Workflow automation - Chìa khóa giúp doanh nghiệp SMEs phát triển bền vững

Tìm hiểu về workflow automation, khám phá 08 công cụ nổi bật giúp các doanh nghiệp SMEs tối ưu vận hành, nâng cao hiệu suất với mục tiêu phát triển bền vững.

Mục lục

Xu hướng workflow automation (tự động hóa luồng công việc) đang trở thành yếu tố then chốt cho nhiều doanh nghiệp SMEs đang trên đà phát triển. Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt, xu hướng này không chỉ tối ưu hóa vận hành mà còn giúp doanh nghiệp thích nghi với yêu cầu mới. Về bản chất, quy trình tự động hóa ứng dụng công nghệ để thực hiện các tác vụ vốn được xử lý thủ công, từ đó tiết kiệm thời gian và nguồn lực đáng kể.

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường đối mặt với những thách thức phổ biến như hạn chế về ngân sách và nhân sự. Tuy nhiên, việc áp dụng tự động hóa có thể cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc. Bài viết này sẽ giúp người đọc khám phá cách tự động hóa luồng công việc giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.

Tổng quan về Workflow automation

Tìm hiểu khái niệm

Workflow automation là việc sử dụng công nghệ để quản lý công việc một cách tự động, thay thế sự can thiệp thủ công. Khi các tác vụ như nhập liệu, phê duyệt và thông báo đều được tự động hóa, giải pháp này giúp giảm thiểu sai sót do con người và tạo điều kiện để nhân sự tập trung vào các công việc mang tính chiến lược và sáng tạo hơn.

So sánh Quy trình thủ công và Quy trình tự động hóa

Các chủ doanh nghiệp cần hiểu rõ sự khác biệt giữa quy trình thủ công và quy trình tự động hóa, nhằm tận dụng tối ưu giá trị của việc tự động hóa. Theo phương thức truyền thống, các quy trình thủ công thường bị lặp lại và tốn nhiều công sức. Ví dụ, việc nhập thông tin khách hàng vào cơ sở dữ liệu đòi hỏi nhiều bước xử lý, gây tốn thời gian và tiềm ẩn nguy cơ phát sinh lỗi.

Bên cạnh đó, các quy trình được tự động hóa thực hiện công việc hiệu quả và chuẩn xác hơn. Ví dụ, tính năng số hóa quy trình vận hành trên Lark Base có khả năng xử lý nhập liệu, dự đoán hiệu suất và tạo báo cáo mà không cần con người kiểm tra liên tục. Việc chuyển đổi từ thủ công sang tự động có thể mang đến sự gia tăng đáng kể về hiệu quả trong vận hành doanh nghiệp.

Tiêu chí	Quy trình thủ công	Quy trình được tự động hóa
Tốc độ	❌ Chậm trễ, hay bị gián đoạn	✅ Tức thời, xử lý 24/7
Độ chính xác	❌ Dễ sai sót, nhầm số liệu	✅ Chuẩn xác 100% theo thiết lập
Khả năng mở rộng	Khó linh hoạt mở rộng quy mô khi lượng công việc tăng	Linh hoạt xử lý lượng việc lớn, không tốn chi phí và nguồn lực
Dữ liệu	Phải tự tổng hợp từ nhiều nguồn, dễ thất lạc	Tự động lưu trữ, cập nhật theo thời gian thực
Chi phí	Tiêu tốn cho việc sửa lỗi/tuyển thêm nguồn lực	Tối ưu chi phí vận hành

Vì sao doanh nghiệp SMEs cần áp dụng tự động hóa luồng công việc?

Hiện nay, các doanh nghiệp SMEs vẫn thường phải đối mặt với nhiều thách thức nan giải như khó khăn trong vận hành doanh nghiệp, không tối ưu hiệu suất và quản lý thời gian, năng lực của doanh nghiệp bị kìm hãm. Trong bối cảnh đó, workflow automation cần được sử dụng để giải quyết những bài toán trong doanh nghiệp dưới đây:

Khó khăn trong vận hành doanh nghiệp: Một số chủ doanh nghiệp SMEs vẫn đang phải đảm nhiệm nhiều vai trò như sales, marketing, quản lý nhân sự,.. Điều này dẫn đến tình trạng kiệt sức và giảm hiệu quả trong công việc. Công việc được chuẩn hóa sẽ giúp các doanh nghiệp giảm tải gánh nặng bằng cách đơn giản hóa tác vụ hàng ngày, tạo điều kiện để đội ngũ tập trung vào đầu việc quan trọng hơn.
Nỗi lo về hiệu suất và quản lý thời gian: Việc tận dụng tối đa từng phút làm việc là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp chuyển từ trạng thái "tồn tại" sang phát triển vượt bậc. Điều này không chỉ giúp các lãnh đạo tối ưu thời gian ra quyết định mang tính chiến lược mà còn nâng cao hiệu suất tổng thể toàn tổ chức.
Thách thức kìm hãm năng lực định vị doanh nghiệp: Việc thiếu các công cụ tự động hóa phù hợp khiến nhiều doanh nghiệp SMEs gặp khó khăn trong việc khẳng định vị thế của mình trên thương trường. Chính vì vậy, nhà quản lý cần đầu tư vào các giải pháp số hóa để gia tăng tính nhất quán trong vận hành, nâng cao chất lượng kinh doanh trong môi trường đề cao tốc độ và tính chuẩn xác.

Khi nhận diện rõ tiềm năng của phần mềm tự động hóa trong các doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo có thể chủ động trang bị cho tổ chức những công cụ và chiến lược phù hợp để chủ động giải quyết các bài toán trong tương lai.

Top 08 công cụ workflow automation nổi bật dành cho doanh nghiệp SMEs

Lark Suite: Công cụ tự động hóa luồng công việc phù hợp cho các doanh nghiệp SMEs

Tổng quan:

Lark là nền tảng tích hợp toàn diện, cho phép doanh nghiệp SMEs quản lý toàn bộ quy trình vận hành trong một hệ sinh thái thống nhất thay vì sử dụng nhiều ứng dụng rời rạc. Trong đó, Lark Base là nền tảng cơ sở dữ liệu cộng tác tích hợp bảng tính, trình xây dựng workflow và giao tiếp nhóm, giúp tự động hóa dữ liệu xuyên suốt luồng công việc - từ đầu vào đến phê duyệt và cập nhật.

Tính năng nổi bật:

Quản lý công việc & quy trình linh hoạt: Cho phép người dùng dễ dàng thiết lập, phân công, theo dõi công việc và tự động hóa quy trình theo đặc thù vận hành, giúp đảm bảo tiến độ, minh bạch trách nhiệm và nâng cao hiệu suất tổng thể.
Tự động hóa toàn diện: Người dùng có thể xây dựng quy trình tự động, nơi dữ liệu được liên kết xuyên suốt từ phê duyệt đến cập nhật tự động, nâng cao hiệu quả của toàn bộ quy trình.
Phương pháp Low-code/No-code: Cho phép người dùng thiết lập quy trình tùy chỉnh mà không yêu cầu quá cao về kỹ thuật, giúp đội ngũ chủ động điều chỉnh giải pháp khi nhu cầu kinh doanh thay đổi.

Lý do Lark là công cụ workflow automation phù hợp cho các doanh nghiệp SMEs:

Lark tăng cường khả năng cộng tác bằng cách tập trung toàn bộ quy trình giao tiếp và hoạt động trên một nền tảng, trong đó các tính năng tự động hóa công việc giúp giảm thiểu thời gian xử lý tác vụ lặp lại, cho phép đội ngũ nhân sự tập trung vào công việc mang tính chiến lược và giá trị lớn hơn.

Chi phí:

Starter: Miễn phí cho tối đa 20 người dùng
Pro: Bắt đầu từ $12/người dùng/tháng
Enterprise: Giá tùy chỉnh cho các tổ chức lớn hơn
Khi đăng ký qua Lark Partner - Rikkei Digital, doanh nghiệp sẽ nhận được chiết khấu & ưu đãi độc quyền.

>> Xem thêm: Lark Base - Công cụ tối ưu dữ liệu để quản lý dự án

Zapier: Giải pháp tích hợp và tự động hóa các ứng dụng trên một nền tảng

Tổng quan:

Zapier là công cụ vận hành thông minh, kết nối hơn 3.000 ứng dụng, tạo ra quy trình làm việc tiết kiệm thời gian và công sức. Người dùng có thể sử dụng dữ liệu trên ứng dụng này dựa vào dữ liệu được cập nhật từ ứng dụng khác, từ đó chuẩn hóa và đồng bộ hóa quy trình vận hành trên toàn bộ hệ thống.

Tính năng nổi bật:

Thư viện ứng dụng được tích hợp: Với hàng nghìn ứng dụng được hỗ trợ tích hợp, người dùng có thể tự động hóa các thao tác, khả năng truy cập các công cụ thường dùng.
Giao diện thân thiện: Zapier cho phép thiết lập luồng công việc tự động mà không cần kỹ thuật lập trình, dễ dàng tiếp cận nhiều đối tượng với các nhu cầu cụ thể.
Thao tác linh hoạt: Người dùng dễ dàng tùy chỉnh luồng công việc riêng biệt để đáp ứng các bài toán khác nhau trong vận hành doanh nghiệp.

Lý do Zapier là công cụ workflow automation phù hợp cho các doanh nghiệp SMEs:

Zapier hỗ trợ doanh nghiệp giảm thiểu nhập dữ liệu thủ công và các tác vụ lặp lại thông qua việc tự động hóa luồng công việc trên nhiều ứng dụng khác nhau. Từ đó doanh nghiệp SMEs có thể thiết lập quy trình vận hành hiệu quả hơn mà không cần yêu cầu khắt khe về kỹ thuật chuyên sâu.

Chi phí:

Miễn phí: Bao gồm các tính năng cơ bản
Pro: Bắt đầu từ $19.99/tháng
Team: Bắt đầu từ $69/tháng
Enterprise: Tùy chỉnh theo quy mô

Trello: Tự động hóa quy trình quản lý công việc trực quan

Tổng quan:

Trello là công cụ quản lý công việc trực quan qua các bảng, danh sách và thẻ để hỗ trợ đội ngũ thực hiện công việc hiệu quả. Công cụ đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp SMEs ưu tiên quản lý quy trình bằng hình ảnh, giúp duy trì khả năng theo dõi tiến độ và đảm bảo công việc được triển khai nhất quán.

Tính năng nổi bật:

Giao diện kéo - thả trực quan: Dễ dàng dịch chuyển nhiệm vụ qua các giai đoạn của luồng công việc để trực quan hóa tiến độ dự án
Quản lý tự động: Tự động hóa nhiệm vụ lặp lại, thiết lập sự kiện và tạo các quy tắc để quản lý các dự án một cách hiệu quả.
Các bảng tùy chỉnh: Cho phép người dùng thiết kế các bảng biểu riêng biệt, phù hợp với từng dự án, cải thiện tính minh bạch và khả năng tập trung.

Lý do Trello là công cụ workflow automation phù hợp cho các doanh nghiệp SMEs:

Trello giúp chủ doanh nghiệp tinh gọn quản lý công việc bằng cách cung cấp cái nhìn trực quan về nhiệm vụ và tiến độ trong một dự án. Trong đó, các tính năng tự động hóa giảm bớt lỗi sai do con người tạo ra, cho phép con người tập trung vào các đầu việc quan trọng hơn.

Chi phí:

Miễn phí: Tối đa 10 cộng tác viên/không gian làm việc
Starter: Bắt đầu từ $5/người dùng/tháng
Premium: Bắt đầu từ $10/người dùng/tháng
Enterprise: Bắt đầu từ $17.5/người dùng/tháng

Asana: Công cụ tự động hóa tinh gọn quy trình quản lý dự án

Tổng quan:

Asana là công cụ tự động hóa hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dự án đa nhiệm giúp đội ngũ tổ chức, theo dõi và quản lý công việc hiệu quả. Người dùng có thể tạo nhiệm vụ, phân công trách nhiệm, đặt thời hạn rõ ràng, đảm bảo mọi người nắm rõ đầu việc cần ưu tiên của mình.

Tính năng nổi bật:

Nhiều templates có thể tùy chỉnh: Tận dụng các templates có sẵn, được thiết kế phù hợp với đa dạng loại hình dự án, giúp rút ngắn thời gian triển khai và nhanh chóng đưa quy trình vào vận hành.
Đa dạng các tính năng automation: Tận dụng các tính năng như thiết lập liên kết nhiệm vụ và tự động hóa tác vụ định kỳ, nhằm tối ưu hóa luồng công việc.
Khả năng tích hợp: Kết nối hệ thống công cụ với đa dạng công cụ năng suất, giúp đồng bộ dữ liệu và tạo nên quy trình làm việc liền mạch, xuyên suốt trên toàn hệ thống.

Lý do Asana là công cụ workflow automation phù hợp cho các doanh nghiệp SMEs:

Asana tăng cường khả năng cộng tác và giám sát cho các phòng ban khi tiến hành cùng lúc nhiều dự án khác nhau. Các tính năng tự động hóa của công cụ cho phép doanh nghiệp SMEs chuyển đổi trọng tâm từ các công việc hành chính lặp lại sang việc tạo ra giá trị thực thụ.

Chi phí:

Miễn phí: Đến 10 thành viên trong nhóm
Starter: Bắt đầu từ $10.99/người dùng/tháng
Advanced: Bắt đầu từ $24.99/người dùng/tháng
Enterprise: Giá tùy chỉnh

monday.com: Tự động hóa quản trị công việc linh hoạt, trực quan

Tổng quan:

Công cụ monday.com là hệ thống quản lý công việc linh hoạt, được thiết kế để quản lý dự án và quy trình một cách trực quan, phù hợp với nhiều lĩnh vực khác nhau. Công cụ này cung cấp cho người dùng những lựa chọn có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu riêng biệt.

Tính năng nổi bật:

Bảng làm việc linh hoạt: Người dùng có thể tùy chỉnh các bảng biểu theo từng dự án, từ theo dõi tác vụ chi tiết đến quản lý các mục tiêu tổng thể.
Thiết lập quy tắc tự động hóa: Giảm thiểu tác vụ lặp lại bằng cách tự động hóa thông báo, phân công nhiệm vụ và cập nhật tiến độ công việc.
Đa dạng chế độ trực quan hóa: Sử dụng nhiều hình thức hiển thị như biểu đồ, Gantt chart và Kanban để theo dõi tiến độ và quản lý dự án một cách toàn diện.

Lý do monday.com là công cụ workflow automation phù hợp cho các doanh nghiệp SMEs:

Tính linh hoạt của monday.com cho phép doanh nghiệp vừa và nhỏ thiết lập luồng công việc tự động, nhằm giải quyết bài toán riêng biệt của từng doanh nghiệp thông qua việc cải thiện giao tiếp nội bộ và quản lý công việc.

Chi phí:

Miễn phí: Tối đa 3 không gian làm việc
Basic: Bắt đầu từ $9/người dùng/tháng
Starter: Bắt đầu từ $12/người dùng/tháng
Pro: Bắt đầu từ $19/người dùng/tháng
Enterprise: Giá tùy chỉnh

HubSpot: Tự động hóa tích hợp mọi phòng ban trong tổ chức

Tổng quan:

HubSpot là nền tảng cung cấp bộ công cụ toàn diện cho marketing, sales và chăm sóc khách hàng, sở hữu khả năng tự động hóa nhằm nâng cao hiệu quả và hoạt động xuyên suốt toàn bộ doanh nghiệp thông qua một hệ thống CRM thống nhất.

Tính năng nổi bật:

Hệ thống CRM toàn diện: Quản lý toàn bộ tương tác của khách hàng trên một nền tảng hợp nhất, đồng thời tự động hóa các hoạt động giao tiếp một cách hiệu quả.
Tự động hóa chiến dịch email: Thiết lập các chiến dịch marketing vận hành tự động, được vận hành linh hoạt dựa trên hành vi và tương tác của người dùng.
Phân tích & báo cáo: Cung cấp dữ liệu chuyên sâu về hiệu suất chiến dịch và hành vi khách hàng, hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định dựa trên dữ liệu một cách chính xác.

Lý do HubSpot là công cụ workflow automation phù hợp cho các doanh nghiệp SMEs:

HubSpot cho phép các doanh nghiệp vừa và nhỏ tự động hóa quy trình marketing và chăm sóc khách hàng, từ đó tạo ra một hệ thống vận hành liền mạch, giúp nhân sự tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc.

Chi phí:

Miễn phí: Tối đa 2 người dùng
Starter: Bắt đầu từ $20/tháng
Pro: Bắt đầu từ $800/tháng
Enterprise: Bắt đầu từ $3.300/tháng

Pipefy: Nền tảng No-code tự động hóa quy trình kinh doanh

Tổng quan:

Pipefy là công cụ chuyên về quản lý quy trình làm việc với thiết kế thân thiện, tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình công việc. Nó cho phép các nhà quản lý thiết lập hệ thống dựa trên từng nhu cầu vận hành của doanh nghiệp.

Tính năng tự động hóa nổi bật:

Giao diện kéo - thả dễ sử dụng: Thiết kế quy trình công việc dễ dàng mà không yêu cầu cao về kỹ thuật chuyên môn.
Templates đa dạng cho mọi lĩnh vực: Người dùng có quyền truy cập hàng nghìn mẫu templates có sẵn, đáp ứng yêu cầu chuyên biệt của từng phòng ban.
Tự động hóa tác vụ cơ bản: Tự động hóa các tác vụ cơ bản như thông báo và thực hiện nhiệm vụ, đảm bảo luồng công việc diễn ra xuyên suốt và liền mạch.

Lý do Pipefy là công cụ workflow automation phù hợp cho các doanh nghiệp SMEs:

Pipefy hỗ trợ đội ngũ nhân sự đơn giản hóa quy trình quản lý công việc, loại bỏ những công đoạn phức tạp, thừa thãi, giúp doanh nghiệp tối ưu việc tự động hóa luồng công việc mà không gặp quá nhiều khó khăn trong việc học cách sử dụng công cụ.

Chi phí:

Miễn phí: Miễn phí tối đa 10 người dùng
Basic: $26/người dùng/tháng
Enterprise: $36/người dùng/tháng

Slack: Công cụ tự động hóa quy trình giao tiếp & cộng tác nội bộ

Tổng quan:

Slack là nền tảng giao tiếp và cộng tác trực tuyến được thiết kế dành riêng cho các nhóm làm việc và tổ chức thông qua tích hợp công nghệ và bot tự động, nhằm hỗ trợ nâng cao tính cộng tác và năng suất đội ngũ trong doanh nghiệp.

Tính năng tự động hóa nổi bật:

Hệ thống kênh giao tiếp có tổ chức: Sắp xếp các cuộc hội thoại theo chủ đề, dự án hoặc phòng ban, tăng cường khả năng phối hợp và quản lý thông tin hiệu quả.
Khả năng tích hợp: Kết nối với đa dạng công cụ năng suất, mở rộng hệ sinh thái làm việc và tối ưu hóa quy trình vận hành.
Nhắc việc và cảnh báo tùy chỉnh: Thiết lập các thông báo tự động cho các mốc thời gian quan trọng hoặc cập nhật thông tin cần thiết, đảm bảo người dùng không bỏ lỡ các đầu việc quan trọng.

Lý do Slack là công cụ workflow automation phù hợp cho các doanh nghiệp SMEs:

Slack giúp việc trao đổi nội bộ trở nên rõ ràng và xuyên suốt hơn, tạo nền tảng cho việc tự động hóa luồng công việc trở nên hoàn thiện. Khi các thông báo và công việc được tự động cập nhật, doanh nghiệp không còn phải quản lý thủ công, từ đó đội ngũ sẽ luôn nắm bắt thông tin kịp thời và phản hồi nhanh hơn.

Chi phí:

Miễn phí: Giới hạn 10 ứng dụng bên thứ 3 + 90 ngày lưu trữ
Pro: $7.25/người dùng/tháng
Business+: $15/người dùng/tháng

Vì sao Lark là công cụ tự động hóa quy trình phù hợp dành cho doanh nghiệp SMEs?

Trong số các công cụ kể trên, Lark là giải pháp toàn diện và là lựa chọn nổi bật dành cho các doanh nghiệp SMEs trong việc tự động hóa luồng công việc. Với nền tảng "all-in-one", Lark cho phép người dùng quản lý giao tiếp, hợp nhất vận hành công việc trên cùng một hệ thống, giảm thiểu tối đa sự phụ thuộc vào các công cụ rời rạc.

Nền tảng thống nhất

Không giống nhiều công cụ tự động hóa chỉ tập trung vào từng quy trình riêng lẻ, Lark tích hợp tất cả các chức năng vào một không gian làm việc duy nhất, loại bỏ các kho dữ liệu phân tán và đảm bảo giao tiếp gắn liền với quản lý quy trình. Từ trao đổi thông tin, lên lịch họp đến tinh chỉnh tài liệu, mọi hoạt động đều diễn ra trên cùng một nền tảng.

Giao diện thân thiện

Với tính năng no-code/low-code, Lark cho phép cả người dùng không chuyên về kỹ thuật dễ dàng thiết lập những quy trình tự động hóa thông qua thao tác kéo - thả. Nhờ đó, các bộ phận như HR, Sales & Marketing hay vận hành có thể chủ động xây dựng và tối ưu luồng công việc phù hợp với nhu cầu riêng từng phòng ban.

Templates sẵn đa dạng

Lark cung cấp các template và dashboard trực quan, giúp theo dõi tiến độ và dữ liệu vận hành theo thời gian thực. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nhanh chóng nắm bắt tình hình, phát hiện vấn đề và đưa ra quyết định chính xác, kịp thời.

Khả năng mở rộng linh hoạt

Thiết kế của Lark có thể đáp ứng mọi nhu cầu của các quy trình đơn giản lẫn phức tạp. Khi doanh nghiệp phát triển, hệ thống có thể dễ dàng mở rộng để phù hợp với nhu cầu mới, từ tự động hóa phê duyệt nghỉ phép đến tích hợp onboarding với phân công công việc.

>> Xem thêm: Ưu đãi độc quyền khi mua Lark Suite tại Rikkei Digital

Tổng kết

Workflow automation đã trở thành một chiến lược thiết yếu, đóng vai trò quyết định năng lực cạnh tranh và tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp SMEs. Việc ứng dụng tự động hóa không chỉ giúp nâng cao hiệu suất, tối ưu thời gian và chi phí, mà còn giải phóng nguồn lực để đội ngũ tập trung vào các hoạt động mang tính chiến lược và sáng tạo hơn.

Để đáp ứng nhu cầu này, Lark mang đến một nền tảng tích hợp hợp nhất, giúp doanh nghiệp triển khai và mở rộng tính tự động hóa linh hoạt, đồng bộ toàn bộ hệ thống vận hành. Để khám phá toàn diện tính năng số hóa vận hành của Lark, Quý doanh nghiệp vui lòng để lại thông tin bên dưới. Đội ngũ chuyên gia từ Rikkei Digital sẽ liên hệ và tư vấn giải pháp phù hợp trong thời gian sớm nhất!