Lark x eContract: Chuẩn hóa quản lý hợp đồng điện tử và ký số
Khám phá giải pháp Lark tích hợp hệ thống eContract giúp doanh nghiệp chuẩn hóa dữ liệu, tự động hóa, tập trung hóa quy trình quản lý hợp đồng điện tử và theo dõi trạng thái theo thời gian thực.
Mục lục
Nhiều doanh nghiệp đã triển khai hợp đồng điện tử nhưng quy trình quản lý vẫn vận hành trên nhiều hệ thống riêng biệt. Dữ liệu nhân sự hoặc khách hàng được lưu ở một nền tảng, quy trình phê duyệt diễn ra trên nền tảng khác, trong khi hợp đồng sau khi ký lại được lưu trữ và theo dõi ở nhiều nơi khác nhau.
Sự rời rạc giữa dữ liệu và quy trình khiến doanh nghiệp phải thực hiện nhiều thao tác thủ công như nhập lại thông tin, chuyển tiếp hồ sơ giữa các hệ thống, theo dõi trạng thái ký hoặc tra cứu hợp đồng. Điều này không chỉ làm giảm hiệu quả vận hành mà còn gia tăng nguy cơ sai sót khi số lượng hợp đồng ngày càng lớn.
Để giải quyết bài toán này, Rikkei Digital phát triển giải pháp tích hợp Lark x eContract, kết nối dữ liệu, quy trình phê duyệt, ký điện tử và quản lý sau ký trong một luồng vận hành thống nhất. Thay vì chỉ số hóa khâu ký kết, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa toàn bộ vòng đời hợp đồng, từ khởi tạo, phê duyệt, ký điện tử đến lưu trữ và theo dõi trạng thái trên cùng một nền tảng.
Lưu ý: Nội dung trong bài được xây dựng trên hệ thống eContract của VNPT, Rikkei Digital có thể hỗ trợ doanh nghiệp triển khai trên nền tảng hợp đồng điện tử doanh nghiệp đang dùng.
Giới thiệu giải pháp Lark x eContract
Lark x eContract là giải pháp tích hợp giữa hệ thống quản trị dữ liệu trên Lark Base với nền tảng ký điện tử, nhằm giúp doanh nghiệp tinh gọn quy trình quản lý vòng đời hợp đồng điện tử. Trong quy trình vận hành hợp đồng điện tử, nền tảng eContract đảm nhiệm phần ký điện tử, trong khi Lark Base giúp tổ chức dữ liệu nhân sự, liên kết hồ sơ hợp đồng, theo dõi trạng thái và lưu trữ kết quả sau ký trong cùng một hệ thống.
Một số tính năng của giải pháp Lark x eContract
|
Nhóm tính năng
|
Mô tả chi tiết
|
|
Chuẩn hóa dữ liệu tập trung
|
Quản lý dữ liệu nhân sự, khách hàng, đối tác trên Lark Base, đồng bộ làm nguồn dữ liệu duy nhất để tạo hợp đồng
|
|
Quản lý template hợp đồng
|
Lưu trữ và quản lý tập trung các mẫu hợp đồng, hỗ trợ tạo mới và cập nhật theo quy trình phê duyệt
|
|
Tự động khởi tạo hợp đồng
|
Tạo hợp đồng từ template và dữ liệu có sẵn, giảm thao tác nhập liệu
|
|
Tích hợp ký số
|
Chuyển hợp đồng sang eContract để ký điện tử với nhiều hình thức xác thực
|
|
Đồng bộ trạng thái ký
|
Cập nhật trạng thái ký và thông tin hợp đồng theo thời gian thực về Lark Base
|
|
Quản lý vòng đời hợp đồng
|
Theo dõi từ bản nháp, chờ ký, có hiệu lực, gia hạn đến hủy bỏ trên cùng một hệ thống
|
|
Dashboard & báo cáo
|
Theo dõi tiến độ xử lý, hợp đồng sắp hết hạn và thống kê theo phòng ban
|
Ứng dụng thực tiễn của giải pháp Lark x eContract
Giải pháp tích hợp Lark x eContract có thể được triển khai linh hoạt cho nhiều loại hợp đồng điện tử và quy trình nghiệp vụ khác nhau. Tùy theo đặc thù vận hành, cơ cấu tổ chức và yêu cầu kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp có thể thiết kế quy trình khởi tạo, ký kết và quản lý hợp đồng trên một nền tảng thống nhất.
Quản lý hồ sơ nhân sự và hợp đồng lao động điện tử
Đối với bộ phận Nhân sự, giải pháp hỗ trợ quản lý toàn bộ vòng đời hợp đồng lao động, từ hợp đồng thử việc, hợp đồng chính thức, gia hạn, ký phụ lục đến chấm dứt hợp đồng.
Dữ liệu nhân sự được chuẩn hóa và quản lý trên Lark Base có thể được sử dụng trực tiếp để khởi tạo hợp đồng dựa trên các trường dữ liệu được kết nối với hợp đồng. Nhờ đó, HR không cần nhập lại nhiều lần các thông tin như họ tên, chức danh, phòng ban, loại hợp đồng, mức lương hoặc thời hạn làm việc.
Việc kết nối dữ liệu và quy trình giúp doanh nghiệp giảm sai sót trong quá trình lập hợp đồng, bảo đảm tính nhất quán giữa hồ sơ nhân sự và nội dung ký kết, đồng thời chủ động theo dõi các hợp đồng sắp hết hạn hoặc cần gia hạn.
Quản lý hợp đồng thương mại điện tử
Giải pháp Lark tích hợp nền tảng ký hợp đồng điện tử phù hợp với các hợp đồng thương mại, cung cấp dịch vụ, hợp tác hoặc các loại hợp đồng cần trải qua nhiều bước phê duyệt trước khi ký.
Doanh nghiệp có thể thiết lập luồng xử lý trên Lark theo đúng quy trình nội bộ, với sự tham gia của các bộ phận như kinh doanh, tài chính, pháp chế, vận hành và ban lãnh đạo. Tùy theo loại hợp đồng, giá trị giao dịch hoặc điều khoản đặc biệt, hệ thống có thể tự động xác định người cần phê duyệt và thứ tự xử lý tương ứng.
Sau khi hoàn tất phê duyệt, hợp đồng được chuyển sang hệ thống eContract để ký điện tử mà không cần tải xuống, gửi email hoặc nhập lại thông tin giữa các hệ thống. Toàn bộ tiến độ được ghi nhận rõ ràng, giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý và minh bạch trách nhiệm tại từng bước.
Kết nối hệ thống eContract để tối ưu quy trình ký điện tử
Bên cạnh việc quản lý dữ liệu trên Lark Base, điểm mấu chốt của giải pháp là khả năng kết nối trực tiếp, liền mạch với hệ thống eContract để tối ưu hóa luồng ký hợp đồng điện tử:
-
Đa dạng hình thức ký số: Nền tảng ký hợp đồng điện tử tích hợp đầy đủ các hình thức ký số từ các nhà cung cấp uy tín, hỗ trợ từ ký ảnh, SmartCA, Email OTP,... Điều này giúp gỡ bỏ hoàn toàn rào cản về mặt công nghệ cho người ký.
-
An toàn và chuẩn hóa quy trình: Các hợp đồng ký qua hệ thống eContract đều đảm bảo đầy đủ tiêu chuẩn an toàn bảo mật và giá trị pháp lý. Quan trọng hơn, toàn bộ hồ sơ sau khi hoàn tất hợp lệ sẽ tự động được hệ thống ghi nhận và lưu trữ tập trung về Lark Base, giúp doanh nghiệp dễ dàng trích xuất và đối soát khi cần thiết.
Quản lý tập trung nhiều loại hợp đồng trên một nền tảng
Thay vì quản lý từng nhóm hợp đồng trên các công cụ hoặc thư mục riêng biệt, doanh nghiệp có thể tập trung toàn bộ dữ liệu và trạng thái xử lý trên Lark Base.
Các loại hồ sơ như hợp đồng lao động, hợp đồng kinh doanh, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng thuê hoặc tài liệu liên quan đều có thể được tổ chức trong cùng một hệ thống. Mỗi hợp đồng được liên kết với các trường dữ liệu nhân sự, khách hàng, đối tác, dự án hoặc phòng ban tương ứng để thuận tiện cho việc tra cứu.
Doanh nghiệp cũng có thể theo dõi số lượng hợp đồng đang chờ phê duyệt, chờ ký, đã hoàn tất, sắp hết hạn hoặc cần xử lý lại. Nhờ đó, bộ phận quản lý có thể nắm bắt tình trạng hợp đồng theo thời gian thực mà không cần tổng hợp báo cáo thủ công từ nhiều nguồn.
>> Xem thêm: 03 loại hợp đồng điện tử phổ biến trong doanh nghiệp
Tổng kết
Giải pháp tích hợp Lark x eContract không chỉ giúp doanh nghiệp số hóa bước ký kết mà còn kết nối dữ liệu, quy trình phê duyệt, trạng thái ký và hoạt động quản lý sau ký trong một luồng vận hành thống nhất.
Thông qua việc chuẩn hóa dữ liệu trên Lark Base, tự động hóa quy trình nội bộ và kết nối với nền tảng ký hợp đồng điện tử, doanh nghiệp có thể giảm thao tác thủ công, hạn chế sai sót, minh bạch trách nhiệm xử lý và quản lý tập trung nhiều loại hợp đồng trên cùng một nền tảng.
Với kinh nghiệm triển khai Lark tích hợp eContract cho nhiều doanh nghiệp, Rikkei Digital hỗ trợ khảo sát, tư vấn, thiết kế và cấu hình quy trình phù hợp với đặc thù vận hành của từng tổ chức và nền tảng ký điện tử doanh nghiệp đang sử dụng, thay vì áp dụng một quy trình mẫu cố định. Cách tiếp cận này giúp giải pháp bám sát nghiệp vụ thực tế, thuận tiện cho người dùng và có khả năng mở rộng theo quy mô doanh nghiệp.
