Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, các bộ phận như Hành chính, Vận hành, Kinh doanh hay Kế toán mỗi ngày đều phải xử lý khối lượng lớn tài liệu quan trọng như hợp đồng, bảng lương, báo giá, hóa đơn… Việc soạn thảo và nhập liệu thủ công không chỉ tiêu tốn nguồn lực mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành và hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Thấu hiểu những thách thức đó, Rikkei Digital, với vai trò là một chuyên gia công nghệ và đối tác đồng hành trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, đã phát triển PDF Maker như một giải pháp tự động hóa toàn diện cho quy trình tạo lập tài liệu.
Được tích hợp trực tiếp trên nền tảng Lark Suite, PDF Maker cho phép doanh nghiệp chuyển đổi dữ liệu thô từ hệ thống cơ sở dữ liệu thành các tài liệu PDF hoàn chỉnh, chuyên nghiệp chỉ trong vài giây. Giải pháp này giúp doanh nghiệp loại bỏ sự phụ thuộc vào thao tác nhập liệu thủ công, đồng thời xây dựng một quy trình làm việc hiện đại, chính xác và có khả năng mở rộng.
Nhờ PDF Maker, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành mà còn đảm bảo tính chính xác, đồng bộ và chuẩn hóa trong toàn bộ hệ thống tài liệu, một yếu tố cốt lõi trong quá trình xây dựng nền tảng quản trị số bền vững.
Tổng quan tính năng nổi bật
Với những cập nhật mới nhất, PDF Maker ngày càng hoàn thiện khả năng tự động hóa quy trình tạo tài liệu, từ thiết kế mẫu, soạn thảo đến điền dữ liệu tự động, giúp doanh nghiệp tạo file PDF chuyên nghiệp nhanh hơn và chính xác hơn.
Thiết kế template linh hoạt, trực quan
Doanh nghiệp có thể dễ dàng xây dựng các mẫu tài liệu như hợp đồng, báo giá, phiếu lương hay báo cáo chỉ với thao tác kéo - thả. Hệ thống hỗ trợ đa dạng thành phần như văn bản, số liệu, bảng biểu, hình ảnh, header và footer, giúp việc thiết kế trở nên nhanh chóng mà vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp.
Tùy chỉnh hiển thị và chuẩn hóa nhận diện
PDF Maker cho phép cấu hình font chữ, kích thước, màu sắc và bố cục theo tiêu chuẩn riêng của doanh nghiệp. Nhờ đó, mọi tài liệu được tạo ra đều có sự đồng bộ về hình thức, góp phần củng cố hình ảnh thương hiệu trong từng điểm chạm với đối tác và khách hàng.
Chèn hình ảnh dễ dàng
Người dùng có thể tải lên và tích hợp logo, biểu tượng hoặc hình ảnh minh họa trực tiếp vào tài liệu. Điều này không chỉ tăng tính trực quan mà còn nâng cao độ tin cậy của các văn bản quan trọng như hợp đồng, báo giá và hóa đơn.
Tự động điền dữ liệu chính xác
Tích hợp trực tiếp với Lark Base, PDF Maker cho phép tự động lấy dữ liệu và điền vào các trường thông tin đã cấu hình sẵn. Quy trình này giúp loại bỏ sai sót do nhập liệu thủ công và đảm bảo độ chính xác cao trong mọi tài liệu được phát hành.
Xuất file PDF chỉ trong một bước
Chỉ với một cú nhấp chuột, toàn bộ dữ liệu được xử lý và xuất ra file PDF hoàn chỉnh một cách tự động, giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý và nâng cao hiệu suất làm việc cho toàn bộ tổ chức.
Cách thức hoạt động
Bước đầu tiên để sử dụng PDF Maker, doanh nghiệp cần cài đặt Maker Extension trên Lark Base.
Sau khi PDF Maker được cài đặt, doanh nghiệp có thể sử dụng tính năng này dễ dàng trên Lark Base để tạo ra được các file tài liệu mong muốn hoàn toàn tự động theo các bước như sau:
-
Tạo Template cho từng loại tài liệu
Cách 1: Tự thiết kế mẫu tài liệu PDF trên PDF Maker bằng cách kéo - thả và sắp xếp, kết nối các trường thông tin tương ứng giữa Lark Base & file PDF
Cách 2: Tải mẫu tài liệu đã có sẵn để sử dụng luôn trên Lark Base
-
Tự động lấy dữ liệu: Dữ liệu trên Lark Base tự động được nhập vào các trường thông tin tương ứng trên file PDF
Dữ liệu có sẵn trên Lark Base
-
Tạo file PDF hoàn chỉnh: Doanh nghiệp có thể lựa chọn tạo file PDF hoặc file DOCX và kết quả được trả về với đầy đủ thông tin đã được điền chính xác và nhanh chóng
Doanh nghiệp có thể lựa chọn tạo file PDF hoặc file DOCX
PDF Maker trả file kết quả chính xác
Kết luận
Với PDF Maker, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình tạo tài liệu PDF, từ thiết kế, nhập liệu đến xuất file. Đây không chỉ là công cụ giúp tiết kiệm thời gian mà còn là giải pháp chiến lược để nâng cao tính chuyên nghiệp, tính chính xác và hiệu suất vận hành.
Sự đồng hành của Rikkei Digital
Với vai trò là đối tác chính thức đầu tiên của Lark tại Việt Nam, Rikkei Digital sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc tư vấn, triển khai và tối ưu hệ thống Lark phù hợp với mô hình vận hành thực tế của doanh nghiệp. Hãy liên hệ với chúng tôi để nhận thông tin chi tiết cùng những ưu đãi độc quyền để tối ưu quy trình vận hành của doanh nghiệp bạn!
Ứng dụng liên quan
DocuMaker
DocuMaker là một tiện ích mở rộng trên Lark Base, cho phép tự động hóa tạo template văn bản từ dữ liệu sẵn có, đồng thời hỗ trợ nhiều định dạng như docx, xlsx, html,...
Lark x Redash Integration
Bằng cách tích hợp hệ thống mini CRM Lark Base và công cụ BI Redash, các công ty có thể thấu hiểu khách hàng hơn, từ đó đưa ra các quyết định chính xác dựa trên dữ liệu.
Lark x NextCloud Integration
Với công cụ tích hợp này, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý và chia sẻ tài liệu dung lượng lớn ngay trong Lark mà không cần chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng khác nhau.
Kiến tạo giải pháp cho doanh nghiệp bạn
Rikkei Digital rất hân hạnh được lắng nghe những ý kiến đóng góp của quý doanh nghiệp.
