Tăng hiệu quả và chất lượng cuộc họp nhờ ứng dụng trợ lý họp AI

Trợ lý họp AI đang dần trở thành “cánh tay phải” không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại.

Mục lục

Ngày nay, số lượng các cuộc họp trong doanh nghiệp đang gia tăng nhanh chóng. Riêng tại Mỹ, có tới hơn 55 triệu cuộc họp được tổ chức mỗi tuần.

Việc ghi chú trong cuộc họp vốn không quá khó, nhưng mọi công việc sau đó lại chiếm nhiều thời gian và dễ gây mệt mỏi: chỉnh sửa biên bản, tóm tắt nội dung, rồi chia sẻ các đầu việc cho đồng nghiệp.

Nhờ trợ lý họp AI, nhân sự các doanh nghiệp có thể giảm bớt gánh nặng đó.

Trợ lý họp AI là công cụ mạnh mẽ, được thiết kế để tự động hóa những tác vụ lặp đi lặp lại và tốn nhiều công sức, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả và tập trung vào công việc quan trọng hơn.

Bài viết này sẽ khám phá các trợ lý họp AI hàng đầu hiện nay — bao gồm tính năng nổi bật, ưu nhược điểm cùng những gợi ý để giúp bạn lựa chọn giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.

Trợ lý cuộc họp AI là gì?

Trợ lý họp AI là những công cụ thông minh ứng dụng trí tuệ nhân tạo, giúp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại trong và sau cuộc họp. Thay vì phải ghi chú thủ công, tóm tắt nội dung hay theo dõi công việc, trợ lý AI có thể làm thay bạn. Chúng có khả năng ghi âm – ghi chép thời gian thực, rút ra các ý chính, tạo bản tóm tắt, gán nhiệm vụ và thậm chí tích hợp trực tiếp với các nền tảng cộng tác.

Vì sao chúng ta cần trợ lý họp AI?

Cuộc họp là hoạt động quan trọng để ra quyết định, nhưng lại tốn nhiều thời gian và dễ dẫn đến bỏ sót thông tin. Không có tài liệu ghi chép rõ ràng, doanh nghiệp rất dễ gặp tình trạng chậm deadline hay hiểu nhầm trong phối hợp. Sử dụng trợ lý họp AI giúp bạn:

Tiết kiệm thời gian nhờ loại bỏ việc ghi chép và báo cáo thủ công
Tăng độ chính xác với biên bản và bản tóm tắt tự động
Giữ sự đồng bộ trong nhóm bằng cách phân công và chia sẻ công việc tức thì
Nâng cao năng suất khi tập trung vào thảo luận thay vì việc hành chính

Tóm lại, trợ lý họp AI hỗ trợ những cuộc họp thành phiên làm việc hiệu quả với kết quả rõ ràng và hành động cụ thể.

Tính năng phổ biến của trợ lý cuộc họp AI

Trợ lý họp AI mang lại nhiều giá trị nổi bật, không chỉ ở việc tiết kiệm thời gian mà còn thúc đẩy sự đa dạng và hòa nhập trong môi trường làm việc.

Tạo và gửi nội dung trước cuộc họp: AI có thể tự động soạn và phân phối chương trình họp. Điều này khuyến khích nhân viên xem trước, đưa ra phản hồi, đặc biệt hữu ích với những người ít khi phát biểu trực tiếp trong cuộc họp
Phân tích mức độ tham gia: Trợ lý họp AI có khả năng thống kê ai đã phát biểu, thời lượng bao lâu, từ đó giúp phát hiện liệu có những tiếng nói bị bỏ sót. Ngoài ra, công cụ còn phân tích tông giọng và bầu không khí để đánh giá mức độ thoải mái, an toàn của thành viên khi tham gia thảo luận
Hỗ trợ đa ngôn ngữ: Với tính năng dịch và phụ đề tự động, nhân viên từ nhiều quốc gia, nhiều ngôn ngữ khác nhau đều có thể tham gia, đảm bảo tính toàn cầu và hòa nhập
Tóm tắt & chia sẻ nhanh chóng: Sau cuộc họp, hệ thống tự động tạo bản tóm tắt, liệt kê quyết định và công việc cần làm, đồng thời chia sẻ đến các thành viên qua email hoặc công cụ cộng tác
Ghi chép chính xác & lưu trữ thông minh: Mọi nội dung được ghi lại và lưu trữ có tổ chức, giúp việc tra cứu và quản lý tài liệu họp trở nên đơn giản hơn

Nhờ những tính năng này, trợ lý họp AI không chỉ tối ưu hiệu suất công việc mà còn nâng cao trải nghiệm cộng tác, mang đến sự công bằng, minh bạch và kết nối trong mỗi cuộc họp.

Top 8 trợ lý họp AI phổ biến hiện nay

Hiện nay có rất nhiều lựa chọn trợ lý họp AI, từ những giải pháp toàn diện tích hợp nhiều tính năng đến các công cụ chuyên biệt tập trung vào một vài nhu cầu cụ thể.

Dưới đây, chúng ta sẽ cùng điểm qua 8 trợ lý họp AI phổ biến nhất hiện nay nhằm giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp.

	Ưu điểm	Hạn chế	Chính sách giá
Lark Minutes	Tối ưu cho nền tảng toàn diện: ghi âm, phiên âm, chỉnh sửa, chia sẻ clip, hỗ trợ đa ngôn ngữ (hỗ trợ dịch 100 ngôn ngữ sang 17 ngôn ngữ)	Có nhiều tính năng nên đội ngũ cần thời gian làm quen; đôi khi thông báo quá “ồn”	Có bản Starter miễn phí, Pro $12/user/tháng (cho đến 500 người), Enterprise liên hệ
Fellow	Tích hợp quản lý chương trình, tự động gán các nhiệm vụ, hỗ trợ dịch trong 10 ngôn ngữ	Công cụ miễn phí có giới hạn; không thể thêm thành viên vào chương trình nếu họp lặp lại	Miễn phí (giới hạn), Pro $7/user/tháng, các gói Business & Enterprise
Fireflies.ai	Hỗ trợ cộng tác (bình luận, pin, biểu tượng cảm xúc), tạo tri thức, phân tích chi tiết cuộc họp	Có lúc không phân biệt rõ giữa các người nói; phiên bản miễn phí không cho phép tải bản ghi lời nói/ghi âm	Miễn phí (cá nhân), Pro $10/ghế/tháng, Business $19, Enterprise $39
Avoma	Hỗ trợ cuộc họp: lên lịch, tạo chương trình, bookmarks, chia sẻ snippets, bộ điểm đánh giá	Khi tìm cuộc họp/phần nội dung chi tiết cần dùng từ khóa khá cụ thể; giá cao so với doanh nghiệp nhỏ	Có bản thử miễn phí 14 ngày; các gói giá từ Basic miễn phí, Starter $19, Plus $49, Business $79, Enterprise $129
Fathom	Tốt cho ngân sách hạn chế: ghi âm, phiên âm, tóm tắt không giới hạn trong phiên bản miễn phí	Khó phân biệt giọng nói khi nhiều người tham gia; thiếu khả năng phân tích nâng cao	Miễn phí không giới hạn; Team Edition Standard $24/user/tháng, Pro $29/user/tháng
Sembly	Hỗ trợ hơn 42 ngôn ngữ, tự tham gia các cuộc họp đã lên lịch, chatbot để đặt câu hỏi & soạn email cần thiết sau họp	Việc gán người chịu trách nhiệm đôi khi không đúng; các nhiệm vụ có thể thiếu ngày hạn	Miễn phí cá nhân; Professional $10/tháng/người; Team $20/người đến 40 người; Enterprise liên hệ
Krisp	Tập trung vào âm thanh chất lượng cao: loại bỏ tiếng ồn, tối ưu hóa thu âm, hỗ trợ phiên âm + tóm tắt	Không có phân tích cuộc họp nâng cao vì ưu tiên chất lượng âm thanh	Có bản dùng thử 7 ngày Pro; Free, Pro $8/user/tháng
Otter.ai	Ghi chú trong cuộc họp + tự động trích hành động, hỗ trợ “AI Chat” để đặt câu hỏi & soạn thư từ cuộc họp	Chỉ hỗ trợ tiếng Anh; không thể chỉnh sửa file âm thanh sau khi kết thúc cuộc họp	Basic miễn phí (300 phút/tháng), Pro $10/user/tháng, Business $20/user/tháng, Enterprise từ 26 người trở lên

>> Xem thêm: Lark AI Meeting Notes - Trợ lý cuộc họp thông minh giúp cộng tác hiệu quả

Tiêu chí lựa chọn trợ lý họp AI

Khi lựa chọn trợ lý họp AI, mỗi doanh nghiệp sẽ có những ưu tiên khác nhau:

Giải pháp toàn diện, tích hợp nhiều công cụ

Nếu muốn một trợ lý AI không chỉ phục vụ cho họp mà còn kết nối liền mạch với các công cụ khác như chat, quản lý tài liệu hay lịch làm việc, Lark Minutes là lựa chọn đáng tin cậy. Điểm mạnh là nó nằm trong cùng hệ sinh thái Lark, nên không cần chuyển đổi giữa nhiều nền tảng khác nhau

Tối ưu chi phí, phù hợp doanh nghiệp nhỏ hoặc nhóm startup

Với những tổ chức chú trọng ngân sách, Fathom và Sembly cung cấp các phiên bản miễn phí nhưng vẫn đáp ứng tốt các nhu cầu cơ bản như phiên âm và tóm tắt cuộc họp. Đây là lựa chọn hợp lý nếu bạn chỉ cần tính năng cốt lõi mà không muốn đầu tư nhiều ngay từ đầu

Tập trung vào chất lượng âm thanh

Trong những cuộc họp đông người hoặc có nhiều tạp âm nền, khả năng lọc và tối ưu âm thanh là yếu tố then chốt. Krisp nổi bật với tính năng loại bỏ tiếng ồn, đảm bảo nội dung được ghi lại rõ ràng, từ đó giúp phiên bản transcript và tóm tắt chính xác hơn

Phân tích dữ liệu và mức độ tham gia trong cuộc họp

Nếu muốn không chỉ ghi chép mà còn có insight về ai phát biểu, thời lượng bao lâu, và liệu các thành viên có tham gia công bằng hay không, các công cụ như Sembly, Fireflies hoặc Avoma là lựa chọn phù hợp. Chúng cung cấp phân tích chi tiết để hỗ trợ nhà quản lý nâng cao tính minh bạch, cân bằng và hiệu quả trong thảo luận

Mẹo tận dụng trợ lý họp AI

Để khai thác tối đa giá trị của trợ lý họp AI, có thể áp dụng một số mẹo sau:

Lên chương trình, nội dung rõ ràng trước buổi họp

Để tận dụng tối đa khả năng các công cụ AI để bản ghi cuộc họp, đầu tiên bạn cần lên agenda rõ ràng trước buổi họp. Việc lên sẵn các nội dung chính giúp AI ghi chú hiệu quả hơn, không bỏ lỡ bất kỳ chi tiết nào.

Thông báo team là buổi họp sẽ được ghi âm

Các công cụ AI sử dụng tính năng ghi âm để xử lý thông tin cho việc bản ghi. Vì thế bạn cần thông báo trước với mọi người trong phòng họp về việc ghi âm cuộc họp để đảm bảo tính minh bạch.

Sử dụng bản ghi như danh sách hành động sau họp

Sau khi AI cung cấp bản ghi hoàn chỉnh và đầy đủ, bạn hãy sử dụng tất cả những nội dung đã được hệ thống này như một danh sách hành động. Dựa trên bản ghi, bạn dễ dàng phân chia công việc cho team của mình, cũng như theo dõi tiến độ để đảm bảo không có sai sót hay trễ tiến độ dự án.

Đồng bộ dữ liệu với công cụ quản lý công việc

Cuối cùng, để sử dụng AI một cách hiệu quả, đừng quên đồng bộ dữ liệu sau cuộc họp với các công cụ quản lý công việc phổ biến hiện nay như Trello, Notion,… Điều này giúp bạn làm việc có hệ thống, quản lý công việc tối ưu và đạt được kết quả như mong muốn.

>> Xem thêm: Template Lark Suite dành cho Cuộc họp trực tuyến

Tổng kết

Trợ lý họp AI đang dần trở thành “cánh tay phải” không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại. Từ việc tự động ghi chép, tóm tắt nội dung, phân tích mức độ tham gia cho đến hỗ trợ dịch đa ngôn ngữ, các công cụ này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất và xây dựng văn hóa họp minh bạch, hòa nhập hơn. Điều quan trọng là lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu, ví dụ doanh nghiệp cần sự toàn diện có thể chọn Lark Minutes.

Tại Rikkei Digital, chúng tôi không chỉ cập nhật xu hướng mà còn giúp doanh nghiệp ứng dụng các công nghệ AI vào thực tiễn. Nếu bạn quan tâm đến việc triển khai trợ lý họp AI hoặc các giải pháp cộng tác thông minh khác, hãy liên hệ ngay với Rikkei Digital để được tư vấn chi tiết và trải nghiệm các công cụ tối ưu cho đội ngũ của bạn!