Mục lục
Trong chuỗi bài viết tìm hiểu về Larksuite và các tính năng nổi bật của nền tảng này, Rikkei Digital tiếp tục chia sẻ đến độc giả những thông tin tổng quát về Lark Wiki - một tính năng đáng chú ý của Lark Suite dùng để xây dựng kho dữ liệu tri thức của doanh nghiệp thời đại số.
Bài viết này sẽ giải đáp những thắc mắc về cách xây dựng Lark Wiki, những ưu điểm nổi bật của tính năng này và cách Lark Wiki giúp doanh nghiệp tạo và quản trị nguồn tri thức nội bộ, tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường. Hãy cùng Rikkei Digital khám phá thêm chi tiết trong bài viết dưới đây.
Khái quát chung về Lark Wiki
Lark Wiki là giải pháp quản lý thông tin, lưu trữ dữ liệu và nguồn tri thức nội bộ dành cho mọi tổ chức. Tính năng này cho phép doanh nghiệp có thể tạo, sắp xếp và quản lý đa dạng các loại nội dung, thông tin phong phú và chia sẻ tới toàn bộ nhân viên của mình.
Hệ thống này hoạt động như một thư viện mở giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa sự đóng góp và cộng tác của các thành viên trong công ty. Điều này giúp cải thiện hiệu quả theo dõi, phổ biến và chia sẻ kiến thức trong toàn bộ tổ chức, đồng thời hạn chế những trường hợp thất lạc và bỏ lỡ thông tin. Hơn nữa, Lark Wiki còn giúp tiết kiệm thời gian và chi phí chuyển giao tri thức nội bộ.
Trong thời đại nền kinh tế thế giới đang chuyển biến từ một nền kinh tế chủ yếu dựa vào nguồn lực hạn hẹp của thiên nhiên sang một nền kinh tế của thông tin và trí tuệ như hiện nay, tri thức đã trở thành nhân tố chính trong tăng trưởng kinh tế và tạo nên lợi thế cạnh tranh. Vai trò của quản trị thi thức cũng được nhấn mạnh và trở thành xu hướng toàn cầu. Việc tận dụng tốt những công cụ hỗ trợ quản trị thi thức như Lark Wiki sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra một nguồn lực tri thức vững mạnh và cải thiện quy trình làm việc trong tổ chức.
>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết sử dụng Lark Wiki
Các ưu điểm nổi bật của Lark Wiki
Đa dạng nội dung lưu trữ
- HR: chính sách nhân sự, cẩm nang nhân viên, tài liệu onboarding
- Sales: sales playbook, thông tin sản phẩm, quy trình bán hàng
- Operations: SOP, checklist và hướng dẫn xử lý tình huống
- IT: tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng hệ thống và quy trình xử lý sự cố
- Ban lãnh đạo: quy định, nguyên tắc quản trị và tài liệu định hướng chung
Các nội dung này có thể được tập hợp trong cùng một Wiki Space và sắp xếp theo cấu trúc phù hợp với tổ chức, giúp doanh nghiệp hình thành một kho tri thức thống nhất thay vì lưu trữ tài liệu phân tán trên nhiều thư mục.
Khả năng tìm kiếm nâng cao
Lark Wiki cung cấp khả năng tìm kiếm giúp nhân sự tra cứu nội dung trong kho tri thức và sử dụng các điều kiện lọc để thu hẹp phạm vi kết quả. Trang sản phẩm chính thức của Lark xác định Advanced Search là một trong những năng lực trọng tâm của Wiki, hướng đến việc giúp người dùng nhanh chóng tiếp cận đúng thông tin trong kho tri thức doanh nghiệp.
Điều này đặc biệt hữu ích khi quy mô tổ chức tăng lên và số lượng tài liệu có thể lên tới hàng trăm hoặc hàng nghìn trang.
Khi doanh nghiệp kết hợp một kho Wiki được chuẩn hóa với các khả năng AI trong hệ sinh thái Lark, hoạt động tìm kiếm và khai thác tri thức còn có thể được mở rộng theo hướng hỏi đáp dựa trên nguồn dữ liệu nội bộ.
>> Xem thêm: Lark Knowledge AI là gì? Khai thác tri thức nội bộ hiệu quả hơn với AI
An toàn bảo mật - Dễ dàng phân quyền
Lark Wiki cung cấp hệ thống quản lý quyền giúp doanh nghiệp kiểm soát cách từng nhóm người dùng tương tác với nguồn tri thức.
Theo thông tin trên trang sản phẩm Lark Wiki, doanh nghiệp có thể thiết lập các quyền như: Xem (View), Chỉnh sửa (Edit), Chia sẻ (Share), Sao chép (Copy). Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng nhiều Wiki Space hoặc khu vực tài liệu khác nhau tùy theo phạm vi sử dụng.
Khả năng đồng bộ và tích hợp
Thay vì tạo lại toàn bộ tài liệu từ đầu, Lark Wiki hỗ trợ doanh nghiệp di chuyển các nguồn tri thức hiện có sang hệ thống mới. Theo trang sản phẩm chính thức của Lark, Wiki hỗ trợ chuyển đổi dữ liệu từ các nguồn và định dạng phổ biến như: Confluence, Word, Excel, CSV, XMind,... giúp doanh nghiệp giảm khối lượng thao tác thủ công khi chuyển từ hệ thống quản lý tài liệu cũ sang Lark Wiki.
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng kho tri thức nội bộ trên Lark Wiki?
Tạo ra một kho lưu trữ kiến thức nội bộ
Hỗ trợ đào tạo và phát triển nhân viên
Onboarding nhân sự mới đòi hỏi doanh nghiệp phải chuyển giao một lượng lớn thông tin trong thời gian ngắn. Quy trình này thường bao gồm bốn giai đoạn:
- Chuẩn bị (Preboarding).
- Chào mừng nhân sự mới.
- Đào tạo theo vai trò.
- Cung cấp tài liệu và hỗ trợ cần thiết để nhân sự bắt đầu công việc.
Lark Wiki giúp bộ phận HR và các phòng ban xây dựng một kho tài liệu onboarding tập trung, bao gồm:
- Giới thiệu tổng quan về doanh nghiệp
- Quy định, nguyên tắc và văn hóa nội bộ
- Tài liệu giới thiệu sản phẩm và dịch vụ
- Tài liệu đào tạo về quy trình, công nghệ và kỹ năng theo từng vị trí
-
Tiết kiệm chi phí đào tạo (đào tạo lại) và học tập
-
Giảm tỷ lệ nghỉ việc & tăng khả năng giữ chân nhân viên
-
Tăng cường trải nghiệm, nâng cao mức độ gắn kết, đồng thời giúp nhân viên hòa nhập nhanh với môi trường và văn hóa công ty
-
Khẳng định quy mô và sự chuyên nghiệp của công ty
-
Tăng năng suất làm việc khi đã nắm được kiến thức và tinh thần của tổ chức
Tăng cường sự đồng bộ và quản lý chất lượng
Tăng cường tính bảo mật và quản lý dữ liệu
Tăng cường giao tiếp và phối hợp trong tổ chức
Tổ chức, quản lý và chia sẻ thông tin trong nội bộ một cách dễ dàng
Lark Wiki giúp doanh nghiệp tập trung tài liệu trên một không gian trực tuyến chung, tạo điều kiện để các phòng ban tìm kiếm, quản lý và chia sẻ thông tin thuận tiện hơn. Việc tích hợp với các công cụ khác trong hệ sinh thái Lark Suite cũng giúp tài liệu và tri thức được kết nối trực tiếp với hoạt động giao tiếp, cộng tác và vận hành hằng ngày.
Tạo sự đồng nhất trong thông tin
Khi số lượng tài liệu tăng lên, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng tồn tại nhiều phiên bản khác nhau của cùng một quy trình hoặc chính sách. Lark Wiki giúp tập trung nội dung trên một nguồn chung, đồng thời cho phép các thành viên có quyền phù hợp bình luận, chỉnh sửa và cập nhật tài liệu.
Qua đó, các phòng ban có thể cùng tham chiếu một nguồn thông tin thống nhất, giảm nguy cơ sử dụng tài liệu lỗi thời hoặc truyền đạt không đồng nhất.
Tối ưu hoá quy trình làm việc
Lark Wiki không hoạt động độc lập mà được kết nối với các công cụ khác trong hệ sinh thái Lark Suite. Doanh nghiệp cũng có thể đưa dữ liệu từ nhiều nguồn và định dạng bên ngoài vào hệ thống để tiếp tục tổ chức và quản lý tập trung. Điều này giúp giảm thao tác chuyển đổi giữa nhiều nền tảng và hạn chế việc sao chép tài liệu thủ công trong quá trình làm việc.
Bên cạnh đó, khả năng theo dõi các thay đổi và cập nhật nội dung giúp thành viên liên quan nhanh chóng nắm được những điều chỉnh mới trong tài liệu, quy trình hoặc chính sách.
Phân quyền và bảo mật thông tin
Lark Wiki cho phép doanh nghiệp kiểm soát quyền truy cập và chia sẻ thông tin trên từng không gian hoặc tài liệu. 02 nhóm hoạt động chính gồm:
- Quản lý quyền truy cập: Quản trị viên hoặc người có quyền phù hợp có thể xác định nhóm và thành viên được phép truy cập, chỉnh sửa hoặc quản lý nội dung.
- Kiểm soát thông tin: Doanh nghiệp có thể theo dõi lịch sử chỉnh sửa và những thay đổi trên tài liệu để hỗ trợ hoạt động quản trị nội dung.
Quản lý dự án và công việc
Tạo ra một không gian làm việc số chung: dễ tìm kiếm, truy cập và quản lý
Đối với doanh nghiệp thường xuyên triển khai nhiều dự án với khách hàng, đối tác hoặc nhà cung cấp, Lark Wiki có thể được sử dụng để xây dựng một không gian tài liệu chung cho từng dự án.
Các loại nội dung như Docs, Sheets, sơ đồ tư duy, cơ sở dữ liệu và tài liệu hướng dẫn có thể được tổ chức theo cấu trúc phù hợp với từng nhóm công việc.
Phân quyền quản lý và phân công công việc
Trong một không gian dự án, doanh nghiệp có thể thiết lập quyền truy cập và chỉnh sửa tài liệu theo vai trò của từng thành viên.
Đội ngũ có thể cùng xây dựng kế hoạch, cập nhật tài liệu và phối hợp trên các nội dung liên quan. Với những hạng mục cần quản lý người phụ trách, deadline hoặc trạng thái thực hiện, doanh nghiệp có thể kết nối tài liệu Wiki với các công cụ quản lý công việc phù hợp trong hệ sinh thái Lark.
Hỗ trợ khách hàng và tăng cường hỗ trợ kỹ thuật
Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Lark Wiki
Câu hỏi thường gặp về Lark Wiki
Lark Wiki khác gì Lark Docs?
Lark Docs được sử dụng để tạo từng tài liệu, bảng tính hoặc nội dung làm việc. Lark Wiki tổ chức nhiều tài liệu thành một kho tri thức có cây trang, Wiki Space và hệ thống quản trị quyền.
Knowledge AI hỗ trợ Lark Wiki như thế nào?
Knowledge AI cho phép nhân sự đặt câu hỏi dựa trên nguồn tri thức của tổ chức. Công cụ chỉ sử dụng những tài liệu mà người hỏi đã có quyền truy cập.
Lark Wiki có tự động tóm tắt tất cả tài liệu không?
Không nên mặc định rằng mọi Wiki Space đều có tính năng tóm tắt AI. Khả năng AI phụ thuộc vào sản phẩm, gói dịch vụ, khu vực và cấu hình tenant của doanh nghiệp.
Chỉ quản trị viên mới có thể tạo trang Wiki phải không?
Không. Quyền tạo trang phụ thuộc vai trò và quyền được thiết lập trong Wiki Space hoặc tại trang cha. Quản trị viên có thể giới hạn quyền tạo và chỉnh sửa theo nhu cầu bảo mật.
Lark Wiki có thể thay thế phần mềm quản lý dự án không?
Không hoàn toàn. Wiki phù hợp để quản lý tài liệu và tri thức dự án. Việc giao nhiệm vụ, đặt deadline, quản lý trạng thái và báo cáo tiến độ nên được thực hiện trên Lark Tasks hoặc Lark Base.
Có thể chia sẻ Wiki cho khách hàng hoặc đối tác không?
Lark hỗ trợ chia sẻ Wiki Space hoặc từng trang cho người dùng bên ngoài khi tổ chức và quản trị viên cho phép. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ quyền xem, tải xuống và chia sẻ tiếp trước khi mở quyền truy cập.
Knowledge AI có làm lộ tài liệu mật trong Wiki không?
Knowledge AI được thiết kế để chỉ tạo câu trả lời từ nội dung mà người hỏi đã có quyền truy cập trong Wiki. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần thiết lập đúng quyền, phân loại dữ liệu và thường xuyên kiểm tra cấu hình bảo mật.
Tổng kết
Lark Wiki giúp doanh nghiệp xây dựng một kho tri thức có cấu trúc, nơi tài liệu, quy trình, chính sách và kinh nghiệm vận hành được tập trung và quản trị theo quyền truy cập.
Khi kết hợp với Knowledge AI, doanh nghiệp có thể cải thiện khả năng khai thác nguồn tri thức bằng hình thức hỏi đáp tự nhiên. Tuy nhiên, AI chỉ tạo ra giá trị khi dữ liệu đầu vào đã được chuẩn hóa, cập nhật và phân quyền chính xác.
Liên hệ với chúng tôi
Để bắt đầu tiến trình chuyển đổi số của bạn
- Xác định mục tiêu
- Lựa chọn giải pháp
- Hoạch định nguồn lực
- Đào tạo nhân sự
- Và hơn thế nữa...
