Excel Importer là extension được phát triển trên Lark Base bởi Rikkei Digital, giúp doanh nghiệp nhập dữ liệu từ file Excel vào các bảng trong Lark Base một cách nhanh chóng, linh hoạt và chính xác. Thay vì phải sao chép dữ liệu thủ công hoặc mất thời gian chuẩn hóa file trước khi nhập, người dùng có thể tải file Excel lên, chọn sheet cần sử dụng, khớp các cột trong file với trường dữ liệu tương ứng trong Base và tiến hành import trực tiếp.
Với khả năng xử lý dữ liệu thông qua cloud service chuyên biệt, Excel Importer đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp thường xuyên phải di chuyển, đồng bộ hoặc cập nhật dữ liệu từ nhiều file Excel khác nhau vào hệ thống quản trị dữ liệu trên Lark Base. Extension này giúp rút ngắn thời gian nhập liệu, giảm sai sót và đảm bảo dữ liệu được đưa vào đúng vị trí cần thiết.
Tính năng nổi bật
Nhập dữ liệu Excel vào Lark Base nhanh chóng và liền mạch
Excel Importer giúp người dùng đưa dữ liệu từ file Excel vào Lark Base mà không cần thao tác sao chép thủ công. Người dùng chỉ cần tải file lên trực tiếp trong extension, sau đó lựa chọn bảng và sheet phù hợp để bắt đầu quá trình nhập dữ liệu.
Với các file Excel có nhiều sheet, người dùng có thể chọn chính xác sheet chứa dữ liệu cần import. Tính năng này giúp tránh việc nhập nhầm dữ liệu, đặc biệt trong các file tổng hợp có nhiều bảng thông tin khác nhau.
Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian cho các team thường xuyên làm việc với danh sách khách hàng, dữ liệu vận hành, báo cáo nội bộ hoặc dữ liệu từ hệ thống cũ.
Linh hoạt gán cột Excel với trường dữ liệu trong Base
Một trong những điểm mạnh của Excel Importer là khả năng cho phép người dùng gán từng cột trong file Excel với trường dữ liệu tương ứng trong Lark Base. Các trường như văn bản, số, ngày tháng, lựa chọn đơn hoặc các loại dữ liệu phổ biến khác đều có thể được khớp linh hoạt trong quá trình import.
Nhờ đó, doanh nghiệp không cần chỉnh sửa lại toàn bộ file Excel để khớp hoàn toàn với cấu trúc bảng trong Base. Người dùng có thể quyết định cột nào được nhập, cột nào bỏ qua và dữ liệu sẽ được đưa vào trường nào. Điều này giúp quá trình chuyển đổi dữ liệu từ Excel sang Lark Base trở nên thuận tiện hơn, đặc biệt khi dữ liệu đến từ nhiều nguồn khác nhau.
Giảm sai sót nhờ kiểm tra dữ liệu trước khi đưa vào bảng
Excel Importer hỗ trợ kiểm tra dữ liệu trước khi dữ liệu được ghi vào bảng trong Lark Base. Nhờ đó, các lỗi thường gặp trong quá trình nhập liệu như sai định dạng, dữ liệu không phù hợp với loại trường hoặc thông tin chưa được khớp đúng có thể được hạn chế ngay từ đầu.
Tính năng này giúp doanh nghiệp duy trì chất lượng dữ liệu tốt hơn, nhất là khi làm việc với các bộ dữ liệu lớn hoặc các file Excel được tổng hợp từ nhiều bộ phận khác nhau. Dữ liệu sau khi import sẽ có tính nhất quán cao hơn, giảm nhu cầu rà soát và chỉnh sửa thủ công sau đó.
Dễ dàng cập nhật dữ liệu mà không cần rà soát thủ công
Không chỉ hỗ trợ nhập dữ liệu, khi import file Excel, hệ thống sẽ tự nhận diện dòng nào là dữ liệu mới cần thêm vào, dòng nào là dữ liệu cũ đã có trong Base và chỉ cần cập nhật lại, nhờ khả năng chọn một hoặc nhiều trường làm từ khóa nhận diện (Unique Key) để tìm các dòng dữ liệu đã tồn tại trong Base.
Ví dụ, mỗi ngày bộ phận vận hành có một file Excel mới để cập nhật tình trạng đơn hàng. Trong Lark Base đã có sẵn các đơn hàng DH001, DH002, DH003. File Excel mới có thông tin cập nhật cho DH001, DH002 và thêm một đơn hàng mới là DH004.
-
Khi import, người dùng chọn Mã đơn hàng làm Unique Key. Excel Importer sẽ dùng mã này để so sánh với dữ liệu đang có trong Lark Base.
-
Nếu gặp DH001 và DH002, hệ thống nhận ra đây là đơn hàng đã tồn tại nên chỉ cập nhật các thông tin mới như trạng thái giao hàng hoặc ngày giao dự kiến. Nếu gặp DH004, hệ thống thấy mã đơn hàng này chưa có trong Base nên sẽ tạo thêm một bản ghi mới.
Nhờ vậy, chỉ trong một lần import, doanh nghiệp có thể vừa cập nhật dữ liệu cũ, vừa thêm dữ liệu mới, mà không tạo trùng các đơn hàng đã có trong Lark Base.
Tính năng này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp cần cập nhật thông tin định kỳ, chẳng hạn như cập nhật trạng thái đơn hàng, thay đổi thông tin khách hàng, bổ sung dữ liệu nhân sự hoặc làm mới báo cáo vận hành. Nhờ đó, dữ liệu trong Lark Base luôn được cập nhật mà không phát sinh nhiều bản ghi trùng lặp.
Bổ sung thông tin chung cho toàn bộ dữ liệu mà không cần chỉnh lại file Excel
Excel Importer cho phép thêm cột tùy chỉnh với một giá trị cố định cho toàn bộ các dòng dữ liệu được nhập. Ví dụ, khi import dữ liệu chấm công của tháng 04/2026, người dùng có thể thêm giá trị “202604” và chọn trường “Tháng” trong Lark Base. Khi đó, tất cả các dòng dữ liệu được import trong lần này sẽ tự động được gắn với tháng 202604.
Nói ngắn gọn: thay vì phải mở file Excel và thêm một cột “Tháng” với giá trị 202604 cho từng dòng, người dùng có thể thêm trực tiếp giá trị này trong Excel Importer trước khi import vào Base. Nhờ vậy, dữ liệu sau khi vào Lark Base đã được phân loại sẵn theo đúng tháng, kỳ báo cáo hoặc nhóm dữ liệu cần quản lý.
Xử lý file Excel lớn ổn định với nền tảng Cloud Service
Excel Importer hoạt động trên nền tảng Cloud Service chuyên biệt nhằm xử lý các file Excel phức tạp hoặc có khối lượng dữ liệu lớn một cách hiệu quả.
Nhờ vậy, người dùng có thể import dữ liệu ở quy mô lớn mà vẫn đảm bảo tốc độ, độ ổn định và tính chính xác. Điều này đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp đang cần migrate dữ liệu lịch sử, tổng hợp dữ liệu từ nhiều phòng ban hoặc thường xuyên làm việc với các file Excel có nhiều dòng và nhiều sheet.
Cách thức hoạt động
Trong workflow thực tế, Excel Importer được sử dụng theo một quy trình đơn giản và dễ hiểu:
-
Mở Lark Base và thêm Excel Importer vào bảng dữ liệu cần import.
-
Tải file Excel lên extension và chọn đúng sheet cần nhập.
-
Ghép các cột trong Excel với trường dữ liệu tương ứng trong bảng Base. Những cột không cần nhập có thể để trống.
-
Chọn trường dùng làm từ khóa nhận diện (Unique Key) nếu muốn cập nhật bản ghi đã có thay vì tạo mới hoàn toàn.
-
Thêm cột tùy chỉnh với giá trị cố định cho tất cả dòng dữ liệu nếu cần phân loại hoặc bổ sung thông tin chung.
-
Sau khi kiểm tra cấu hình, dữ liệu được import trực tiếp vào bảng trong Lark Base.
Quy trình này giúp người dùng kiểm soát được dữ liệu trước khi nhập, đồng thời giảm đáng kể thời gian thao tác so với cách nhập liệu thủ công.
Một số ứng dụng trong doanh nghiệp
Excel Importer có thể được ứng dụng trong nhiều phòng ban và quy trình khác nhau, đặc biệt ở những doanh nghiệp vẫn thường xuyên sử dụng Excel để lưu trữ, tổng hợp hoặc trao đổi dữ liệu trước khi đưa vào hệ thống quản trị tập trung.
-
Phòng kinh doanh: Nhập danh sách khách hàng tiềm năng, dữ liệu cơ hội bán hàng, báo cáo doanh số hoặc thông tin chăm sóc khách hàng từ Excel vào Lark Base.
-
Phòng nhân sự: Import danh sách nhân viên, thông tin ứng viên, bảng chấm công, dữ liệu đào tạo hoặc kế hoạch đánh giá nhân sự.
-
Phòng vận hành: Cập nhật danh sách đơn hàng, trạng thái xử lý, dữ liệu kho, thông tin giao nhận hoặc báo cáo vận hành định kỳ.
-
Phòng tài chính - kế toán: Đưa dữ liệu chi phí, ngân sách, đối soát hoặc báo cáo tổng hợp từ Excel vào Base để theo dõi tập trung.
-
Đội dự án: Nhập danh sách đầu việc, timeline, phân công nhân sự hoặc dữ liệu theo dõi tiến độ từ các file Excel sẵn có.
Tổng kết
Excel Importer giúp doanh nghiệp rút ngắn quá trình nhập dữ liệu từ Excel vào Lark Base, hạn chế thao tác thủ công và nâng cao độ chính xác của dữ liệu. Với các tính năng như chọn sheet, ghép cột linh hoạt, kiểm tra dữ liệu, cập nhật bản ghi hiện có và bổ sung giá trị tùy chỉnh, extension này trở thành công cụ hữu ích cho các đội nhóm cần chuyển đổi hoặc cập nhật dữ liệu thường xuyên.
Liên hệ với Rikkei Digital qua form bên dưới bài viết để được tư vấn chi tiết về triển khai Excel Importer trong doanh nghiệp.
Ứng dụng liên quan
DocuMaker
DocuMaker là một tiện ích mở rộng trên Lark Base, cho phép tự động hóa tạo template văn bản từ dữ liệu sẵn có, đồng thời hỗ trợ nhiều định dạng như docx, xlsx, html,...
Lark x Redash Integration
Bằng cách tích hợp hệ thống mini CRM Lark Base và công cụ BI Redash, các công ty có thể thấu hiểu khách hàng hơn, từ đó đưa ra các quyết định chính xác dựa trên dữ liệu.
Lark x NextCloud Integration
Với công cụ tích hợp này, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý và chia sẻ tài liệu dung lượng lớn ngay trong Lark mà không cần chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng khác nhau.
Kiến tạo giải pháp cho doanh nghiệp bạn
Rikkei Digital rất hân hạnh được lắng nghe những ý kiến đóng góp của quý doanh nghiệp.
