Tối ưu vận hành và mở rộng quy mô Startups cùng Lark
Lark - công cụ giúp Startups vượt qua thách thức mở rộng và xây dựng nền tảng vững chắc cho sự thành công bền vững.
Mục lục
Trong nền kinh tế số cạnh tranh ngày nay, các công ty khởi nghiệp (Startups) thường đối mặt với một nghịch lý: tăng trưởng nhanh mang lại vô vàn cơ hội, nhưng đồng thời cũng tạo ra những nút thắt trong vận hành có thể ảnh hưởng đến tính bền vững lâu dài. Các công ty này khi mở rộng đội ngũ, tệp khách hàng và danh mục sản phẩm; thường sẽ gặp phải những thách thức trong giao tiếp, hiệu quả quy trình, quản lý tri thức và dòng tiền.
Đây chính là lúc Lark, nền tảng giao tiếp và cộng tác “all-in-one”, trở thành công cụ tạo chuyển đổi. Bằng cách hợp nhất giao tiếp, tài liệu và tự động hóa quy trình trong một ứng dụng duy nhất, Lark không chỉ giúp Startups vượt qua thách thức mở rộng mà còn xây dựng nền tảng vững chắc cho sự thành công bền vững.
Những thách thức lớn nhất trong hành trình scale-up của Startups
Công cụ làm việc phân mảnh
Trong công ty Startups, mỗi phòng ban thường lựa chọn những công cụ riêng lẻ để đáp ứng nhu cầu của mình. Ví dụ, trong một IT Startup có các công cụ hỗ trợ làm việc chia theo phòng ban và mục đích sử dụng như:
-
Team Product/Tech: dùng Jira, GitHub hoặc GitLab để quản lý backlog và code
-
Team Marketing: dựa vào Trello, Notion hoặc Asana để lên kế hoạch triển khai chiến dịch
-
Team Sales & Customer Success: quản lý khách hàng qua HubSpot hoặc Salesforce
-
Team Hành chính nhân sự: xử lý tuyển dụng, chấm công trên Google Sheets hoặc Excel
-
Trao đổi nội bộ: diễn ra qua Slack, Microsoft Teams hoặc Zalo
-
Lưu trữ tài liệu: phân tán giữa Google Drive, Dropbox và email
Hệ quả là mỗi tác vụ, mỗi phòng ban bị khóa trong “vùng công cụ” của riêng mình. Nhân sự phải liên tục chuyển đổi giữa nhiều nền tảng để hoàn thành công việc, gây mất tập trung và lãng phí thời gian. Dữ liệu bị chia cắt, thông tin không nhất quán, dẫn đến trùng lặp hoặc bỏ sót nhiệm vụ. Khi startups bước vào giai đoạn scale-up, sự phân mảnh này trở thành rào cản lớn cho việc vận hành trơn tru và đưa ra quyết định nhanh chóng.
Quy trình vận hành chưa kịp thích ứng với nhu cầu scale-up
Một trong những khó khăn lớn nhất là việc nhận diện những điểm yếu trong quy trình hiện tại. Nếu không được đánh giá lại và tái thiết kế, nhiều bước thủ công, lặp lại hoặc không cần thiết sẽ khiến tổ chức mất nhiều nguồn lực nhưng không tạo ra giá trị.
Ngoài ra, ngay cả khi quy trình được điều chỉnh, doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo chúng đủ linh hoạt và khả năng mở rộng để thích ứng với nhu cầu tăng trưởng liên tục và thay đổi của thị trường. Nếu không, các quy trình sẽ nhanh chóng “vỡ trận” khi khối lượng công việc tăng vọt.
Chính sự thiếu thích ứng này khiến startups dễ mắc kẹt trong vòng xoáy “quy trình cũ – nhu cầu mới”, nơi mà vận hành không theo kịp tầm nhìn chiến lược. Về lâu dài, nó không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc mà còn hạn chế khả năng ra quyết định nhanh chóng và giảm sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Quản trị tri thức và khả năng duy trì năng lực tổ chức
Tại các công ty Startups, tri thức tổ chức thường nằm rải rác giữa nhiều công cụ, tài liệu cá nhân hoặc chỉ tồn tại trong trí nhớ của một số nhân sự chủ chốt. Khi công ty tăng trưởng nhanh, việc lưu giữ và chia sẻ tri thức không được hệ thống hóa dễ dẫn đến mất mát thông tin quan trọng, đặc biệt khi có sự thay đổi nhân sự. Điều này khiến đội ngũ mới khó nắm bắt kiến thức nền tảng, còn quy trình vận hành thiếu tính kế thừa và nhất quán.
Quản lý dòng tiền và tài chính
Một trong những sai lầm thường gặp khi startups tăng trưởng nhanh là xem nhẹ việc quản lý dòng tiền. Khi chi phí cho việc tuyển dụng, mở rộng hạ tầng và vận hành tăng mạnh, doanh thu lại không tăng kịp, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng thiếu hụt dòng tiền. Sự mất cân đối này khiến công ty gặp khó khăn trong việc chi trả cho nhà cung cấp, nhân viên hoặc các nghĩa vụ tài chính khác, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến sự ổn định và khả năng mở rộng.
Ngoài ra, tốc độ mở rộng quá nhanh còn dễ dẫn đến những bất cập trong quản trị vận hành như tồn kho, hóa đơn chậm thu hoặc chi phí cố định quá cao. Những yếu tố này càng tác động trực tiếp đến vấn đề tài chính, khiến doanh nghiệp đối mặt với nguy cơ mất thanh khoản và suy giảm khả năng duy trì tăng trưởng bền vững.
Cách Lark trở thành nền tảng giúp Startups giải quyết các thách thức khi scale-up
Hợp nhất công cụ làm việc trên một nền tảng duy nhất
Một trong những rào cản lớn khi scale-up là việc các phòng ban sử dụng nhiều công cụ rời rạc. Lark giải quyết vấn đề này bằng cách hợp nhất toàn bộ nhu cầu giao tiếp và cộng tác trong một nền tảng duy nhất, Lark giúp người dùng và các đội nhóm giao tiếp, cộng tác, quản lý công việc và truy cập thông tin một cách liền mạch mà không cần phải chuyển đổi liên tục giữa nhiều ứng dụng khác nhau.
Hãy hình dung Lark như một văn phòng số tích hợp sẵn:
-
Phòng họp (Video Conferencing)
-
Bàn làm việc chung nơi mọi người trao đổi (Messenger)
-
Tủ đựng tài liệu dùng chung (Docs, Sheets, Base)
-
Bảng thông báo và lịch trình (Calendar, Email)
-
Quy trình phê duyệt giấy tờ (Approval)
-
Thư viện tri thức nội bộ (Wiki)
Tất cả được gói gọn trong một ứng dụng duy nhất, có thể truy cập trên máy tính (Windows, Mac) và thiết bị di động (iOS, Android) cũng như nền tảng web. Khác với việc phải sử dụng nhiều ứng dụng đơn lẻ, Lark được xây dựng từ đầu với ý tưởng tích hợp sâu, cho phép các tính năng tương tác và bổ trợ lẫn nhau một cách tự nhiên. Ví dụ, nhân sự trong công ty có thể dễ dàng chia sẻ một tài liệu Lark Docs vào cuộc trò chuyện nhóm chung, lên lịch họp trực tuyến ngay từ cửa sổ chat, hay biến một tin nhắn thành một nhiệm vụ giao cho nhân sự khác trong Lark Task.
Linh hoạt trong xây dựng và tự động hóa quy trình vận hành
Trong giai đoạn mở rộng, Startups sẽ thường cần sự linh hoạt trong các quy trình vận hành để đáp ứng với khả năng mở rộng quy mô, hoạt động kinh doanh và sự thay đổi của thị trường. Với Lark Base, doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình một cách linh hoạt và tự động hóa nhiều tác vụ.
Các định dạng trường trên Lark Base đáp ứng được nhu cầu sáng tạo và quản lý nhiều dạng dữ liệu khác nhau. Lark cho phép xây dựng các quy trình bài bản và chuẩn hóa thông qua Lark Base Flow. Đồng thời tự động hóa các quy trình này với các automation hoặc workflow.
Ngoài ra, Lark cho phép tích hợp với hệ thống sẵn có, dễ dàng kết nối với các nền tảng khác, đảm bảo quy trình trơn tru khi scale-up.
-
Kết nối các ứng dụng, hệ thống trong Lark lại với nhau. Ví dụ, Startups có thể dùng Lark AnyCross để kết nối dữ liệu từ Lark Attendance về Lark Base để dễ dàng theo dõi số liệu chấm công và tạo bảng lương nhanh chóng hơn.
-
Kết nối Lark với các hệ thống bên ngoài như Jira, Trello,... từ đó tự động hóa quy trình làm việc và kết nối dữ liệu dễ dàng hơn, gia tăng hiệu quả vận hành của doanh nghiệp.
Điều này giúp giảm tải khối lượng công việc thủ công, hạn chế sai sót và tạo ra quy trình có thể mở rộng khi nhu cầu tăng cao.
Xây dựng trung tâm tri thức tập trung
Tri thức tổ chức là tài sản quan trọng, nhưng dễ bị phân tán khi đội ngũ lớn mạnh. Lark giúp xây dựng một trung tâm tri thức tập chung cho toàn công ty qua Lark Wiki. Lark Wiki là giải pháp quản lý thông tin, lưu trữ dữ liệu và nguồn tri thức nội bộ dành cho mọi tổ chức, doanh nghiệp. Tính năng này cho phép doanh nghiệp có thể tạo, sắp xếp và quản lý đa dạng các loại nội dung, thông tin phong phú và chia sẻ tới toàn bộ nhân viên của mình.
-
Đa dạng nội dung lưu trữ: Lark Wiki hỗ trợ nhiều dạng nội dung: tài liệu, trang tính, sơ đồ tư duy, cơ sở dữ liệu… giúp doanh nghiệp linh hoạt tạo và chia sẻ tri thức
-
Tìm kiếm nâng cao: Tìm nhanh mọi thông tin với bộ lọc mạnh mẽ, đảm bảo kết quả chính xác và chi tiết.
-
Bảo mật và phân quyền: Dễ dàng thiết lập quyền truy cập, chỉnh sửa, xuất bản… theo từng thành viên. Hỗ trợ theo dõi lịch sử phiên bản để đảm bảo tính chính xác và bảo mật
-
Giao diện thân thiện: Kho kiến thức nội bộ phong phú nhưng đơn giản, dễ dùng, phù hợp cho mọi đối tượng
Tối ưu dòng tiền và quản lý tài chính tích hợp
Quản lý tài chính là yếu tố sống còn khi mở rộng quy mô. Công cụ tính toán dòng tiền của Lark cung cấp thông tin chi tiết và dự báo theo thời gian thực, giúp bạn điều hướng bức tranh tài chính của doanh nghiệp mình với độ chính xác cao. Các tính toán được thiết kế riêng để phù hợp với các nguồn thu nhập và chi phí khác nhau, đảm bảo lập kế hoạch và tối ưu hóa tài chính toàn diện.
Bên cạnh đó, Startups có thể sử dụng thêm các tính năng khác của Lark để quản lý tài chính như:
-
Tự động báo cáo: Tổng hợp số liệu định kỳ, giúp ban lãnh đạo nắm được tình hình nhanh chóng
-
Kiểm soát chi phí và cảnh báo: Đặt hạn mức ngân sách cho từng dự án/phòng ban, tự động cảnh báo khi vượt ngưỡng
-
Khả năng tích hợp với hệ thống kế toán/ERP: Đồng bộ dữ liệu tài chính, tránh nhập liệu thủ công và giảm sai sót
Nhờ vậy, startup có thể kiểm soát chi tiêu, duy trì thanh khoản và đảm bảo nguồn lực cho tăng trưởng dài hạn.
Câu chuyện khách hàng: Lark x Zenith: Zeinith chọn Lark trên hành trình phát triển
Zenith là một trong những công ty giáo dục hàng đầu tại Singapore và được thành lập bởi Evan Heng vào năm 2019. Evan đã phát triển Zenith trở thành công ty giáo dục lớn nhất Singapore tập trung vào thị trường trước đại học, với khoảng 20% tổng số học sinh JC của Singapore tham gia các lớp học tại Zenith tính đến năm 2024.
"Startups sẽ đánh giá cao Lark vì giao diện thân thiện, trực quan và chức năng mạnh mẽ... Cách tiếp cận tất cả trong một này loại bỏ nhu cầu startups phải đầu tư vào nhiều giải pháp phần mềm khác nhau, cho phép họ tập trung vào tăng trưởng và đổi mới." - Evan Heng, Nhà sáng lập kiêm Giám đốc điều hành của Zenith Education Group
Zenith sử dụng Lark như thế nào?
-
Hợp nhất công cụ làm việc trên LarkKhi doanh nghiệp mở rộng, việc tìm kiếm thông tin trên Telegram – công cụ giao tiếp trước đây của Zenith – trở nên hạn chế. Lark Messenger mang đến giải pháp tối ưu với khả năng lưu trữ, tìm kiếm thông tin rõ ràng và tập trung hóa các nhóm chat theo từng phòng ban.Những nhóm trò chuyện này cũng cho phép tạo nhiệm vụ trực tiếp, giúp đơn giản hóa quy trình làm việc và quản lý công việc.“Trước đây, chúng tôi phải sử dụng nhiều công cụ khác nhau cho các nhiệm vụ khác nhau rất mất thời gian và không hiệu quả. Với Lark, chúng tôi có thể xử lý mọi thứ trên một nền tảng tích hợp duy nhất.” - Evan
-
Tăng hiệu quả quản lý và tự động hóa quy trình nhờ Lark BaseTrước khi sử dụng Lark Base, Zenith dựa vào Google Drive để quản lý các dự án và công việc. Google Drive chỉ phù hợp cho sử dụng cá nhân vì thiếu các tính năng quản lý dự án, hợp tác nhóm và theo dõi tiến độ công việc.Zenith tận dụng Lark Base để quản lý tất cả các dự án và nhiệm vụ. Đội ngũ đã triển khai nhiều quy trình tự động hóa trong Lark Base để gửi nhắc nhở và phân công nhiệm vụ, giảm bớt tác vụ thủ công.
![]()
Việc sử dụng các bảng điều khiển Base cung cấp cái nhìn tổng quan toàn diện về trạng thái dự án và tỷ lệ hoàn thành, cho phép các quản lý dự án và trưởng nhóm theo dõi tiến độ theo thời gian thực. Sự minh bạch này giúp phát hiện sớm và giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh, đảm bảo tiến độ dự án.
Tăng trưởng kể từ khi sử dụng Lark
-
Vốn: Đã huy động 2,5 triệu USD từ các nhà đầu tư hàng đầu như Trihill Capital và East Ventures
-
Số lượng nhân sự: Tăng gấp đôi
-
Địa điểm: 10 văn phòng tại Singapore bao gồm Suntec, Bishan và Bukit Timah
-
Doanh thu: Tăng gấp 3 lần
Tổng kết
Trong bối cảnh Startups phải đối mặt với áp lực tăng trưởng nhanh và nhu cầu vận hành ngày càng phức tạp, Lark không chỉ đơn thuần là một công cụ giao tiếp mà đã trở thành một “Operating System for Growth” – nền tảng vận hành toàn diện giúp doanh nghiệp hợp nhất công cụ làm việc, tái cấu trúc quy trình, quản trị tri thức và tối ưu tài chính. Với Lark, startups có thể xây dựng một hệ sinh thái làm việc liền mạch, minh bạch và có khả năng mở rộng linh hoạt theo tốc độ phát triển.
Startups đang tìm kiếm một nền tảng để đồng hành cùng hành trình scale-up, Lark chính là lựa chọn để biến chiến lược tăng trưởng thành hiện thực vận hành, giúp startups bứt phá bền vững trong kỷ nguyên số.
Rikkei Digital – Đối tác tư vấn và triển khai chính thức đầu tiên của Lark Suite tại Việt Nam, sẵn sàng đồng hành cùng các doanh nghiệp mang tới một lộ trình triển khai rõ ràng, chi tiết và đúng nhu cầu của doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp có bất kỳ câu hỏi hay thắc mắc nào về chủ đề này, vui lòng liên hệ với Rikkei Digital hoặc để lại thông tin trong form bên dưới để được hỗ trợ nhanh chóng và kịp thời!
