Triển khai hợp đồng lao động điện tử trên Lark x eContract theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP
Tìm hiểu quy trình triển khai hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP và cách Lark x eContract giúp tự động hóa quản lý hợp đồng.
Mục lục
Khi doanh nghiệp bắt đầu triển khai hợp đồng lao động điện tử, bài toán không chỉ nằm ở việc thay thế hợp đồng giấy bằng ký điện tử mà còn ở cách quản lý dữ liệu, quy trình và hồ sơ trên một hệ thống thống nhất. Nếu quy trình vẫn phân tán giữa nhiều nền tảng, bộ phận Hành chính - Nhân sự sẽ phải nhập liệu, theo dõi thủ công và mất nhiều thời gian trong khâu lưu trữ, tra cứu.
Đây cũng là thời điểm nhiều doanh nghiệp rà soát và chuẩn hóa quy trình hợp đồng lao động điện tử khi Nghị định 337/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, đưa ra những yêu cầu rõ hơn về giao kết, ký, lưu trữ và truy xuất hợp đồng lao động điện tử.
Việc chuyển sang hợp đồng lao động điện tử không bắt buộc với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp đang xây dựng hệ thống quản trị số, đây là cơ hội để chuẩn hóa toàn bộ quy trình quản lý hợp đồng thay vì chỉ số hóa bước ký. Lark là một trong những nền tảng phù hợp có thể đáp ứng mục tiêu này khi được tích hợp với nền tảng eContract.
Lark x eContract: Giải pháp quản lý hợp đồng lao động điện tử trên một nền tảng
Lark Suite là nền tảng cộng tác và quản lý công việc dành cho doanh nghiệp, tích hợp các công cụ như quản lý dữ liệu, quy trình, biểu mẫu, phê duyệt và giao tiếp trên cùng một hệ thống. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tập trung dữ liệu và chuẩn hóa quy trình vận hành thay vì sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp trên thế giới như Xiaomi, Anker hay AEON Mall đang sử dụng Lark để giải quyết các bài toán về giao tiếp nội bộ, quản lý nhân sự, quản trị dự án và tự động hóa quy trình.
Lark có thể tích hợp với nền tảng eContract để kết nối dữ liệu nhân sự, tạo hợp đồng, ký điện tử và lưu trữ hồ sơ trên một quy trình quản lý hợp đồng lao động thống nhất. Trong giải pháp tích hợp Lark x eContract của Rikkei Digital, Lark đóng vai trò quản lý dữ liệu và điều phối quy trình, còn eContract đảm nhiệm nghiệp vụ ký điện tử, xác thực người ký và đảm bảo giá trị pháp lý của hợp đồng.
Khi 2 hệ thống được tích hợp, doanh nghiệp có thể:
-
Quản lý tập trung dữ liệu nhân sự, hợp đồng và trạng thái xử lý trên một hệ thống thống nhất
-
Tự động tạo hợp đồng từ template có sẵn với dữ liệu lấy trực tiếp từ Lark Base, hạn chế nhập liệu thủ công
-
Chuyển hợp đồng sang eContract để ký ngay trong quy trình, đồng thời tự động đồng bộ trạng thái ký và hồ sơ về Lark theo thời gian thực
-
Theo dõi toàn bộ vòng đời hợp đồng, từ khởi tạo, phê duyệt, ký kết đến lưu trữ, mà không cần chuyển đổi liên tục giữa nhiều nền tảng
Khi được tích hợp đúng cách, hệ thống Lark và nền tảng eContract kết nối với nhau để tạo nên một quy trình quản lý hợp đồng điện tử liền mạch, nhất quán hơn.
>> Xem thêm: 03 loại hợp đồng điện tử phổ biến trong doanh nghiệp
Lợi ích khi tích hợp Lark với eContract cho doanh nghiệp
Khi dữ liệu và quy trình hợp đồng được quản lý tập trung trên Lark thay vì tách rời giữa nhiều công cụ, doanh nghiệp không chỉ giảm số lượng nền tảng phải thao tác mà còn tạo ra một quy trình nhất quán từ đầu đến cuối. Đây cũng là hướng tiếp cận phù hợp với yêu cầu ngày càng rõ hơn về quản lý vòng đời hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
Cụ thể, việc tích hợp Lark x eContract mang lại các giá trị sau:
-
Dữ liệu được quản lý đồng nhất: thông tin nhân sự, mẫu hợp đồng và trạng thái xử lý đều được cập nhật từ một nguồn dữ liệu thống nhất, hạn chế sai lệch giữa các bộ phận.
-
Giảm thao tác thủ công, tối ưu nguồn lực nhân sự: Bộ phận HR không phải tiêu tốn nhiều nguồn lực để thực hiện công việc thủ công như tải file, gửi email, nhắc ký và cập nhật trạng thái bằng tay trên nhiều công cụ khác nhau.
-
Kiểm soát tiến độ theo thời gian thực: doanh nghiệp biết hợp đồng đang ở bước nào, ai đang xử lý và hợp đồng nào cần theo dõi mà không phải tổng hợp từ nhiều nguồn.
-
Tập trung hóa hồ sơ nhân sự: hợp đồng, phụ lục, trạng thái ký và lịch sử xử lý được gắn với từng hồ sơ nhân sự, hỗ trợ tìm kiếm, đối soát hoặc gia hạn nhanh hơn.
-
Tạo nền tảng cho tự động hóa sau này: khi dữ liệu và quy trình đã ổn định, doanh nghiệp có thể mở rộng sang tự động nhắc hạn hợp đồng, gia hạn, tạo phụ lục hoặc báo cáo trạng thái.
Quy trình triển khai hợp đồng lao động điện tử trên Lark Base x eContract
Lark Base đóng vai trò là nơi quản lý dữ liệu, tạo hợp đồng, theo dõi trạng thái và lưu trữ hồ sơ; nền tảng eContract đảm nhiệm bước ký điện tử, gửi thông báo cho người ký và ghi nhận kết quả ký. Khi hai hệ thống được tích hợp, quản lý phòng Nhân sự có thể vận hành hợp đồng lao động điện tử liền mạch, tập trung hơn.
Tạo và ký hợp đồng trên Lark x eContract
Bước 1: Chuẩn hóa dữ liệu nhân sự và mẫu hợp đồng trên Lark Base
Trước khi tạo hợp đồng điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn hóa dữ liệu nhân sự, thông tin hợp đồng và các mẫu hợp đồng trên Lark Base. Các dữ liệu như họ tên, mã nhân viên, phòng ban, chức danh, loại hợp đồng, mức lương, thời hạn hợp đồng, người ký và người phê duyệt cần được quản lý thống nhất để có thể tự động đưa vào hợp đồng. Đây là bước nền tảng giúp khâu tạo, gửi ký và lưu trữ hợp đồng vận hành chính xác hơn.
Bước 2: Tạo hợp đồng từ template và chọn người tham gia ký
Dựa trên mẫu hợp đồng đã được doanh nghiệp chuẩn hóa sẵn, Lark Base có thể tự động tạo hợp đồng bằng cách lấy dữ liệu từ hồ sơ nhân sự và các trường thông tin liên quan. Sau khi hợp đồng được tạo, hệ thống tự động lựa chọn những người tham gia ký dựa trên các loại hợp đòng hoặc admin có thể linh hoạt chỉ định người ký, bao gồm người lao động, người đại diện doanh nghiệp hoặc các bên liên quan khác.
Bước 3: Khởi tạo hợp đồng điện tử và gửi ký trên eContract
Sau khi kiểm tra thông tin hợp đồng và luồng ký, admin kích hoạt thao tác "tạo hợp đồng eContract" trên Base. Hệ thống sẽ tự động gửi file hợp đồng và thông tin người ký sang nền tảng eContract để bắt đầu quy trình ký số. Khi gửi thành công, trạng thái hợp đồng trên Lark Base được cập nhật từ bản nháp sang trạng thái chờ ký, giúp HR theo dõi tiến độ ngay trong hệ thống.
Bước 4: Người ký nhận email và thực hiện ký
Những người tham gia ký sẽ nhận được email thông báo từ nền tảng eContract. Người ký truy cập đường dẫn trong email, xác thực theo hướng dẫn và thực hiện ký điện tử trên hợp đồng. Bước này được xử lý trên nền tảng eContract, trong khi quản lý vẫn có thể theo dõi tiến độ ký từ Lark Base thông qua trạng thái được đồng bộ.
Bước 5: Hợp đồng đã ký được lưu về Lark Base
Sau khi người ký hoàn tất thao tác ký, file hợp đồng đã ký sẽ được đồng bộ trở lại Lark Base để lưu trữ. Admin có thể theo dõi từng người đã ký, người chưa ký và tình trạng xử lý của hợp đồng trong các bảng quản lý liên quan. Việc lưu file sau ký về Lark giúp hợp đồng không bị tách rời khỏi hồ sơ nhân sự và dễ dàng tra cứu khi cần.
Bước 6: Lưu trữ hợp đồng sau ký và quản lý vòng đời hợp đồng
Khi tất cả các bên đã hoàn tất việc ký, trạng thái hợp đồng trên Lark Base sẽ được cập nhật thành trạng thái "Có hiệu lực". Đây là dấu hiệu cho thấy hợp đồng đã hoàn tất quy trình ký và có thể được sử dụng cho các nghiệp vụ tiếp theo như lưu trữ hồ sơ nhân sự, theo dõi thời hạn hợp đồng, nhắc gia hạn hoặc đối soát nội bộ.
Hủy hoặc từ chối ký hợp đồng trên Lark Base x eContract
Trong quá trình ký điện tử, không phải mọi hợp đồng sau khi được tạo và gửi ký đều đi đến trạng thái hoàn tất. Doanh nghiệp cần thiết kế thêm các luồng xử lý phát sinh để phòng Nhân sự và các bên liên quan có thể kiểm soát hợp đồng khi phát hiện sai sót, cần chỉnh sửa hoặc khi người ký không đồng ý với nội dung hợp đồng.
Trường hợp 1: Người tạo hợp đồng hủy từ Lark Base
Với những hợp đồng đã được tạo nhưng chưa chuyển sang trạng thái “Có hiệu lực”, admin hoặc HR phụ trách có thể thực hiện thao tác hủy hợp đồng trực tiếp trên Lark Base. Trường hợp này thường xảy ra khi người tạo hợp đồng phát hiện sai thông tin, cần chỉnh sửa nội dung, bổ sung điều khoản hoặc tạo lại hợp đồng theo mẫu mới.
Sau khi admin tích chọn “Hủy hợp đồng eContract”, hệ thống sẽ gửi yêu cầu hủy sang nền tảng eContract. Trạng thái hợp đồng trên Lark Base được cập nhật về “Đã hủy”. Quy trình này giúp HR và các bộ phận liên quan nhận biết hợp đồng không còn tiếp tục ký, tránh xử lý nhầm hoặc sử dụng lại bản hợp đồng cũ.
Trường hợp 2: Người ký từ chối ký trên nền tảng eContract
Ngoài trường hợp admin chủ động hủy từ Lark, người ký cũng có thể chọn nút "Từ chối ký" để dừng việc ký ngay trên giao diện eContract nếu phát hiện nội dung hợp đồng chưa đúng, điều khoản không phù hợp, thông tin cá nhân sai lệch hoặc chưa đúng với thỏa thuận ban đầu.
Sau khi người ký từ chối, trạng thái ký sẽ được ghi nhận trên nền tảng eContract và đồng bộ ngược về Lark Base "7. Đã hủy". Từ trạng thái này, HR có thể kiểm tra lý do từ chối, điều chỉnh nội dung hợp đồng nếu cần và tạo lại luồng ký mới sau khi các thông tin đã được xác nhận chính xác.
Checklist đánh giá mức độ sẵn sàng triển khai hợp đồng lao động điện tử cho doanh nghiệp
Trước khi triển khai hợp đồng lao động điện tử, doanh nghiệp nên đánh giá hiện trạng dữ liệu, quy trình và nền tảng đang sử dụng với 6 hạng mục đáng chú ý sau:
-
Quy định áp dụng: Nắm rõ Nghị định 337/2025/NĐ-CP, Nghị định 23/2025/NĐ-CP, Luật Giao dịch điện tử 2023 và Bộ luật Lao động 2019 về giá trị pháp lý, chữ ký điện tử, lưu trữ và truy xuất hợp đồng.
-
Hiện trạng hợp đồng: Rà soát hợp đồng đang ở mức hợp đồng giấy, bản scan/PDF, gửi ký qua eContract độc lập, hay đã có luồng quản lý kết nối với hệ thống nhân sự.
-
Dữ liệu nhân sự: Chuẩn hóa hồ sơ pháp lý doanh nghiệp, giấy tờ tùy thân của người ký và thông tin định danh của người lao động.
-
Nền tảng eContract: Đánh giá khả năng lưu trữ, tra cứu, phân quyền và khả năng tích hợp với hệ thống nhân sự/nội bộ (như Lark).
-
Quy trình end-to-end: Thiết kế luồng tạo hợp đồng, kiểm tra dữ liệu, gửi ký, cập nhật trạng thái, lưu trữ và phương án xử lý ngoại lệ (sai thông tin, từ chối ký...).
-
Đào tạo nhân sự: Tập huấn cho HR, quản lý và người lao động; xây dựng SOP để giảm thời gian đào tạo và hạn chế giải thích lặp lại.
Rikkei Digital đồng hành cùng doanh nghiệp triển khai Lark x eContract
Rikkei Digital trực tiếp tham gia với vai trò đối tác triển khai, đồng hành cùng doanh nghiệp xuyên suốt từ khâu tư vấn, thiết kế đến vận hành, giúp xây dựng một hệ thống quản lý hợp đồng tập trung, tự động và dễ mở rộng.
-
Tư vấn hiện trạng và phạm vi triển khai: Đánh giá cách doanh nghiệp đang quản lý hợp đồng điện tử, dữ liệu nhân sự, quy trình ký số và lưu trữ hồ sơ.
-
Thiết kế quy trình hợp đồng điện tử trên Lark: Xây dựng luồng tạo hợp đồng, chỉ định người ký, theo dõi trạng thái và lưu trữ hồ sơ trên Lark Base.
-
Tích hợp Lark với nền tảng eContract: Kết nối dữ liệu nhân sự, file hợp đồng và thông tin người ký sang eContract; đồng bộ trạng thái ký trở lại Lark Base.
-
Chuẩn hóa dữ liệu và mẫu hợp đồng: Hỗ trợ mapping dữ liệu nhân sự với template hợp đồng lao động, phụ lục và các tài liệu liên quan.
-
Đào tạo và chuyển giao vận hành: Hướng dẫn HR, quản lý và người lao động sử dụng quy trình mới, đồng thời xây dựng tài liệu thao tác để doanh nghiệp dễ duy trì sau triển khai.
Với cách tiếp cận này, HĐLĐ điện tử không chỉ là một bước ký online, mà trở thành một phần của hệ thống quản trị nhân sự số. Doanh nghiệp có thể quản lý dữ liệu, quy trình và hồ sơ lao động tập trung hơn, đồng thời từng bước giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công trong vận hành HR.
Tổng kết
Vận hành hợp đồng lao động điện tử không chỉ là thay thế hợp đồng giấy bằng ký điện tử mà còn là quá trình chuẩn hóa dữ liệu, quy trình và quản lý toàn bộ vòng đời hợp đồng trên một hệ thống thống nhất.
Khi được triển khai phù hợp, giải pháp Lark x eContract giúp kết nối dữ liệu, quy trình và hồ sơ hợp đồng trên cùng một hệ thống, tạo nền tảng để doanh nghiệp tự động hóa và quản lý toàn bộ vòng đời hợp đồng lao động điện tử hiệu quả hơn.
Với vai trò là Lark Suite Platinum Partner tại Việt Nam, Rikkei Digital đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc tư vấn, thiết kế và triển khai giải pháp Lark x eContract phù hợp với thực tế vận hành. Doanh nghiệp muốn tối ưu quy trình quản lý hợp đồng lao động điện tử tập trung có thể liên hệ Rikkei Digital để được tư vấn giải pháp phù hợp với nhu cầu hiện tại.
