồi theo cách thủ công
-
Các công cụ độc lập và các bảng tính làm mất thời gian và giảm độ chính xác khi làm báo cáo
Sau khi sử dụng Lark
-
7-Eleven Philippines áp dụng Lark Forms và Base vào toàn bộ các quy trình của sự kiện: từ đăng ký, thu thập phản hồi, đến việc trực quan hóa số liệu theo thời gian thực. Các quy trình từng bị phân mảnh nay được vận hành trên một nền tảng tích hợp.
Quản lý việc thay đổi nhân sự ở quy mô lớn
Việc mở thêm cửa hàng mới và thay đổi nhân sự cửa hàng — đặc biệt là quản lý cửa hàng — xảy ra thường xuyên. Mỗi thay đổi ảnh hưởng đến các luồng công việc quan trọng như phê duyệt, bàn giao, nâng cấp,... đòi hỏi phải cập nhật kịp thời để duy trì sự trơn tru trong vận hành.
Trước khi sử dụng Lark
-
Việc xử lý các yêu cầu mở thêm cửa hàng mới và thay đổi nhân sự được thực hiện qua email, trong khi cơ sở dữ liệu nhân viên cửa hàng được lưu trong bảng tính ngoại tuyến được chia sẻ với nhóm mỗi tháng.
-
Các công cụ độc lập và tài liệu lưu trữ rải rác dẫn đến việc cập nhật không phải lúc nào cũng kịp thời và nhất quán, gây khó khăn khi đồng bộ các nhóm nhân sự, đặc biệt trong giai đoạn chuyển giao.
Sau khi sử dụng Lark
-
Một tư vấn viên vận hành mở yêu cầu qua Mã QR Form trên Base, ngay lập tức kích hoạt một luồng phê duyệt và thông báo tới người có thẩm quyền phê duyệt.
-
Khi được phê duyệt, hệ thống tự động cập nhật cơ sở dữ liệu nhân sự cửa hàng. Những gì trước đây mất 30 ngày để xử lý, nay chỉ còn 1 ngày — đạt cải thiện 97% về thời gian xử lý.
"Với Lark, chúng tôi tự động hóa các luồng công việc phức tạp mà không cần viết một dòng code nào. Nó an toàn, có thể thao tác trên điện thoại và được xây dựng cho cách chúng tôi làm việc hiện nay.” — Arvin Reyes, Trưởng bộ phận Công nghệ Thông tin, 7-Eleven Philippines.
Trung tâm hóa nhưng vẫn cá nhân hóa môi trường làm việc
7-Eleven Philippines triển khai Lark Custom Workplace để cung cấp cho mỗi nhân viên một cổng làm việc được cá nhân hóa. Từ ban lãnh đạo tới nhân viên cửa hàng, mỗi người dùng chỉ sử dụng những công cụ và truy cập thông tin phù hợp với vai trò của họ.
-
Ban lãnh đạo tại trụ sở thấy bảng điều khiển thời gian thực về doanh số và vận hành
-
Nhóm cửa hàng chỉ nhìn thấy các công việc và công cụ liên quan đến triển khai
-
Tất cả nhân sự đều có không gian làm việc rõ ràng, tập trung nhưng không bị phân tâm
Trước khi sử dụng Lark
Nhân viên cửa hàng phải tìm thông tin từ vô số bảng tính và thư mục, mất thời gian để truy xuất thông tin.
Sau khi sử dụng Lark
-
Quản lý cửa hàng, tư vấn viên vận hành, và ban lãnh đạo đều đăng nhập vào các bảng điều khiển được cá nhân hóa: lãnh đạo theo dõi chỉ số cấp cao, quản lý vùng sử dụng form và dashboard trên điện thoại khi đi di chuyển
-
Lark Wiki hỗ trợ công việc onboarding và quản lý quy trình, còn các tính năng như Lark Moments giúp xây dựng tinh thần đồng đội và văn hóa doanh nghiệp
Kết luận
Với hơn 4.000 cửa hàng cần quản lý, 7-Eleven Philippines cần nền tảng hỗ trợ làm việc với độ chính xác, tốc độ cao và khả năng mở rộng nhanh chóng có thể tích hợp trong các hoạt động hàng ngày.
7-Eleven Philippines không chỉ số hóa với Lark mà còn tăng tốc quy trình vận hành: tự động hóa phê duyệt, cải thiện khả năng đồng bộ chất lượng, cá nhân hóa không gian làm việc và giảm thiểu sự trì trệ trong vận hành trên toàn bộ hệ thống cửa hàng.
Quý độc giả có thể tham khảo thêm bài viết gốc tại đây
Mục lục
Khám phá các câu chuyện khác
