Checklist triển khai hợp đồng lao động điện tử cho doanh nghiệp theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP

Hợp đồng lao động điện tử là gì?

>> Đọc thêm: 03 loại hợp đồng điện tử phổ biến trong doanh nghiệp

Vì sao doanh nghiệp cần đánh giá và rà soát quy trình HĐLĐ điện tử?

• Xác định mức độ sẵn sàng của quy trình hiện tại: Doanh nghiệp có thể kiểm tra quy trình đang dừng ở mức gửi file ký online, dùng eContract độc lập hay đã có luồng quản lý end-to-end từ dữ liệu đến lưu trữ.
• Giảm rủi ro sai sót trong quá trình tạo và ký hợp đồng: Dữ liệu nhân sự, người ký và phiên bản tài liệu được hệ thống hóa để hạn chế lỗi phải sửa, gửi lại hoặc ký lại.
• Chuẩn hóa cách phối hợp giữa HR, quản lý và người lao động: Việc xác định rõ ai tạo hợp đồng, ai ký và ai quản lý hồ sơ sau ký giúp giảm chồng chéo trong vận hành.
• Kiểm soát tốt hơn trạng thái ký và hồ sơ sau ký: Doanh nghiệp có thể theo dõi hợp đồng đang chờ ký, đã ký, bị từ chối, cần chỉnh sửa hoặc sắp hết hạn trên một hệ thống tập trung hơn.
• Tạo nền tảng cho tự động hóa sau này: Khi dữ liệu, template và quy trình đã được chuẩn hóa, doanh nghiệp có thể mở rộng sang tự động tạo hợp đồng, gửi ký, cập nhật trạng thái và lưu trữ hồ sơ.

Checklist triển khai hợp đồng lao động điện tử hiệu quả cho doanh nghiệp

Nắm rõ quy định liên quan đến hợp đồng lao động điện tử

• Khái niệm HĐLĐ điện tử và giá trị pháp lý so với hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.
• Điều kiện giao kết hợp đồng lao động điện tử thông qua nền tảng eContract.
• Yêu cầu về chữ ký điện tử, chữ ký số, định danh và xác thực chủ thể ký.
• Yêu cầu về lưu trữ, truy xuất, bảo đảm toàn vẹn dữ liệu và gắn ID cho HĐLĐ điện tử theo quy định.
• Các văn bản liên quan như Nghị định 337/2025/NĐ-CP, Nghị định 23/2025/NĐ-CP, Luật Giao dịch điện tử 2023 và Bộ luật Lao động 2019.

Rà soát hiện trạng hợp đồng lao động doanh nghiệp đang quản lý

• Phân loại hợp đồng theo nhóm: Thử việc, xác định thời hạn, không xác định thời hạn, phụ lục
• Thống kê hợp đồng sắp hết hạn, cần gia hạn hoặc cần tái ký
• Đánh giá hình thức lưu trữ hiện tại: Bản giấy, bản scan, file rời rạc, eContract độc lập hoặc hệ thống nội bộ
• Xác định phạm vi cần chuẩn hóa tiếp theo: Toàn doanh nghiệp hay từng đơn vị, nhóm nhân sự hoặc nhóm hợp đồng

Chuẩn hóa dữ liệu nhân sự đúng quy định

• Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp, như giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc quyết định thành lập, tùy theo loại hình đơn vị
• Giấy tờ tùy thân còn hiệu lực của người đại diện theo pháp luật hoặc người có thẩm quyền ký, như căn cước công dân, thẻ căn cước, giấy chứng nhận căn cước, tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn
• Thông tin định danh của người lao động, bao gồm căn cước công dân, thẻ căn cước, căn cước điện tử, giấy chứng nhận căn cước, tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn
• Dữ liệu phục vụ quản lý HĐLĐ điện tử, như họ tên, mã nhân viên, phòng ban, chức danh, loại hợp đồng, thời hạn hợp đồng, email, số điện thoại và các trường dữ liệu được kết nối với mẫu hợp đồng

>> Đọc thêm: Số hóa quản lý hồ sơ nhân sự với Lark Base x PDF Maker: Tạo hợp đồng & phiếu lương tự động

Lựa chọn nền tảng eContract và khả năng kết nối hệ thống nội bộ

• Việc giao kết hợp đồng lao động điện tử thông qua nhà cung cấp eContract phải đảm bảo các điều kiện theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
• Nền tảng cần hỗ trợ lưu trữ, tra cứu và phân quyền để hợp đồng sau ký được quản lý an toàn, có thể tìm kiếm theo mã nhân viên, loại hợp đồng, thời gian, trạng thái ký và quyền truy cập theo vai trò.
• Hệ thống cần có nhật ký thao tác và kiểm soát phiên bản để ghi nhận lịch sử xử lý, trạng thái sau mỗi lần cập nhật và phiên bản tài liệu.
• Nền tảng eContract nên có khả năng tích hợp với hệ thống HRM hoặc hệ thống nội bộ khác để đồng bộ dữ liệu nhân sự, file hợp đồng, thông tin người ký và trạng thái ký về một nơi quản lý tập trung.

Chuẩn hóa quy trình quản lý hợp đồng lao động điện tử

• Thiết kế luồng tạo hợp đồng, kiểm tra dữ liệu, gửi ký, cập nhật trạng thái và lưu trữ.
• Chuẩn hóa bộ mẫu hợp đồng, phụ lục và các tài liệu liên quan.
• Thiết lập quy định về mã hợp đồng, đặt tên file, phân quyền truy cập và tra cứu hồ sơ.
• Chuẩn bị phương án xử lý ngoại lệ như sai thông tin, từ chối ký, thay đổi nội dung hoặc người lao động chưa thuận tiện ký điện tử.

Đào tạo người dùng và chuẩn hóa quy trình vận hành

• Tập huấn quy trình làm việc cho bộ phận phụ trách, đặc biệt là HR, quản lý trực tiếp và các bên liên quan trong luồng vận hành
• Hướng dẫn thao tác trên hệ thống, bao gồm tạo hợp đồng điện tử, kiểm tra thông tin, chỉ định người ký, theo dõi trạng thái ký và xử lý trường hợp bị từ chối hoặc cần chỉnh sửa
• Hướng dẫn người lao động cách nhận thông báo ký, xác thực thông tin, thực hiện ký và xem lại hợp đồng sau khi hoàn tất
• Xây dựng bộ tài liệu hướng dẫn/SOP để giảm thời gian đào tạo trực tiếp, hạn chế giải thích lặp lại và giúp người dùng tự tra cứu khi cần

>> Đọc thêm: Tầm quan trọng của việc Tự động hoá quy trình Tuyển dụng & Quản lý vòng đời nhân sự trong doanh nghiệp

Giải pháp tích hợp hệ thống nội bộ Lark với nền tảng eContract

• Lưu trữ dữ liệu nhân sự trên Lark Base: HR quản lý thông tin người lao động, loại hợp đồng, thời hạn, phòng ban, người phụ trách và trạng thái xử lý trên một cơ sở dữ liệu tập trung.
• Tạo hợp đồng từ dữ liệu đã chuẩn hóa: Hệ thống sử dụng dữ liệu trong Lark Base để tạo hợp đồng theo mẫu, giúp giảm thao tác copy/paste thủ công và hạn chế sai lệch thông tin.
• Đồng bộ sang eContract để gửi ký: Sau khi hợp đồng được duyệt, file hợp đồng và thông tin người ký được chuyển sang nền tảng eContract để thực hiện ký điện tử.
• Cập nhật trạng thái ký về Lark Base: Các trạng thái như chờ ký, đã ký, từ chối hoặc hoàn tất được đồng bộ trở lại Lark Base để HR theo dõi tập trung.
• Lưu trữ hợp đồng sau ký trong hồ sơ nhân sự: Hợp đồng hoàn tất, phụ lục và các tài liệu liên quan được gắn với từng hồ sơ nhân sự, giúp dễ tra cứu khi cần gia hạn, đối chiếu hoặc kiểm tra.

Lợi ích khi doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình vận hành hợp đồng lao động điện tử trên Lark x eContract

• Giảm thao tác thủ công: HR không phải tải file, gửi email, nhắc ký và cập nhật trạng thái bằng tay trên nhiều công cụ khác nhau.
• Tăng khả năng kiểm soát trạng thái: doanh nghiệp có thể biết hợp đồng đang ở bước nào, ai đang xử lý, hợp đồng nào đã hoàn tất và hợp đồng nào cần theo dõi tiếp.
• Hạn chế sai lệch dữ liệu: thông tin nhân sự được lấy từ nguồn dữ liệu đã chuẩn hóa, giúp giảm lỗi khi tạo hợp đồng và gửi ký.
• Tập trung hóa hồ sơ nhân sự: hợp đồng, phụ lục, trạng thái ký và lịch sử xử lý được gắn với từng hồ sơ nhân sự, hỗ trợ tra cứu nhanh hơn.
• Tạo nền tảng cho tự động hóa: khi dữ liệu và quy trình đã ổn định, doanh nghiệp có thể mở rộng sang tự động nhắc hạn hợp đồng, gia hạn, tạo phụ lục hoặc báo cáo trạng thái hợp đồng.

Rikkei Digital đồng hành cùng doanh nghiệp triển khai hợp đồng lao động điện tử như thế nào?

• Tư vấn hiện trạng và phạm vi triển khai: Đánh giá cách doanh nghiệp đang quản lý hợp đồng điện tử, dữ liệu nhân sự, quy trình ký số và lưu trữ hồ sơ.
• Thiết kế quy trình hợp đồng điện tử trên Lark: Xây dựng luồng tạo hợp đồng, chỉ định người ký, theo dõi trạng thái và lưu trữ hồ sơ trên Lark Base.
• Tích hợp Lark với nền tảng eContract: Kết nối dữ liệu nhân sự, file hợp đồng và thông tin người ký sang eContract; đồng bộ trạng thái ký trở lại Lark Base.
• Chuẩn hóa dữ liệu và mẫu hợp đồng: Hỗ trợ mapping dữ liệu nhân sự với template hợp đồng lao động, phụ lục và các tài liệu liên quan.
• Đào tạo và chuyển giao vận hành: Hướng dẫn HR, quản lý và người lao động sử dụng quy trình mới, đồng thời xây dựng tài liệu thao tác để doanh nghiệp dễ duy trì sau triển khai.

Tổng kết