Meeting Minutes vs. Meeting Notes: Hướng dẫn phân biệt và cách áp dụng

Meeting notes và meeting minutes đều đóng vai trò quan trọng trong việc ghi lại thông tin cuộc họp, mỗi loại lại phù hợp với một mục đích riêng.

Mục lục

Theo Harvard Business Review, các cuộc họp kém hiệu quả, lãng phí thời gian có thể gây tác động tiêu cực đến sức khỏe tâm lý, thể chất và tinh thần của nhân sự. Mặc dù, các cuộc họp là một phần không thể thiếu trong cộng tác và đưa ra các quyết định quan trọng nhưng không phải cuộc họp nào cũng hiệu quả. Một trong những cách để tăng năng suất cuộc họp đó chính là ghi lại các thông tin chính. Và cũng có nhiều dạng thức ghi lại các thông tin chính đó.

Bài viết này sẽ đi vào chi tiết cách phân biệt giữa biên bản cuộc họp (meeting minutes) và ghi chú cuộc họp (meeting notes), đưa ra định nghĩa, ưu và nhược điểm của từng cách tiếp cận, đồng thời giới thiệu các công cụ phù hợp để tối đa hóa hiệu quả. Hãy cùng Rikkei Digital tìm hiểu!

Meeting Minutes là gì?

Meeting Minutes là một hình thức ghi chép lại nội dung cuộc họp một cách chính thức và có cấu trúc rõ ràng. Sau mỗi cuộc họp, nhân sự phụ trách sẽ tổng hợp nội dung thảo luận thành các quyết định chính và nhiệm vụ cụ thể.

Meeting minutes thường tuân theo một cấu trúc chặt chẽ, bao gồm đầu mục thảo luận, nội dung chi tiết và phân công nhiệm vụ. Vậy meeting minutes sẽ phù hợp trong các cuộc họp chính thức, trang trọng như họp hội đồng quản trị, hội nghị toàn công ty hoặc các buổi họp về chiến lược.

>> Xem thêm: Meeting minutes và cách viết Meeting minutes hiệu quả với Lark Docs template

Ưu điểm

Rõ ràng, dễ theo dõi: Meeting minutes hiệu quả giúp nhân sự hiểu được toàn bộ nội dung cuộc họp, các công việc cần làm kể cả khi không tham gia cuộc họp
Mang tính pháp lý (trong một số trường hợp, đặc biệt đối với doanh nghiệp): Theo Luật Doanh nghiệp Việt Nam 2020 (Điều 60, 146, 152) quy định rõ: biên bản họp HĐQT, HĐTV, ĐHĐCĐ là tài liệu bắt buộc, có hiệu lực pháp lý khi xác nhận quyết định được thông qua

Nhược điểm

Mất nhiều thời gian xử lý: Việc ghi biên bản chi tiết đòi hỏi nhiều công sức, tổng hợp và định dạng
Thiếu linh hoạt: Do phải tuân theo mẫu cố định và cần có xác nhận từ các bên tham gia, biên bản không phù hợp cho mục đích ghi chú cá nhân
Yêu cầu tính nhất quán: Cần duy trì định dạng thống nhất và đôi khi phải rà soát lại các biên bản trước đó để đảm bảo đồng bộ

Meeting Notes là gì?

Khác với minutes, Meeting Notes là bản ghi chép không chính thức về các thảo luận trong cuộc họp. Chúng có thể được dùng cho mục đích cá nhân hoặc để cộng tác nội bộ. Không cần tuân thủ khuôn mẫu, notes thường mang tính linh hoạt, nhanh gọn. Người ghi chú (có thể là cá nhân hoặc trợ lý AI) sẽ chọn lọc những điểm quan trọng để ghi chép lại.

Có thể coi notes như bản ghi nhanh về những chi tiết cần nhớ thay vì một tài liệu chính thức. Notes có thể được viết tay hoặc gõ máy, tùy mục đích cá nhân.

Ưu điểm

Cấu trúc linh hoạt: Không cần theo khuôn mẫu cố định, cho phép ghi chú linh hoạt
Phù hợp trong nhiều trường hợp: Có thể tạo ghi chú cho dự án cụ thể, mục đích cá nhân, hoặc làm chương trình hợp tác
Tiết kiệm thời gian và công sức: Phù hợp với các cuộc họp trực tuyến nhanh, nhiều trao đổi. Ghi chú nhanh và để cá nhân nhớ các điểm quan trọng trong cuộc họp

Nhược điểm

Giá trị pháp lý hạn chế: Vì là tài liệu không chính thức, notes không thể dùng trong tuân thủ hoặc pháp lý
Phụ thuộc vào người ghi: Chất lượng phụ thuộc vào cá nhân hoặc công cụ ghi chú
Thiếu ngữ cảnh: Notes truyền thống đôi khi thiếu ngữ cảnh, khiến khó nắm bắt đầy đủ quyết định quan trọng nếu không phải người trực tiếp ghi notes

Điểm khác biệt giữa Minutes và Notes

Để lựa chọn phương pháp ghi chép phù hợp, việc hiểu rõ sự khác biệt giữa meeting notes và meeting minutes là rất quan trọng. Bảng so sánh duới đây sẽ chỉ ra những điểm khác biệt giữa hai hình thức ghi chép này.

	Meeting Notes (Ghi chú cuộc họp)	Meeting Minutes (Biên bản cuộc họp)
Tính chính thức	Không chính thức, mang tính cá nhân	Minutes là hình thức ghi chép chính thức
Cấu trúc	Phụ thuộc vào cách ghi của người viết	Cấu trúc chuẩn, phong cách nhất quán
Giá trị pháp lý	Không có giá trị pháp lý	Có thể dùng cho pháp lý, tuân thủ, hoặc mục đích chính thức khác trong một số trường hợp
Đối tượng	Thành viên trong nhóm hoặc cá nhân	Các bên liên quan, ban lãnh đạo cấp cao
Trường hợp sử dụng	Họp nhóm nhỏ, brainstorm, trao đổi nhanh, họp nội bộ dự án	Họp hội đồng quản trị, họp toàn công ty, họp chiến lược kinh doanh, các cuộc họp yêu cầu hồ sơ pháp lý

Tuy nhiên, trong các cuộc họp không chính thức hoặc nội bộ, hai cách ghi chép này có thể được sử dụng linh hoạt hơn. Doanh nghiệp không nhất thiết phải rập khuôn theo một định dạng cố định, mà có thể kết hợp ưu điểm của cả notes và minutes để vừa tiết kiệm thời gian vừa đảm bảo không bỏ sót thông tin quan trọng. Đây cũng là lúc các công cụ hiện đại tích hợp AI phát huy sức mạnh, giúp tự động hóa quá trình ghi chép, tổng hợp và phân phối thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.

Sử dụng AI viết Meeting Notes – Trợ lý thông minh giúp doanh nghiệp họp hiệu quả

Lark AI Meeting Notes, một trong các công cụ AI được tích hợp hỗ trợ người dùng trong việc ghi chú và lưu trữ các thông tin quan trọng các buổi họp, được Lark phát triển và tích hợp trực tiếp trong Lark Meeting.

Lark Meeting là giải pháp họp trực tuyến nằm trong hệ sinh thái Lark Suite, được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp và tổ chức duy trì kết nối, trao đổi công việc hiệu quả trong mọi hoàn cảnh.

Tích hợp liền mạch: Lark Meeting được kết nối trực tiếp với lịch (Calendar), chat, drive và tài liệu, giúp người dùng dễ dàng tạo, tham gia, và theo dõi cuộc họp ngay trên một nền tảng duy nhất
Họp trực tuyến linh hoạt: Hỗ trợ cuộc gọi video/audio với chất lượng ổn định, chia sẻ màn hình, ghi âm/ghi hình, và tạo phòng breakout để thảo luận nhóm nhỏ

Cộng tác trong thời gian thực: Người tham dự có thể cùng nhau chỉnh sửa tài liệu, ghi chú cuộc họp, và phân công nhiệm vụ ngay trong lúc trao đổi
Hỗ trợ đa thiết bị: Truy cập từ máy tính, trình duyệt hoặc ứng dụng di động, đảm bảo tính liên tục khi làm việc từ xa hoặc di chuyển
Tính năng bảo mật: Tích hợp xác thực, quyền truy cập, và tiêu chuẩn bảo mật cao nhằm bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp

>> Xem thêm: Cách sử dụng tối ưu tính năng Breakout Rooms trong Lark Meetings

Trong Lark Meeting, người dùng có thể kích hoạt tính năng AI summary để nhận bản tóm tắt nội dung đang diễn ra do AI tự động thực hiện. Ngay sau khi cuộc họp kết thúc, một tài liệu ghi chú sẽ được hệ thống tự động tạo ra, bao gồm các nội dung tổng quan, nội dung trọng tâm và danh sách việc cần làm đã được thống nhất trong cuộc họp.

Điểm nổi bật của Lark AI Meeting Notes

Tăng hiệu quả họp: AI tự động tóm tắt, đảm bảo mọi thành viên đều nắm bắt ý chính nhanh chóng
Đơn giản hóa việc theo dõi: Toàn bộ thông tin, tác vụ và người chịu trách nhiệm được ghi lại, giúp tránh bỏ sót công việc
Cộng tác tức thì: Notes hiển thị trực tiếp song song với màn hình họp, hỗ trợ cả những người tham gia muộn
Kết nối công việc: Các tác vụ được đồng bộ sang Lark Task, giúp quản lý và theo dõi tiến độ rõ ràng
Lưu trữ thông minh: Sau cuộc họp, hệ thống tự động tạo bản tài liệu hoàn chỉnh gồm agenda, thảo luận và danh sách đầu việc

Hiệu quả Lark AI Meeting Notes mang lại

Tiết kiệm thời gian: Doanh nghiệp giảm đến 70% thời gian ghi chép và tổng hợp sau cuộc họp
Minh bạch & trách nhiệm rõ ràng: Mọi quyết định và tác vụ đều có người phụ trách, hạn chế tối đa tình trạng “quên việc” hoặc “không ai chịu trách nhiệm”
Tăng tốc độ triển khai: Thông tin từ họp được chuyển ngay thành công việc cụ thể trong hệ thống quản lý, không bị gián đoạn
Cải thiện trải nghiệm họp: Thành viên có thể tập trung thảo luận thay vì ghi chú, đồng thời luôn có tài liệu chuẩn xác để tham chiếu sau này
Nâng cao hiệu suất tổ chức: Từ cấp quản lý đến nhân viên đều có công cụ hỗ trợ theo dõi và đánh giá hiệu quả họp, giúp cải thiện liên tục cách doanh nghiệp vận hành

>> Xem thêm: Lark AI Meeting Notes - Trợ lý cuộc họp thông minh giúp cộng tác hiệu quả

Tổng kết

Meeting notes và meeting minutes đều đóng vai trò quan trọng trong việc ghi lại thông tin cuộc họp, mỗi loại lại phù hợp với một mục đích riêng. Nếu bạn cần sự nhanh gọn, linh hoạt để hỗ trợ trao đổi nội bộ hoặc ghi chú cá nhân, meeting notes là lựa chọn lý tưởng. Ngược lại, khi cần tài liệu chính thức, có giá trị pháp lý và dùng cho lãnh đạo hoặc các bên liên quan, meeting minutes chính là công cụ không thể thiếu.

Điều quan trọng là doanh nghiệp và cá nhân cần xác định rõ mục tiêu của cuộc họp để chọn phương pháp ghi chép phù hợp đồng thời có thể sử dụng công cụ hỗ trợ như Lark AI Meeting Notes, từ đó nâng cao hiệu quả cộng tác và năng suất làm việc.

Quý độc giả nếu có thêm câu hỏi về Lark Suite và Chuyển đổi số nói chung, vui lòng liên hệ Rikkei Digital để nhận được sự tư vấn cụ thể từ chuyên gia.