Tạo biên bản cuộc họp tự động với Lark Minutes

Messenger

Lark Mail - Hòm thư thông minh trong hệ sinh thái Lark

Security & Compliance

Mục lục

Lark Minutes là công cụ thuộc hệ sinh thái Lark Suite, giúp doanh nghiệp chuyển nội dung âm thanh và video thành bản ghi văn bản có thể tìm kiếm, chỉnh sửa và chia sẻ. Minutes có thể được tạo từ cuộc họp trên Lark Meetings, tệp audio/video trên thiết bị hoặc tệp phương tiện đã lưu trong Lark Docs.

Khi được kết hợp với AI Notes, doanh nghiệp còn có thể sử dụng AI để hỗ trợ tổng hợp nội dung, xác định các chủ đề quan trọng và tạo ghi chú từ cuộc họp. Nhờ đó, CEO, COO và các nhà quản lý không cần phụ thuộc hoàn toàn vào việc ghi chép thủ công hoặc dành nhiều giờ nghe lại toàn bộ bản ghi.

Lark Minutes là gì?

Lark Minutes là công cụ chuyển đổi nội dung âm thanh và video thành transcript thông minh. Bản transcript được đồng bộ với bản ghi, cho phép người xem lựa chọn một đoạn văn bản và di chuyển trực tiếp đến vị trí tương ứng trong audio hoặc video.

Doanh nghiệp có thể sử dụng Lark Minutes cho nhiều tác vụ:

Cuộc họp điều hành và họp phòng ban
Cuộc họp dự án hoặc xử lý sự cố
Phỏng vấn ứng viên
Đào tạo và hướng dẫn nội bộ
Hội thảo, workshop hoặc sự kiện
Phỏng vấn khách hàng và nghiên cứu thị trường
Các tệp ghi âm, ghi hình được tạo bên ngoài Lark

Lark Minutes không chỉ lưu lại nội dung đã trao đổi. Công cụ này giúp doanh nghiệp xây dựng một nguồn dữ liệu có thể tìm kiếm, chia sẻ và sử dụng lại sau khi cuộc họp kết thúc.

>> Xem thêm: Meeting minutes và cách viết Meeting minutes hiệu quả với Lark Docs template

Các ưu điểm vượt trội của Lark Minutes

Giảm thời gian tìm kiếm thông tin trong bản ghi

Lark Minutes giúp chuyển đổi giọng nói thành văn bản dễ dàng hơn, xác định chính xác người nói, chọn các tốc độ phát lại khác nhau, tìm kiếm nội dung có liên quan và dịch nội dung sang các ngôn ngữ khác.

Với những cuộc họp được ghi lại, người dùng có thể chọn phát lại các bản ghi cuộc họp với tốc độ tuỳ chỉnh, tua nhanh hoặc tua lại đến nội dung quan tâm, và bỏ qua những phần im lặng để tiết kiệm thời gian.

lark minutes giúp xử lý thông tin nhanh hơn

Trong cuộc họp, nếu có nhiều người cùng nói bằng một micro, giọng nói của họ phải được chủ sở hữu biên bản hoặc người có quyền chỉnh sửa nhận dạng và khớp lại theo cách thủ công với bản ghi.

Còn thông thường, những người phát biểu sẽ được liệt kê trong danh sách người tham gia và sẽ xuất hiện trong Minutes như Người phát biểu 1, Người phát biểu 2, Người phát biểu 3...v.v. Trong Lark Minutes, người quản lý có nghe lại video, xác định người nói là ai và chỉnh sửa lại để khớp với bản ghi biên bản, từ đó đảm bảo tính chính xác của bản ghi.

Nâng cao hiệu suất làm việc

Lark Minutes hỗ trợ người dùng thực hiện nhiều thao tác trên bản ghi như tìm kiếm từ khóa thông minh, highlight đoạn viết quan trọng, tóm tắt thông tin trực quan và danh sách các việc cần làm. Các bản ghi và phụ đề bên cạnh bản ghi có tính liên kết chặt chẽ với nhau, do đó, bạn có thể định vị nhanh chóng thông tin cần tìm kiếm. Tính năng trích xuất từ khóa thông minh cũng hỗ trợ phần lớn cho nhu cầu này.

Ngoài ra, người dùng có thể xuất bản bản ghi và tải nó xuống để sử dụng với mục đích cá nhân.

rikkei digital lark minutes nâng cao năng suất làm việc

Tương tác tối đa và giao tiếp hiệu quả

Lark Minutes hỗ trợ nhiều tính năng cho phép thành viên trong nhóm có thể tương tác với nhau trực tiếp ngay trên bản ghi và phụ đề của bản ghi.

Cụ thể, người dùng có thể chia sẻ (với quyền truy cập hạn chế) để cùng nhau chỉnh sửa, bình luận và thả biểu tượng cảm xúc trên bản ghi như trên một tài liệu thông thường, xóa tan khoảng cách và thời gian nếu người dùng không thể tham gia cuộc họp.

lark minutes giúp tương tác tối đa và gia tăng giao tiếp

Trong Chia sẻ liên kết, người dùng có thể quyết định ai có thể xem hoặc chỉnh sửa nội dung.

Lưu trữ bản ghi một cách đầy đủ và rõ ràng

Doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo bản ghi từ các cuộc họp đã ghi, các video hoặc tệp âm thanh được tải lên hoặc tệp đã nhập từ Lark Docs.

Tạo bản ghi giúp lưu trữ thông tin dưới nhiều hình thức (văn bản, âm thanh, video) và tăng khả năng tìm kiếm thông tin nhanh chóng. Thay vì dành hàng giờ để nghe lại cuộc họp và tập trung tìm kiếm thông tin mong muốn, người dùng chỉ cần mất vài giây để lưu trữ và tìm kiếm theo từ khóa.

Hỗ trợ cộng tác đa ngôn ngữ

Lark cung cấp các tính năng dịch thuật hỗ trợ hơn 100 ngôn ngữ nguồn và 24 ngôn ngữ đích. Tuy nhiên, phạm vi ngôn ngữ có thể khác nhau giữa tin nhắn, tài liệu, phụ đề và Minutes. Doanh nghiệp cần kiểm tra trực tiếp trên tenant trước khi áp dụng cho hoạt động quan trọng.

>> Xem thêm: Tăng hiệu quả và chất lượng cuộc họp nhờ ứng dụng trợ lý họp AI

Hướng dẫn sử dụng Lark Minutes

Tạo bản ghi & biên bản cuộc họp trên Lark Minutes

Cách 1: Ghi lại cuộc họp trực tiếp với Lark Meetings

Trong các cuộc họp của Lark, người tổ chức có thể nhấp vào Ghi lại cuộc họp trên thanh điều khiển. Người tham gia cũng có thể nhấp vào đó để yêu cầu người tổ chức bắt đầu ghi lại cuộc họp. Trong trường hợp người dùng không thể tham gia cuộc họp, đây sẽ là tính năng vô cùng hữu ích.

Sau khi cuộc họp kết thúc, chủ sở hữu bản ghi sẽ nhận được liên kết đến biên bản thông qua bot Trợ lý cuộc họp video.

Lưu ý: Đối với các cuộc họp được lên lịch từ trước, người nhận được biên bản là người tổ chức sự kiện. Đối với các cuộc họp đột xuất, người nhận được biên bản là người chủ trì cuộc họp.

Cách 2: Tải video / audio cuộc họp có sẵn lên tệp cục bộ để phiên âm ra văn bản

Truy cập Lark Minutes và chọn Tải lên. Người quản lý có thể chọn tải cùng lúc một hoặc nhiều file âm thanh hoặc video khác nhau để ứng dụng hỗ trợ phiên âm ra văn bản và âm thanh.

Sau khi tải tệp lên, người dùng có thể chọn Thêm ở góc trên bên phải để tải lên các tệp âm thanh hoặc video khác.

Cách 3: Tạo bản ghi và biên bản cuộc họp từ video có sẵn

Nhấp vào Tải lên ở góc trên bên phải và chọn Nhập từ Lark Docs. Chọn tệp mà bạn muốn phiên âm, nhấp vào Tiếp theo và chọn ngôn ngữ của tệp, sau đó chọn Phiên âm để hệ thống chạy. Khi trạng thái của các tệp chuyển từ Đang xử lý sang Hoàn thành, quá trình xử lý đã hoàn tất và giao diện biên bản cuộc họp sẽ hiện lên. Người dùng có thể xem và chỉnh sửa tùy theo ý muốn trên biên bản này.

Xem biên bản cuộc họp và thao tác chỉnh sửa, chia sẻ

Bước 1: Sử dụng thanh menu bên trái trong ứng dụng Lark, nhấp vào Meetings > Minutes để truy cập trang chủ Lark Minutes.

Bước 2: Sau khi ghi lại cuộc họp, bot Hỗ trợ cuộc họp video sẽ tự động gửi cho người tổ chức cuộc họp một liên kết. Nhấp vào liên kết này để truy cập bản ghi và biên bản cuộc họp.

Bước 3: Nhấp vào Meetings trong thanh điều hướng bên trái của Lark và nhấp vào cuộc họp đã kết thúc để mở tab chi tiết cho cuộc họp đó. Trên tab chi tiết, bấm vào tệp bên dưới Recordings (Minutes) để mở bản ghi của cuộc họp đó. Người tổ chức cuộc họp có thể xem biên bản nhưng những người dùng khác cần phải xin phép người tổ chức để truy cập biên bản này.

>> Xem thêm: Meeting Minutes vs. Meeting Notes: Hướng dẫn phân biệt và cách áp dụng

Câu hỏi thường gặp về Lark Minutes

Lark Minutes có hỗ trợ chuyển giọng nói tiếng Việt thành văn bản không?

Lark hỗ trợ tiếng Việt trong một số tính năng dịch thuật và giao diện. Tuy nhiên, khả năng phiên âm trong Minutes có thể phụ thuộc vào phiên bản sản phẩm, gói, khu vực, cấu hình tenant và chất lượng bản ghi.

Doanh nghiệp nên thử nghiệm bằng các file có ngữ cảnh, thuật ngữ và giọng nói thực tế trước khi sử dụng cho biên bản quan trọng.

Ai có quyền xem và chỉnh sửa biên bản?

Quyền truy cập mặc định phụ thuộc vào chủ sở hữu file và cấu hình cuộc họp. Những người chưa có quyền có thể cần gửi yêu cầu tới chủ sở hữu.

Chủ sở hữu có thể kiểm soát quyền xem, bình luận, tải xuống, xuất và chỉnh sửa Minutes.

Lark Minutes có phân biệt được từng người nói không?

Có. Minutes hỗ trợ nhận diện người nói. Khi nhiều người sử dụng chung một micro hoặc hệ thống nhận diện chưa chính xác, người có quyền chỉnh sửa có thể gán lại người nói theo cách thủ công.

Lark Minutes có tự động tóm tắt cuộc họp không?

Lark Minutes tập trung vào bản ghi và transcript. Khả năng tạo ghi chú hoặc nội dung tóm tắt bằng AI được cung cấp thông qua AI Notes.

Doanh nghiệp có thể kết hợp Minutes và AI Notes để vừa lưu nội dung đầy đủ, vừa tạo bản tổng hợp ngắn hơn.

Có thể tạo Minutes từ cuộc họp được ghi bằng công cụ khác không?

Có. Doanh nghiệp có thể tải tệp audio hoặc video từ thiết bị lên Lark Minutes để hệ thống xử lý.

Có thể chia sẻ một phần thay vì toàn bộ bản ghi không?

Có. Người có quyền phù hợp có thể chọn một đoạn transcript để tạo clip và chia sẻ phần audio/video tương ứng.

Tổng kết

Lark Minutes giúp doanh nghiệp chuyển bản ghi cuộc họp, đào tạo, phỏng vấn và các nội dung audio/video thành transcript có thể tìm kiếm, hiệu chỉnh và chia sẻ.

Khi kết hợp với AI Notes, Lark Docs, Lark Tasks và Lark Base, doanh nghiệp có thể xây dựng một quy trình liền mạch từ ghi nhận nội dung đến xác nhận quyết định và theo dõi đầu việc sau cuộc họp.

Tuy nhiên, hiệu quả triển khai không chỉ phụ thuộc vào tính năng AI. CEO, COO và các nhà quản lý cần đồng thời chuẩn hóa quy định ghi hình, quyền truy cập, cách kiểm duyệt biên bản và quy trình chuyển kết luận thành nhiệm vụ cụ thể.

Rikkei Digital là Platinum Partner của Lark Suite tại Việt Nam, cung cấp dịch vụ tư vấn, triển khai, đào tạo và tích hợp Lark theo bài toán vận hành của từng doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có nhu cầu chuẩn hóa quy trình họp, lưu trữ tri thức và quản lý công việc sau cuộc họp có thể đăng ký tư vấn cùng Rikkei Digital để xây dựng phương án triển khai phù hợp.

Bắt đầu

Định hình phong cách làm việc tương lai

Sử dụng Lark ngay