- Dùng Lark Messenger & Lark Mail để quản trị giao tiếp tập trung
- Dùng Lark Wiki để tạo ra các workspace riêng cho từng dự án: không giới hạn định dạng, từ docs, sheets, sơ đồ tư duy, cơ sở dữ liệu,...
- Dùng Lark Messenger, Lark Docs và Lark Meeting để họp và chỉnh sửa tài liệu trên một cửa sổ duy nhất.
- Dùng Lark Base để quản lý task, giao việc và update tiến độ công việc
- Sử dụng các chế độ xem khác nhau của Lark Base để quản trị tiến độ dự án tổng quan và gửi báo cáo khách hàng
- Dùng Lark Approval cho:
- Các quy trình xét duyệt cơ bản giữa các bộ phận
- Tạo mẫu và quy trình phê duyệt riêng đối với các yêu cầu phức tạp liên quan đến nhiều bên như yêu cầu mua hàng, thanh toán, tạm ứng cho vendor,...
Nguyễn Diễm My
CMO
"Lark Suite thật sự rất đa năng và linh hoạt. Ứng dụng tập hợp tất cả những gì chúng tôi cần trên một nền tảng duy nhất và giúp làm việc từ xa hiệu quả hơn. Thiết kế tuyệt vời và giao diện người dùng trực quan cũng là một điểm vô cùng ấn tượng. Đội ngũ của chúng tôi đặc biệt thích giao tiếp, lập kế hoạch và quản lý các dự án trên nền tảng này."
Mục lục
Quản lý cùng lúc hàng chục, hàng trăm dự án; theo dõi, đánh giá tiến độ và hiệu suất làm việc của team; Tổng hợp thông tin, dữ liệu để gửi tới khách hàng; Làm việc với các vendor, ngân hàng,... có lẽ là những vấn đề gây nhức nhối nhất đối với một agency Truyền thông - Marketing như Express Agency.
Bên cạnh việc tối ưu quản lý dự án và trao đổi đội nhóm, công ty còn đề cao sự gắn kết, tinh thần đổi mới trong đội ngũ nhân viên. Việc hợp tác với Lark trong chặng đường phát triển mới đã củng cố tinh thần sáng tạo trong toàn bộ công ty, đồng thời giúp các quy trình xử lý công việc trở nên liền mạch và thú vị hơn.
Thông tin doanh nghiệp
Express Agency là đơn vị agency truyền thông chuyên cung cấp các dịch vụ thiết kế, công nghệ và tiếp thị tích hợp truyền thông chuyên nghiệp. Với sứ mệnh thực hiện hóa ước mơ và nâng tầm thương hiệu cho mọi doanh nghiệp, Express Agency đã trở thành bạn đồng hành trong nhiều chiến dịch lớn của các doanh nghiệp hàng đầu như: FPT, BSC, BIDV, Honda, Havina Group, Lê Bros,...
Ngành: Media Quy mô doanh nghiệp: 50+ Địa điểm: Việt Nam
Bối cảnh & Insight
Trước khi thử nghiệm Lark, Express Agency đã sử dụng qua nhiều công cụ làm việc số khác như Trello, Slack hay Google Suite để giao tiếp và làm việc trong nội bộ cũng như trao đổi trực tiếp với khách hàng. Tuy nhiên, việc sử dụng nhiều công cụ khác nhau đã gây ra không ít khó khăn cho công ty.
Việc phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ dự án, lưu trữ tài liệu nội bộ, giao tiếp và trao đổi với khách hàng, kiểm soát quy trình mua bán, thanh toán, tạm ứng... đều bị phân chia rời rạc và thực hiện trên những công cụ khác nhau.
Điều này khiến đội ngũ nhân viên phải luân chuyển giữa nhiều ứng dụng làm việc, gây mất thời gian trong quy trình xử lý, phê duyệt; giao tiếp nội bộ bị "đứt gãy", thiếu ăn ý và mất tập trung; đồng bộ hóa dữ liệu gặp khó, dẫn đến năng suất làm việc giảm sút và gây mất tinh thần nhân viên.
Đội ngũ Express Agency cho biết, team không thể cập nhật thông tin khách hàng và tiến độ công việc của các dự án kịp thời, đặc biệt vào "mùa cao điểm" cuối năm do phải dùng nhiều ứng dụng. Quy trình phân luồng xét duyệt nội dung, kế hoạch nội bộ cũng khiến quản lý các cấp phải đau đầu, dẫn đến sản phẩm phải chỉnh sửa nhiều lần, hay dễ nhầm lẫn khi xuất bản mà chưa được kiểm duyệt.
Thêm vào đó, các ứng dụng mà Express Agency sử dụng đều là không gian "đóng", không thể tích hợp và mở rộng với các hệ thống bên ngoài, khiến cho việc bỏ ra chi phí lớn cho một loạt công cụ mỗi năm không chỉ khiến công ty không giải quyết được vấn đề triệt để mà còn gây ra tổn thất và thất thoát nguồn lực.
Chia sẻ về vấn đề này, bà Nguyễn Diễm My - CMO Express Agency cho hay:"Đối với một Digital Agency như chúng tôi, năng suất và quá trình xử lý dự án là những yếu tố ảnh hưởng lớn đến danh tiếng của công ty. Vì vậy, khi lựa chọn một nền tảng làm việc số thích hợp để dùng trong nội bộ, chúng tôi đề cao những ứng dụng giúp nâng tầm quản lý dự án và gia tăng tính liền mạch trong xử lý quy trình, phê duyệt. Tuy nhiên, các công cụ hiện tại chỉ đang đáp ứng được một trong những nhu cầu đó và thật khó để tích hợp chúng với nhau."
Giải pháp tổng quan
Thấu hiểu được những nhu cầu của Express Agency, Rikkei Digital đã tiến hành khảo sát, tìm hiểu về những chiến dịch và phương thức làm việc mà đội ngũ agency Express đang thực hiện, từ đó đưa ra phương án xử lý và đề xuất lộ trình triển khai cụ thể, với các bước như sau:
|
Giai đoạn
|
Nhiệm vụ trọng tâm
|
Kết quả cần đạt
|
|
Giai đoạn 1:
Giao tiếp tập trung
|
|
|
|
Giai đoạn 2:
Quản lý tập trung
|
|
|
|
Giai đoạn 3:
Phối hợp, Tối ưu quy trình và Theo dõi tiến độ
|
|
|
|
Giai đoạn 4:
Nghiệp vụ Quản trị
|
|
|
Ngoài ra, do đặc thù phải quản lý nhiều dự án với quy mô lớn nhỏ khác nhau, Express Agency cần đồng bộ dữ liệu từ các nền tảng cũ sang nền tảng mới để không xảy ra đứt gãy trong quá trình xử lý dự án.
Để giải quyết vấn đề này, Rikkei Digital đã nghiên cứu và thiết kế riêng các Mini App, giúp đồng bộ dữ liệu từ một số ứng dụng khác như Google Drive, Trello, Slack,... sang các tính năng tương ứng của Lark Suite.
Mỗi Mini App sẽ xử lý một nghiệp vụ riêng như đồng bộ tin nhắn, đồng bộ dữ liệu dự án,...
Kết quả đạt được
Sau thời gian đầu triển khai, bộ công cụ cộng tác toàn diện của Lark đã giúp Express Agency hợp nhất các kênh liên lạc, công cụ giao tiếp và họp video của nhóm vào một nền tảng duy nhất. Nhờ đó, các bộ phận phòng ban có thể hợp tác với nhau tốt hơn đồng thời giúp ban quản lý giám sát tiến độ, công việc được hiệu quả.
Đồng thời, Lark giúp Express Agency giải quyết các vấn đề "nhức nhối" sau:
-
Không cần nhiều ứng dụng cho các tác vụ cơ bản
-
Làm việc từ xa hiệu quả và liền mạch hơn khi đồng bộ dữ liệu trên mọi thiết bị
-
Quản lý dữ liệu khoa học và tinh gọn hơn trong một thể thống nhất
-
Giám sát tiến độ và phê duyệt tốt hơn các nhiệm vụ chính
-
Tách biệt rõ ràng giữa giao tiếp trong công việc và giao tiếp cá nhân
Mục lục
Khám phá các câu chuyện khác
