Ứng dụng AI trong công việc: Tối ưu hiệu suất, tích hợp hiệu quả vào vận hành doanh nghiệp
Ứng dụng AI trong doanh nghiệp để tự động hóa công việc, phân tích dữ liệu và nâng cao hiệu suất vận hành với các nền tảng vận hành số Lark Suite.
Mục lục
AI đã từng là một công nghệ mang tính thử nghiệm, nhưng ngày nay, nó đã trở thành một trong những năng lực cốt lõi trong vận hành doanh nghiệp. Những tiến bộ trong các mô hình AI hiện đại đã mở ra nhiều khả năng mới, từ tự động hóa công việc, hỗ trợ sáng tạo nội dung cho đến phân tích dữ liệu và ra quyết định.
Ngày càng nhiều doanh nghiệp ở mọi quy mô bắt đầu ứng dụng AI trong công việc hằng ngày để nâng cao năng suất và tối ưu quy trình vận hành. Theo báo cáo mới nhất của Deloitte, 93% SMEs tại Việt Nam đã ứng dụng AI vào vận hành, dẫn đầu Đông Nam Á. Điều này đang tạo ra một sự thay đổi đáng kể trong cách các tổ chức làm việc và cộng tác.
Trong bài viết này, Rikkei Digital sẽ cùng doanh nghiệp khám phá xu hướng và những ứng dụng phổ biến của AI trong công việc và cách các nền tảng vận hành số đang giúp AI trở thành một phần liền mạch trong hệ thống vận hành của doanh nghiệp.
Xu hướng sử dụng AI trong công việc tại các doanh nghiệp
Trong giai đoạn gần đây, thị trường trí tuệ nhân tạo toàn cầu đang bước vào một thời điểm thú vị trong chu kỳ phát triển công nghệ. Theo mô hình Hype Cycle của Gartner, AI đang dần đi qua giai đoạn kỳ vọng quá cao và tiến vào "Thung lũng của sự vỡ mộng". Đây là giai đoạn mà nhiều tổ chức bắt đầu nhìn nhận AI một cách thực tế hơn: không còn coi AI là giải pháp thần kỳ có thể giải quyết mọi vấn đề, mà tập trung vào các ứng dụng có giá trị rõ ràng và khả năng triển khai thực tế.
Điều đáng chú ý là chính giai đoạn này lại đánh dấu sự trưởng thành của AI trong doanh nghiệp. Thay vì triển khai các thử nghiệm rời rạc, nhiều tổ chức đang chuyển hướng sang tích hợp AI trực tiếp vào các luồng công việc hiện hữu thông qua các nền tảng làm việc số mà họ đang sử dụng. Điều này giúp doanh nghiệp tận dụng AI như một phần của hệ thống vận hành, thay vì một công cụ độc lập.
Giá trị AI mang lại cho doanh nghiệp
Không chỉ dừng lại ở cải thiện năng suất, AI ngày càng chứng minh giá trị trực tiếp đối với tăng trưởng kinh doanh. Theo báo cáo từ McKinsey, khoảng 56% doanh nghiệp cho biết AI đã góp phần làm tăng doanh thu, với phần lớn ghi nhận mức tăng trưởng từ 6-10%.
Đáng chú ý hơn, đối với các doanh nghiệp đã triển khai AI một cách bài bản, mức tăng trưởng doanh thu trung bình được dự báo có thể đạt 18-20% vào năm 2026. Điều này cho thấy AI không chỉ là công cụ hỗ trợ vận hành mà đang dần trở thành động lực thúc đẩy tăng trưởng chiến lược.
Các ứng dụng AI phổ biến trong công việc giúp nâng cao hiệu suất
Sức mạnh và tiềm năng của AI đã và đang không ngừng lớn mạnh hơn, nhưng điều đáng chú ý hơn cả vẫn là việc doanh nghiệp có thể ứng dụng chúng ra sao vào những công việc cụ thể trong vận hành. Dưới đây là một số ứng dụng AI phổ biến đang được doanh nghiệp triển khai để nâng cao năng suất và hiệu quả công việc.
Tự động hóa luồng công việc với AI Agent
Năm 2025 đã chứng kiến sự bùng nổ của AI Agents, bước đột phá so với các chatbot truyền thống chỉ có khả năng phản hồi thông tin. AI Agents được thiết kế để có thể hiểu mục tiêu, lập kế hoạch, tự lựa chọn công cụ và thực thi các chuỗi hành động đa bước một cách tự chủ.
Agent sắp xếp lịch họp (Nguồn: n8n)
Sự chuyển dịch từ "Copilot" sang "Agent" đánh dấu một bước tiến về niềm tin công nghệ. Trong khi Copilot yêu cầu con người thực hiện hành động sau khi nhận gợi ý, Agent có thể tự thực hiện hành động đó.
Ví dụ, một agent xử lý hóa đơn có thể tự động giám sát hộp thư, trích xuất dữ liệu từ PDF bằng OCR, đối soát ba bước (hóa đơn, đơn đặt hàng, biên bản nhận hàng) trong ERP và phê duyệt thanh toán nếu mọi thứ khớp nhau. Quy trình này giúp cắt giảm đáng kể thời gian xử lý và tỷ lệ sai sót so với các phương pháp truyền thống.
Sáng tạo nội dung cùng Generative AI
Generative AI đang mở ra một cách tiếp cận hoàn toàn mới trong việc sáng tạo nội dung trong doanh nghiệp. Thay vì bắt đầu từ trang giấy trắng, các công cụ AI có thể hỗ trợ tạo bản nháp, gợi ý ý tưởng, chỉnh sửa và tối ưu nội dung chỉ trong vài phút. Điều này giúp các đội ngũ marketing, truyền thông hay sản phẩm rút ngắn đáng kể thời gian sản xuất nội dung, đồng thời vẫn đảm bảo tính nhất quán trong thông điệp và phong cách thương hiệu.
Trong thực tế, Generative AI có thể hỗ trợ nhiều dạng nội dung khác nhau như bài viết blog, nội dung quảng cáo, kịch bản video, email marketing, tài liệu bán hàng hoặc bài đăng mạng xã hội. AI cũng có khả năng điều chỉnh nội dung theo từng mục tiêu cụ thể, chẳng hạn như tối ưu SEO, tạo tiêu đề thu hút hoặc chuyển đổi một nội dung dài thành nhiều định dạng ngắn gọn hơn để phù hợp với các kênh truyền thông khác nhau.
Tạo outline và viết bài blog với công cụ AI (Nguồn: Jasper AI)
Không chỉ dừng lại ở văn bản, Generative AI còn có thể tạo hình ảnh, video hoặc giọng nói từ mô tả bằng ngôn ngữ tự nhiên, giúp doanh nghiệp mở rộng khả năng sản xuất nội dung đa phương tiện mà không cần đội ngũ sản xuất lớn. Nhờ vậy, các chiến dịch truyền thông có thể được triển khai nhanh hơn, linh hoạt hơn và dễ dàng thử nghiệm nhiều ý tưởng sáng tạo khác nhau.
AI hỗ trợ nghiên cứu và tìm kiếm thông tin
Trong môi trường làm việc hiện đại, việc tìm kiếm và tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau thường tốn nhiều thời gian và công sức. AI đang giúp đơn giản hóa quá trình này bằng cách hỗ trợ người dùng nhanh chóng tìm kiếm, phân tích và tóm tắt lượng lớn dữ liệu chỉ trong vài phút.
Thay vì phải đọc qua hàng chục tài liệu, báo cáo hoặc bài viết, người dùng có thể sử dụng các công cụ AI để tóm tắt nội dung chính, so sánh thông tin giữa nhiều nguồn và rút ra các insight quan trọng. Ví dụ, các công cụ như ChatGPT, Perplexity AI hay Gemini cho phép người dùng đặt câu hỏi trực tiếp và nhận câu trả lời tổng hợp từ nhiều nguồn thông tin khác nhau. Điều này giúp quá trình nghiên cứu trở nên nhanh chóng và có định hướng hơn.
Tính năng hỏi đáp và tạo mindmap dựa trên nguồn trong NotebookLM
Ngoài ra, một số công cụ AI còn được thiết kế riêng cho việc đọc và phân tích tài liệu chuyên sâu. Chẳng hạn, Elicit có thể tìm và tóm tắt các bài nghiên cứu học thuật, trong khi Consensus giúp người dùng nhanh chóng hiểu được kết luận chính của các nghiên cứu khoa học.
Trợ lý AI trong các cuộc họp ảo
Khi môi trường làm việc số và mô hình làm việc từ xa ngày càng phổ biến, các cuộc họp trực tuyến đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc theo dõi các ý chính và tổng hợp lại các quyết định để viết meeting minutes sau cuộc họp thường tốn nhiều thời gian. AI đang giúp giải quyết vấn đề này thông qua các trợ lý họp AI thông minh.
Các trợ lý AI có thể tự động ghi âm, chuyển giọng nói thành văn bản, tóm tắt nội dung chính và xác định các đầu việc quan trọng ngay sau khi cuộc họp kết thúc. Điều này giúp người tham gia không cần phải vừa trao đổi vừa ghi chép, từ đó có thể tập trung hơn vào nội dung thảo luận.
AI tự động tạo transcript và viết meeting minutes cho cuộc họp trực tuyến (Nguồn: Lark)
Nhờ những khả năng này, AI không chỉ giúp tiết kiệm thời gian ghi chép và tổng hợp thông tin, mà còn giúp doanh nghiệp lưu trữ tri thức từ các cuộc họp một cách có hệ thống, giúp việc theo dõi công việc và ra quyết định trở nên rõ ràng và hiệu quả hơn.
Lập trình viên AI và làn sóng Vibe Coding
Làn sóng Vibe Coding đã trở thành hiện tượng công nghệ đáng chú ý nhất năm 2025, định nghĩa lại khái niệm về việc tạo ra phần mềm. Khái niệm này ám chỉ việc bất kỳ ai, kể cả những người không biết lập trình, cũng có thể xây dựng ứng dụng hoặc trò chơi bằng cách miêu tả điều mình muốn và để AI làm nốt phần còn lại. Đây là sự chuyển dịch từ lập trình dựa trên cú pháp sang lập trình dựa trên cảm xúc và mục tiêu.
Lợi ích lớn nhất của Vibe Coding là tốc độ khi một sản phẩm có thể hoàn thành trong vài giờ thay vì vài tuần, giúp thúc đẩy sáng tạo không giới hạn.
Code một landing page bằng Lovable AI
Tuy nhiên, mặt trái của xu hướng này là rủi ro về tính bền vững. CEO của Cursor, Michael Truell, đã cảnh báo rằng việc để AI xây dựng mọi thứ mà không hiểu rõ mã nguồn sẽ khiến ứng dụng "tan vỡ" khi độ phức tạp tăng lên. Vì vậy, doanh nghiệp triển khai Vibe Coding luôn cần có lập trình viên có kinh nghiệm kiểm soát mã nguồn trước khi đưa vào vận hành chính thức.
Một số ứng dụng AI hữu ích trong Lark Suite - nền tảng vận hành số hợp nhất cho doanh nghiệp
Mặc dù các công cụ AI hiện nay được phát triển cho từng mục đích sử dụng đều rất mạnh mẽ và đáp ứng tốt nhu cầu của thị trường, nhưng dưới góc độ quản trị và vận hành doanh nghiệp, việc sử dụng chúng một cách rời rạc không phải lúc nào cũng là phương án tối ưu. Khi mỗi công cụ hoạt động độc lập, dữ liệu và quy trình làm việc dễ bị phân mảnh, khiến doanh nghiệp khó khai thác trọn vẹn giá trị mà AI có thể mang lại.
Chính vì vậy, một xu hướng đang ngày càng rõ rệt trong giai đoạn gần đây là tích hợp AI trực tiếp vào một nền tảng vận hành hợp nhất như Lark Suite, nơi dữ liệu, giao tiếp và quy trình làm việc được kết nối trong cùng một hệ thống. Trong mô hình ứng dụng AI của Lark, AI không chỉ hỗ trợ từng tác vụ riêng lẻ mà còn có thể phát huy hiệu quả xuyên suốt toàn bộ hoạt động của tổ chức.
Xử lý dữ liệu thông minh hơn với bảng dữ liệu tích hợp AI
Lark Base là một công cụ trong Lark Suite giúp doanh nghiệp tổ chức dữ liệu, xây dựng quy trình và quản lý công việc trên một nền tảng trực quan, không cần lập trình.
Trong nhiều doanh nghiệp, việc quản lý và xử lý dữ liệu trong các bảng tính thường đòi hỏi nhiều thao tác thủ công như nhập liệu, phân loại, viết công thức hay tìm kiếm thông tin liên quan. Lark Base tích hợp AI trực tiếp vào các bảng dữ liệu để giúp giảm đáng kể khối lượng công việc này.
Thông qua các AI field shortcuts, người dùng có thể nhanh chóng dịch văn bản, tóm tắt nội dung dài, trích xuất thông tin quan trọng, phân loại dữ liệu hoặc thậm chí tạo nội dung mới ngay trong từng ô dữ liệu. Khi làm việc với các trường liên kết, AI cũng có thể gợi ý các bảng liên quan, giúp kết nối dữ liệu giữa các bảng mà không cần phải tìm kiếm thủ công.
Ngoài ra, với các phép tính phức tạp, AI có thể tự động tạo công thức phù hợp, giúp người dùng không cần phải viết hoặc chỉnh sửa các công thức phức tạp như trong bảng tính truyền thống. Nhờ đó, ngay cả những người không có nền tảng kỹ thuật vẫn có thể xử lý và phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng, chính xác và tự tin hơn.
Nhập liệu và chuẩn hóa dữ liệu dễ dàng với AI
Bên cạnh việc hỗ trợ xử lý dữ liệu, AI trong Lark Base còn giúp doanh nghiệp duy trì tính nhất quán và dễ quản lý của dữ liệu ngay từ bước nhập liệu. Khi tạo các trường để chọn một hoặc nhiều giá trị, AI có thể tự động gợi ý các giá trị phù hợp dựa trên dữ liệu đã có, giúp tiết kiệm thời gian thiết lập và đảm bảo dữ liệu được chuẩn hóa ngay từ đầu.
Lark cũng hỗ trợ định dạng dữ liệu thông minh, cho phép áp dụng màu sắc theo điều kiện để làm nổi bật các trạng thái cần chú ý như mức độ ưu tiên, rủi ro hoặc tiến độ công việc. Nhờ đó, người dùng có thể nhanh chóng nhận diện các thông tin quan trọng.
Ngoài ra, với thanh công cụ thông minh, người dùng có thể thực hiện các thao tác như chỉnh sửa, tóm tắt hoặc dịch nội dung hàng loạt ngay trong bảng dữ liệu. Điều này giúp các bản ghi luôn rõ ràng, dễ đọc và dễ quản lý ngay cả khi khối lượng dữ liệu ngày càng lớn.
Trợ lý AI trong các luồng công việc tự động
Không chỉ hỗ trợ xử lý dữ liệu tĩnh, AI trong Lark Base còn được tích hợp vào các luồng tự động hóa công việc để giúp doanh nghiệp tự động hóa nhiều bước trong một quy trình làm việc. AI có thể tự động tạo nội dung như bản tóm tắt, ghi chú, thông báo hoặc mô tả công việc dựa trên dữ liệu đang có trong bảng hoặc kết quả từ các bước trước đó của quy trình.
Nhờ vậy, các luồng công việc có thể tự động điều chỉnh nội dung và hành động theo ngữ cảnh thực tế, thay vì phải nhập liệu thủ công cho từng bước. Ví dụ, khi một yêu cầu được phê duyệt hoặc chuyển sang bước tiếp theo, hệ thống có thể tự tạo thông báo, cập nhật trạng thái hoặc gửi mô tả nhiệm vụ cho người phụ trách.
Tính năng này đảm bảo các quy trình diễn ra thường xuyên như phê duyệt, bàn giao công việc hoặc cập nhật tiến độ luôn được thực hiện chính xác, đầy đủ thông tin, đồng thời giảm đáng kể các thao tác nhập liệu lặp lại cho đội ngũ vận hành.
Hỏi đáp & khai thác dữ liệu với AI Q&A
Lark Base còn cho phép người dùng tương tác với dữ liệu theo cách đơn giản hơn thông qua tính năng AI Q&A. Thay vì phải tạo bộ lọc, viết truy vấn hoặc thao tác phân tích phức tạp, người dùng chỉ cần đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên để tìm hiểu về dữ liệu trong bảng, các chỉ số quan trọng hoặc xu hướng trong dữ liệu.
Cách tiếp cận này giúp giảm rào cản phân tích dữ liệu đối với những người không có nền tảng kỹ thuật, đồng thời giúp các team có thể nhanh chóng tìm ra thông tin cần thiết để hỗ trợ ra quyết định.
Bên cạnh đó, tính năng AI Q&A cũng giúp người dùng tìm hiểu cách sử dụng các tính năng trong Base, biến không gian làm việc trở thành một hệ thống tương tác do AI hướng dẫn trực tiếp.
Nắm bắt nội dung cuộc họp nhanh chóng với AI trong Lark Minutes
Lark Minutes giúp biến mỗi cuộc họp thành một nguồn thông tin có giá trị bằng cách tự động ghi lại nội dung và tạo bản tóm tắt ngắn gọn ngay sau khi cuộc họp kết thúc. Thay vì phải xem lại toàn bộ bản ghi dài, người dùng có thể nhanh chóng nắm được các nội dung đáng chú ý của buổi họp chỉ trong vài giây.
Nhờ khả năng nhận diện người nói và phân tích nội dung cuộc trao đổi, AI có thể làm nổi bật những khoảnh khắc quan trọng trong cuộc họp. Hệ thống cũng có thể tự động trích xuất các đầu việc được đề cập và gợi ý người phụ trách dựa trên nội dung thảo luận.
Nhờ vậy, người tham gia không cần phải vừa họp vừa ghi chép, mà có thể tập trung hoàn toàn vào việc trao đổi và ra quyết định, trong khi AI đảm nhiệm việc ghi chép, tổng hợp và tổ chức lại thông tin sau cuộc họp.
Tổng kết
Có thể thấy, AI đã nhanh chóng trở thành một phần quan trọng trong vận hành hàng ngày tại doanh nghiệp. Các ứng dụng AI trong công việc đang giúp các đội ngũ làm việc nhanh hơn, giảm bớt các tác vụ thủ công và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu hiệu quả hơn.
Để ứng dụng AI trong doanh nghiệp hiệu quả, điều quan trọng không chỉ là lựa chọn công cụ, mà là xây dựng nền tảng vận hành số có hệ thống ngay từ đầu, giúp tránh tình trạng phân mảnh dữ liệu và công cụ khi quy mô tổ chức phát triển. Khi nền tảng vận hành được thiết kế hợp lý, AI có thể trở thành một lớp năng lực hỗ trợ xuyên suốt mọi hoạt động trong doanh nghiệp.
Với kinh nghiệm triển khai các giải pháp chuyển đổi số và AI cho doanh nghiệp, Rikkei Digital đồng hành cùng các tổ chức trong việc xây dựng nền tảng vận hành số bài bản, từ tư vấn thiết kế quy trình, triển khai nền tảng Lark Suite đến tích hợp các ứng dụng AI vào hoạt động thực tế. Hướng tiếp cận này giúp doanh nghiệp không chỉ thử nghiệm AI, mà còn khai thác được giá trị lâu dài của AI trong toàn bộ hệ thống vận hành.
Quý doanh nghiệp quan tâm đến các giải pháp chuyển đổi số và AI, vui lòng liên hệ qua form dưới đây để nhận tư vấn chuyên sâu từ đội ngũ chuyên gia của Rikkei Digital.
