PDF Maker + PDF eSign + Lark: Bộ giải pháp số hóa quy trình tạo và trình ký tài liệu cho doanh nghiệp
Để giải quyết những bất cập trong việc tạo, trình ký và quản lý tài liệu, Rikkei Digital đã phát triển bộ giải pháp PDF Maker và PDF eSign, tích hợp trực tiếp trong hệ sinh thái Lark.
Mục lục
Trong quy trình của hầu hết các doanh nghiệp, các loại tài liệu như hợp đồng, báo giá, hóa đơn, văn bản nội bộ,... là một phần không thể thiếu. Tuy nhiên, cách thức tạo lập và quản lý tài liệu truyền thống đang gây ra nhiều hạn chế. Nhân viên mất hàng giờ đồng hồ để soạn thảo thủ công, quy trình ký duyệt phụ thuộc vào giấy tờ phức tạp, trong khi việc trao đổi và lưu trữ lại phân tán trên nhiều nền tảng khác nhau.
Điều này không chỉ khiến đội ngũ tiêu tốn thời gian, giảm hiệu suất, mà còn tiềm ẩn rủi ro pháp lý và ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách hàng. Hãy cùng Rikkei Digital tìm hiểu bộ giải pháp toàn diện số hóa quy trình tạo và trình ký tài liệu cho doanh nghiệp - PDF Maker + PDF eSign + Lark.
Thực trạng quản lý tài liệu trong doanh nghiệp
Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp phải xử lý một khối lượng tài liệu khổng lồ. Điều này khiến doanh nghiệp dồn nhiều nguồn lực trong việc soạn thảo, quản lý và lưu trữ khối dữ liệu khổng lồ ấy. Vậy cụ thể những vấn đề mà doanh nghiệp thường gặp phải là gì?
Tạo tài liệu thủ công, mất nhiều thời gian
Trong nhiều doanh nghiệp, các tài liệu quan trọng như hợp đồng, báo giá, thư mời làm việc hay hóa đơn vẫn được soạn thảo và điền thủ công. Nhân viên thường phải nhập dữ liệu lặp lại từ nhiều nguồn (CRM, Excel, email), sau đó tự điều chỉnh định dạng, kiểm tra lỗi trước khi gửi đi. Quá trình này không chỉ tốn hàng giờ đồng hồ cho những công việc lặp đi lặp lại mà còn khiến đội ngũ khó tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn.
Quy trình trình ký phức tạp, dễ sai sót
Đối với việc trình ký các văn bản nội bộ như quyết định, tờ trình, quy chế… vẫn chủ yếu dựa vào giấy tờ. Quy trình in ấn, ký tay, scan và gửi lại qua email không chỉ mất nhiều thời gian mà còn dễ dẫn đến thất lạc hoặc sai sót trong quá trình xử lý. Khi đội ngũ làm việc từ xa, những hạn chế này càng trở nên rõ rệt, ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ phê duyệt và ra quyết định.
Trao đổi và lưu trữ rời rạc, thiếu đồng bộ
Một thách thức khác là việc trao đổi và lưu trữ tài liệu diễn ra trên nhiều kênh khác nhau: email, ổ cứng cá nhân, hệ thống drive rời rạc hoặc thậm chí là tủ hồ sơ vật lý. Điều này gây khó khăn cho việc tìm kiếm, theo dõi phiên bản mới nhất hoặc kiểm soát quyền truy cập. Không ít trường hợp doanh nghiệp mất nhiều ngày để rà soát lại tài liệu khi cần kiểm toán hoặc đối chiếu với khách hàng. Việc thiếu đồng bộ còn dẫn đến tình trạng trễ hạn phê duyệt, giảm hiệu suất làm việc nhóm.
Từ những thách thức trên, có thể thấy doanh nghiệp cần một giải pháp toàn diện để:
-
Số hóa quy trình tạo tài liệu, loại bỏ thủ công
-
Tự động hóa các bước trình ký và phê duyệt để tiết kiệm thời gian và hạn chế lỗi
-
Kết nối & đồng bộ trong một nền tảng chung, giúp tài liệu được quản lý tập trung, an toàn và minh bạch
Đây chính là cơ sở ra đời bộ giải pháp PDF Maker + PDF eSign + Lark – giúp doanh nghiệp chuyển đổi toàn bộ quy trình tài liệu từ tạo – ký – lưu trữ – quản lý chỉ trên một nền tảng duy nhất.
Tổng quan bộ giải pháp số hóa quy trình tạo, trình ký và quản lý tài liệu
Để giải quyết những bất cập trong việc tạo, trình ký và quản lý tài liệu, Rikkei Digital đã phát triển bộ giải pháp PDF Maker và PDF eSign, tích hợp trực tiếp trong hệ sinh thái Lark. Bộ công cụ này mang đến một quy trình số hóa khép kín – từ thiết kế, soạn thảo, ký điện tử cho đến lưu trữ và cộng tác – giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn, giảm thiểu rủi ro và thúc đẩy chuyển đổi số toàn diện.
PDF Maker - Tạo tài liệu PDF chuyên nghiệp
PDF Maker giúp doanh nghiệp đơn giản hóa toàn bộ quy trình xử lý tài liệu – từ thiết kế, soạn thảo đến nhập liệu – để nhanh chóng tạo ra các file PDF chuyên nghiệp.
Những tính năng nổi bật của PDF Maker:
-
Tạo mẫu nhanh chóng, linh hoạt: Kéo – thả trực quan để thiết kế hợp đồng, báo giá, phiếu lương, báo cáo… với đầy đủ văn bản, số liệu, bảng biểu, hình ảnh, header/footer
-
Tùy chỉnh hiển thị và bố cục: Dễ dàng chỉnh font, kích thước, màu sắc, thiết lập bố cục chuẩn, đồng bộ nhận diện thương hiệu và giữ tài liệu luôn chuyên nghiệp
-
Hỗ trợ chèn hình ảnh trực tiếp: Thêm logo, biểu tượng, minh họa để tăng tính trực quan và độ tin cậy cho tài liệu
-
Tự động điền dữ liệu chính xác: Kết nối với Lark Base để lấy dữ liệu và điền vào các trường đã cấu hình, loại bỏ sai sót nhập tay
-
Xuất file PDF tức thì: Chỉ với một cú nhấp chuột, tài liệu hoàn chỉnh được tạo ra trong vài giây
PDF eSign - Tối ưu hóa trình ký tài liệu
PDF eSign là giải pháp hỗ trợ ký tên điện tử trực tiếp trên tệp PDF trên Lark Suite. Từ đó, giúp đơn giản hóa quy trình trình ký, xử lý và ký tài liệu.
Những tính năng nổi bật của ứng dụng PDF eSign giúp quy trình làm việc trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn:
-
Ký số mọi lúc, mọi nơi: Hỗ trợ ký điện tử trực tuyến chỉ với vài thao tác, không phụ thuộc vào giấy tờ hay gặp mặt trực tiếp
-
Đa dạng hình thức ký: Người dùng có thể ký bằng chữ ký số, chữ ký vẽ tay, chữ ký hình ảnh
-
Theo dõi tiến độ theo thời gian thực: Hệ thống hiển thị rõ ràng ai đã ký, ai đang chờ, giúp minh bạch tiến trình và giảm chậm trễ
-
Tích hợp với Lark: Cho phép ký và phê duyệt trực tiếp ngay trong Lark Suite, đồng bộ cùng các công cụ khác như Lark Base, Lark Approval
Giao diện thực hiện quy trình trình - ký trên Lark Approval
Lark Suite – Nền tảng làm việc số hợp nhất, cho phép tích hợp, đồng bộ và quản lý tài liệu
Lark là một nền tảng làm việc số hợp nhất, cung cấp đầy đủ các công cụ cần thiết cho doanh nghiệp hiện đại: từ nhắn tin, họp trực tuyến, quản lý lịch, tài liệu cộng tác, cho đến tự động hóa quy trình. Thay vì phải sử dụng nhiều ứng dụng rời rạc, Lark giúp đội ngũ làm việc trên một môi trường thống nhất, tăng tốc độ phối hợp và nâng cao hiệu quả vận hành.
Trong số các tính năng nổi bật, Lark Base được coi như một hệ thống quản lý tập trung, cho phép doanh nghiệp thiết kế, quản lý và trực quan hóa hệ thống làm việc. Với khả năng tùy biến linh hoạt, Lark Base hỗ trợ doanh nghiệp số hóa quy trình, kết nối dữ liệu rời rạc và tối ưu việc ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Không chỉ vậy, Lark còn là một nền tảng mở, hỗ trợ tích hợp với nhiều ứng dụng và hệ thống khác nhau thông qua API và các công cụ mở rộng. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng đồng bộ hóa hạ tầng công nghệ sẵn có, xây dựng hệ sinh thái làm việc liền mạch và phù hợp với đặc thù riêng của từng tổ chức.
Với PDF Maker và PDF eSign tích hợp trong Lark Suite, doanh nghiệp sở hữu một vòng đời xử lý tài liệu khép kín.
-
Lưu trữ tập trung & an toàn: Mọi tài liệu được lưu ngay trên Lark Base, có phân quyền chi tiết theo phòng ban, dự án hoặc từng cá nhân
-
Dễ dàng tìm kiếm & truy xuất: Chỉ cần vài giây để tìm lại hợp đồng, báo giá, hóa đơn… nhờ công cụ tìm kiếm mạnh mẽ Lark và quản lý phiên bản
-
Chia sẻ & cộng tác tức thì: Tài liệu có thể gửi trực tiếp trong chat, nhóm hoặc kèm theo quy trình phê duyệt trên Lark mà không cần rời khỏi nền tảng
-
Phê duyệt & theo dõi trạng thái: Người dùng dễ dàng xem lịch sử chỉnh sửa, ai đã phê duyệt, ai đã ký và tài liệu đang ở giai đoạn nào trên Lark Approval
-
Kết nối liền mạch với quy trình công việc: Tài liệu không chỉ được lưu, mà còn gắn trực tiếp vào workflow của Sales, HR, Finance… giúp vận hành xuyên suốt
Nhờ đó, doanh nghiệp có một quy trình tài liệu khép kín: từ tạo → ký → lưu → quản lý → cộng tác trong cùng một hệ sinh thái.
Lợi ích bộ giải pháp PDF Maker + PDF eSign + Lark đem lại
Nhờ sự kết hợp giữa PDF Maker, PDF eSign và Lark Suite, doanh nghiệp không chỉ đơn thuần tối ưu việc tạo và ký kết tài liệu, mà còn sở hữu một quy trình quản lý toàn diện – nhanh chóng, chính xác, bảo mật và đồng bộ. Đây là nền tảng giúp tổ chức tiết kiệm nguồn lực, nâng cao hiệu suất làm việc và tiến gần hơn tới mục tiêu chuyển đổi số.
Tiết kiệm thời gian Thay vì mất hàng giờ để soạn thảo, định dạng và chuyển qua lại giữa nhiều công cụ, giờ đây toàn bộ quy trình từ tạo đến ký kết tài liệu chỉ diễn ra trong vài phút. Doanh nghiệp có thể rút ngắn đáng kể thời gian xử lý hợp đồng, báo giá, phiếu lương hay các văn bản nội bộ.
Độ chính xác cao Với khả năng tự động lấy dữ liệu từ hệ thống Lark Base và điền trực tiếp vào biểu mẫu, bộ giải pháp giúp loại bỏ hoàn toàn rủi ro sai sót khi nhập liệu thủ công. Kết quả là mọi tài liệu đều chính xác, nhất quán và đáng tin cậy.
Quản lý tập trung Ngay sau khi được ký duyệt, tài liệu được lưu trữ trên Lark Drive/ Lark Wiki, giúp doanh nghiệp quản lý tập trung, dễ dàng tìm kiếm, phân quyền truy cập và kiểm soát lịch sử phiên bản. Điều này không chỉ giảm rủi ro thất lạc mà còn tăng tính minh bạch trong quản lý.
Cộng tác liền mạch Tài liệu có thể được chia sẻ ngay trong chat hoặc nhóm làm việc trên Lark. Các bên liên quan có thể cùng chỉnh sửa, bình luận, gửi yêu cầu phê duyệt mà không cần rời khỏi nền tảng. Nhờ vậy, quy trình vận hành trở nên nhanh chóng, xuyên suốt và hạn chế tối đa gián đoạn.
Thúc đẩy chuyển đổi số Bộ giải pháp giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ giấy tờ, đồng thời tăng tốc độ xử lý quy trình. Đây là bước tiến quan trọng trên hành trình chuyển đổi số, đặc biệt phù hợp với mô hình làm việc từ xa và các doanh nghiệp đang mở rộng quy mô.
Một số ứng dụng số hóa quy trình tạo và trình ký tài liệu trong các phòng ban
Mỗi phòng ban sẽ có các loại tài liệu được chuẩn hóa riêng. Dưới đây là các ứng dụng trong việc số hóa quy trình tạo và trình ký tài liệu của một số phòng ban điển hình.
Quản lý nhân sự
Trong quá trình tuyển dụng và quản lý nhân sự, các loại tài liệu như thư mời nhận việc, hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm thường xuyên được sử dụng. Với PDF Maker, bộ phận Nhân sự có thể nhanh chóng tạo sẵn mẫu tài liệu chuẩn, đồng bộ thương hiệu và trình ký các quản lý của bộ phận, phòng ban liên quan. Sau đó, toàn bộ hồ sơ được lưu trữ tập trung trên Lark Drive, dễ dàng truy xuất khi cần.
Quy trình nội bộ & pháp lý
Doanh nghiệp thường phải xử lý nhiều loại tài liệu liên quan đến họp hành, NDA, quy chế, quyết định nội bộ. Bộ giải pháp cho phép tạo file bằng PDF Maker, ký điện tử qua PDF eSign và thực hiện phê duyệt đa cấp trực tiếp ngay trên Lark Approval hoặc Lark Base. Nhờ đó, quy trình vận hành minh bạch, có thể theo dõi trạng thái phê duyệt, giảm thiểu rủi ro thất lạc hay chậm trễ.
Tài chính – Kế toán
Với các chứng từ như hóa đơn, phiếu chi, báo cáo tài chính, sự chính xác và tốc độ xử lý là yếu tố then chốt. PDF Maker hỗ trợ xuất mẫu hóa đơn và chứng từ chuyên nghiệp, đồng bộ dữ liệu trực tiếp từ hệ thống để tránh sai sót. Sau đó, PDF eSign giúp ký duyệt nhanh chóng, trong khi Lark Drive hỗ trợ trong việc tìm kiếm, lưu trữ và chia sẻ ngay trong cùng nền tảng. Điều này không chỉ tăng tốc quy trình kế toán mà còn nâng cao tính minh bạch.
Tổng kết
Bộ giải pháp PDF Maker + PDF eSign + Lark Suite mang lại cho doanh nghiệp một quy trình tài liệu khép kín và tối ưu hóa – từ tạo → ký → lưu trữ → quản lý → cộng tác. Thay vì phải sử dụng nhiều công cụ rời rạc, mọi thao tác nay được gói gọn trong một hệ sinh thái duy nhất, giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo chính xác, tăng cường bảo mật và thúc đẩy chuyển đổi số.
Dù là hành chính-nhân sự, pháp chế hay tài chính – kế toán, các phòng ban đều có thể khai thác bộ giải pháp này để làm việc hiệu quả hơn, giảm thiểu sai sót và nâng cao trải nghiệm cho nhân viên lẫn khách hàng. Đây chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp hiện đại hóa quy trình, bắt kịp xu thế số hóa – tự động hóa – kết nối, và sẵn sàng bứt phá trong kỷ nguyên làm việc linh hoạt.
Hãy liên hệ ngay với Rikkei Digital để được tư vấn chi tiết và nhận giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu doanh nghiệp của bạn!
