Visual Workflow là một Base Extension trên Lark Base do Rikkei Digital phát triển, giúp chuyển đổi dữ liệu trong bảng thành sơ đồ trực quan dạng workflow hoặc cấu trúc phân cấp. Thay thế việc theo dõi thông tin dưới dạng danh sách, Visual Workflow giúp người dùng quan sát toàn bộ mối quan hệ giữa các phần việc, mục tiêu hoặc cấu trúc tổ chức trên một giao diện trực quan.
Visual Workflow đặc biệt hữu ích trong các trường hợp dữ liệu có tính liên kết hoặc phụ thuộc nhiều tầng, ví dụ như cấu trúc tổ chức, hệ thống mục tiêu OKR hay quy trình triển khai dự án. Nhờ vào khả năng làm rõ logic vận hành và hỗ trợ theo dõi tiến độ trong thời gian thực, ứng dụng giúp nhân viên và các cấp quản lý nhanh chóng nhận diện điểm nghẽn, thấu hiểu các mối liên kết phụ thuộc và đảm bảo mọi giai đoạn của dự án đều vận hành trơn tru.
Tính năng nổi bật
Trực quan hóa cấu trúc công việc và quy trình trên một sơ đồ thống nhất
Visual Workflow chuyển dữ liệu trong Lark Base từ dạng bảng thành sơ đồ trực quan gồm các "nút" thể hiện từng công việc, mục tiêu hoặc đơn vị tổ chức. Các nút được kết nối theo cấu trúc phân cấp hoặc theo trình tự thực hiện để người dùng dễ dàng hình dung cách các phần việc liên quan đến nhau trong tổng thể hệ thống.
Nhờ đó, thay vì phải đọc nhiều dòng dữ liệu riêng lẻ, người dùng có thể nhanh chóng nắm được cấu trúc chung của một quy trình, một dự án hoặc một hệ thống mục tiêu.
Làm rõ mối quan hệ phụ thuộc giữa các phần việc hoặc mục tiêu
Ứng dụng cho phép hiển thị mối liên kết giữa các dữ liệu có quan hệ với nhau, ví dụ:
-
Công việc nào thuộc giai đoạn nào
-
Mục tiêu nào đóng góp vào mục tiêu cấp cao hơn
-
Bộ phận nào nằm trong cấu trúc tổ chức
Việc thể hiện rõ các mối quan hệ này giúp người dùng hiểu được logic vận hành của hệ thống, đồng thời nhận biết phần việc nào có ảnh hưởng đến phần việc khác.
Theo dõi trạng thái và tiến độ ngay trên sơ đồ
Mỗi nút trong sơ đồ có thể hiển thị các thông tin quan trọng như: người phụ trách, trạng thái thực hiện, mức độ hoàn thành và các thông tin liên quan khác.
Tình hình triển khai thực tế được thể hiện ngay trên sơ đồ, vậy nên người dùng có thể nhanh chóng xác định phần việc đang chậm tiến độ hoặc cần được ưu tiên xử lý.
Xem thông tin chi tiết khi tương tác với từng phần việc
Khi chọn vào một nút trong sơ đồ, người dùng có thể xem ngay thông tin chi tiết liên quan đến phần việc hoặc mục tiêu đó, hạn chế việc phải chuyển giữa nhiều tab hoặc tìm kiếm dữ liệu thủ công.
Tự động cập nhật theo dữ liệu trên Base
Sơ đồ luôn phản ánh dữ liệu hiện có trong Lark Base. Khi thông tin được cập nhật, cấu trúc và trạng thái trên sơ đồ cũng được cập nhật tương ứng để đảm bảo người dùng luôn theo dõi trên nguồn dữ liệu mới nhất.
Cách thức hoạt động
Visual Workflow đọc dữ liệu trực tiếp từ Lark Base và hiển thị dưới dạng sơ đồ dựa trên cấu hình các trường liên quan.
Ứng dụng hỗ trợ hai chế độ hiển thị:
|
Record view
|
Table view
|
|
Hiển thị các record có liên kết với record hiện tại thông qua các field liên kết một chiều hoặc hai chiều.
|
Hiển thị toàn bộ record trong bảng theo cấu trúc workflow hoặc phân cấp.
|
Trong quá trình thiết lập, người dùng sẽ cấu hình các trường để xác định cách hiển thị thông tin, ví dụ:
-
Node ID: định danh mỗi record
-
Parent ID hoặc link field: xác định mối quan hệ giữa các nút
-
Task name: tiêu đề hiển thị trên nút
-
PIC: người phụ trách
-
Status: trạng thái công việc
-
Progress: phần trăm tiến độ
-
Fields to Display in Details: thông tin chi tiết hiển thị khi xem từng nút
Sau khi cấu hình, ứng dụng sẽ tự động hiển thị sơ đồ tương ứng với cấu trúc dữ liệu, giúp người dùng theo dõi workflow hoặc cấu trúc vận hành một cách trực quan hơn.
Một số trường hợp sử dụng
Trực quan hóa sơ đồ tổ chức (Organization chart)
Thể hiện sự liên kết giữa mục tiêu và kết quả then chốt (OKR alignment)
Theo dõi quy trình triển khai dự án (Project workflow)
Xem thêm: Các ứng dụng của Visual Workflow trong vận hành doanh nghiệp
Tổng kết
Visual Workflow bổ sung một lớp trực quan hóa quan trọng cho Lark Base, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về cấu trúc, mối quan hệ và tiến độ của các hoạt động vận hành. Thông qua việc chuyển đổi dữ liệu dạng bảng thành sơ đồ dễ quan sát, ứng dụng hỗ trợ các nhóm quản lý theo dõi hệ thống hiệu quả hơn và đưa ra quyết định kịp thời.
Nếu doanh nghiệp đang sử dụng Lark Base để quản lý mục tiêu, dự án hoặc cấu trúc tổ chức, Visual Workflow có thể giúp cải thiện khả năng theo dõi và điều phối công việc một cách rõ ràng và hệ thống hơn.
Liên hệ Rikkei Digital qua form dưới đây để được tư vấn cách triển khai Visual Workflow phù hợp với nhu cầu vận hành của doanh nghiệp.
Ứng dụng liên quan
DocuMaker
DocuMaker là một tiện ích mở rộng trên Lark Base, cho phép tự động hóa tạo template văn bản từ dữ liệu sẵn có, đồng thời hỗ trợ nhiều định dạng như docx, xlsx, html,...
Lark x Redash Integration
Bằng cách tích hợp hệ thống mini CRM Lark Base và công cụ BI Redash, các công ty có thể thấu hiểu khách hàng hơn, từ đó đưa ra các quyết định chính xác dựa trên dữ liệu.
Lark x NextCloud Integration
Với công cụ tích hợp này, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý và chia sẻ tài liệu dung lượng lớn ngay trong Lark mà không cần chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng khác nhau.
Kiến tạo giải pháp cho doanh nghiệp bạn
Rikkei Digital rất hân hạnh được lắng nghe những ý kiến đóng góp của quý doanh nghiệp.
