Giải pháp ngành Bán lẻ thời trang - Quản lý toàn diện quy trình thuê ngoài sản xuất
Giải pháp quản lý đồng bộ quy trình thuê ngoài sản xuất ngành thời trang – chuẩn hóa, tự động hóa, tối ưu chi phí.
Mục lục
Trong ngành thời trang bán lẻ, nhiều doanh nghiệp lựa chọn thuê ngoài giai đoạn sản xuất để tập trung nguồn lực vào thiết kế và phát triển sản phẩm. Mô hình này giúp tối ưu chi phí, nâng cao tính linh hoạt và tận dụng chuyên môn của xưởng sản xuất.
Tuy nhiên, mô hình này cũng kéo theo nhiều thách thức trong vận hành: quy trình phê duyệt còn thủ công, khó theo dõi tiến độ thực tế, và dữ liệu rời rạc, thiếu chính xác – gây ra tình trạng chậm trễ giao hàng và chất lượng sản phẩm không đồng đều.
Nhằm giúp doanh nghiệp vượt qua những rào cản này, giải pháp ngành bán lẻ thời trang - đặc biệt trong hoạt động vận hành quản lý thuê ngoài sản xuất do Rikkei Digital xây dựng và phát triển cho phép theo dõi trạng thái sản xuất theo thời gian thực, chuẩn hóa từng bước trong quy trình, và trực quan hóa dữ liệu bằng dashboard báo cáo thông minh. Từ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát hiệu quả mọi hoạt động thuê ngoài: từ mẫu thiết kế ban đầu đến khi sản phẩm hoàn thiện nhập kho.
Cùng tìm hiểu chi tiết giải pháp trong bài viết dưới đây!
Bài toán vận hành trong thuê ngoài sản xuất ngành thời trang
Dù giúp tối ưu chi phí và tăng tính linh hoạt, mô hình sản xuất thuê ngoài cũng khiến nhiều doanh nghiệp thời trang gặp khó khăn trong việc kiểm soát toàn diện quy trình. Các điểm nghẽn phổ biến có thể kể đến như:
-
Phê duyệt thủ công, dễ gây tắc nghẽn: Quy trình phê duyệt mẫu, vật tư,... vẫn diễn ra rời rạc qua email, file Excel hoặc trao đổi miệng, khiến luồng công việc thiếu thống nhất, khó truy vết và dễ phát sinh chậm trễ ở nhiều bước.
-
Thiếu khả năng theo dõi tiến độ theo thời gian thực: Thiếu tầm nhìn tổng thể về trạng thái sản xuất của mỗi mã sản phẩm, mất thời gian để tìm kiếm các đơn hàng đang gặp vấn đề để giải quyết
-
Dữ liệu phân tán, báo cáo thiếu chính xác: Việc thông tin và dữ liệu rời rạc, gây khó khăn trong việc tổng hợp và báo cáo, báo cáo có thể chậm trễ, hạn chế khả năng dự báo và đưa ra các quyết định chiến lược
Chuẩn hóa quy trình thuê ngoài sản xuất ngành bán lẻ thời trang
Trong ngành thời trang, quy trình sản xuất đóng vai trò then chốt, ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ ra hàng, chất lượng sản phẩm và hiệu quả kinh doanh. Khi xu hướng thuê ngoài sản xuất ngày càng phổ biến, việc kiểm soát toàn bộ quy trình – từ thiết kế đến giao hàng – trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Để đảm bảo vận hành trơn tru và khả năng mở rộng linh hoạt, doanh nghiệp cần một quy trình rõ ràng, đồng bộ giữa các bộ phận và nhà cung cấp.
>> Xem thêm: Hướng dẫn triển khai Lark cho các doanh nghiệp bán lẻ (Phần 1)
Giai đoạn Lập kế hoạch: Phối hợp Kinh doanh & R&D
Đây là giai đoạn đầu tiên, nơi ý tưởng được biến thành kế hoạch cụ thể.
-
Kế hoạch kinh doanh (Phòng Kinh doanh): Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm đưa ra các mục tiêu doanh thu, phân tích thị trường và nhu cầu khách hàng, giúp cung cấp dữ liệu chính xác và đầy đủ, làm cơ sở cho các phòng ban khác
-
Kế hoạch sản xuất & Mã sản phẩm (Phòng R&D): Dựa trên kế hoạch kinh doanh, phòng R&D sẽ phát triển ý tưởng, thiết kế và lên kế hoạch sản xuất chi tiết. Việc chuẩn hóa là tạo ra một hệ thống mã sản phẩm (SKU) thống nhất và khoa học, giúp quản lý xuyên suốt từ khâu thiết kế đến khi nhập kho
Sự phối hợp giữa hai phòng ban này giúp đảm bảo rằng sản phẩm được sản xuất không chỉ đẹp về mặt thiết kế mà còn phù hợp với mục tiêu kinh doanh.
Giai đoạn Phát triển & Phê duyệt: Phối hợp R&D & Mua hàng
Đây là giai đoạn cốt lõi, biến ý tưởng thành sản phẩm thực tế.
-
Duyệt mẫu & Tiêu chuẩn may (Phòng R&D): Phòng R&D sẽ làm việc với nhà máy để phát triển mẫu thử và đưa ra các tiêu chuẩn may, đường cắt cụ thể, từ đó tạo ra một Hồ sơ kỹ thuật (Tech Pack) chi tiết, làm "ngôn ngữ chung" để mọi bên đều hiểu rõ yêu cầu
-
Duyệt nguyên phụ liệu & Mua hàng (Phòng R&D & Mua hàng): Phòng R&D và Mua hàng sẽ phối hợp để lựa chọn và duyệt mẫu nguyên phụ liệu (vải, cúc, chỉ...) theo đúng yêu cầu. Doanh nghiệp cần thiết lập một quy trình duyệt mẫu vật lý và lưu trữ thông tin số hóa, đảm bảo nguyên liệu đầu vào đạt chuẩn trước khi sản xuất hàng loạt
Sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban này đảm bảo rằng mọi yêu cầu về chất lượng và thiết kế được tuân thủ nghiêm ngặt.
Giai đoạn Sản xuất & Hoàn thiện: Phối hợp Sản xuất & QC & Kho
Đây là giai đoạn cuối cùng, nơi sản phẩm được hoàn thiện và sẵn sàng bán ra thị trường.
-
Vào chuyền (Phòng Sản xuất): Quy trình sản xuất tại nhà máy sẽ được chuẩn hóa với các công đoạn rõ ràng (cắt, may, hoàn thiện)
-
Kiểm soát chất lượng (Phòng QC & Kho): Phòng QC sẽ tiến hành kiểm tra sản phẩm theo các tiêu chuẩn đã được chuẩn hóa. Bằng cách chuẩn hóa quy trình này, doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát chất lượng đầu ra, giảm thiểu sản phẩm lỗi
-
Vào kho (Phòng QC & Kho): Sau khi sản phẩm đạt chuẩn, chúng sẽ được nhập kho. Chuẩn hóa ở bước này bao gồm quy trình kiểm đếm, phân loại và nhập liệu chính xác vào hệ thống, giúp quản lý tồn kho hiệu quả
Giải pháp số hóa toàn bộ quy trình thuê ngoài sản xuất thời trang
Hệ thống thông tin theo từng hạng mục sản xuất thời trang
Trong ngành thời trang bán lẻ, khả năng phản ứng nhanh với xu hướng thị trường là yếu tố then chốt để doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh. Việc xây dựng hệ thống thông tin hiệu quả giúp doanh nghiệp định hướng phát triển sản phẩm phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng, đồng thời tổ chức và phân loại hàng hóa rõ ràng theo từng ngành hàng như áo, quần, phụ kiện... Nhờ đó, doanh nghiệp có thể quản lý danh mục sản phẩm một cách khoa học, xây dựng kế hoạch sản xuất linh hoạt và tối ưu hóa hiệu quả vận hành theo nhu cầu thực tế.
Số hóa phê duyệt trong từng quy trình quản lý sản xuất
Giải quyết bài toán phê duyệt thủ công, giải pháp cho phép các phòng ban phê duyệt nhanh chóng trên một hệ thống duy nhất theo đúng các bước trong từng quy trình.
Phân quyền nhân sự phê duyệt
Danh sách nhân sự của từng phòng ban được hệ thống hóa, phân quyền chi tiết theo vai trò. Người phụ trách từng hạng mục được chỉ định rõ ràng, đảm bảo đúng trách nhiệm và tính minh bạch trong toàn bộ quy trình.
Thiết lập chuẩn hóa các bước phê duyệt
Hoạt động phê duyệt xuất hiện trong tất cả các quy trình sản xuất thời trang để đảm bảo chất lượng thành phẩm ở mức tốt nhất, giảm tải chi phí vận hành. Giải pháp cho phép phê duyệt online và hiển thị trực quan tất cả các kết quả phê duyệt, từ đó nhanh chóng xử lý vấn đề và đẩy nhanh tiến độ của từng quy trình.
Các hoạt động phê duyệt gồm:
-
Phê duyệt Kế hoạch sản xuất
-
Phê duyệt Mẫu & Tiêu chuẩn may
-
Phê duyệt Nguyên phụ liệu
-
Phê duyệt Sản phẩm hoàn thiện
Cảnh báo & xử lý khi từ chối phê duyệt
Khi một hạng mục chưa được duyệt hoặc bị từ chối, hệ thống tự động gửi thông báo đến người phụ trách và các bên liên quan. Sau khi chỉnh sửa, hạng mục sẽ được gửi lại để phê duyệt. Quy trình không thể chuyển sang bước tiếp theo nếu chưa hoàn tất phê duyệt, đảm bảo sự kiểm soát chặt chẽ và liên tục.
Quản lý toàn diện tiến độ từng quy trình quản lý sản xuất
Quản lý tiến độ đơn hàng theo nhà xưởng
Hệ thống cho phép lưu trữ và quản lý tập trung toàn bộ thông tin nhà cung cấp, giúp các bộ phận phối hợp hiệu quả trong suốt quá trình sản xuất:
-
Liên hệ nhanh chóng để cập nhật tiến độ giao hàng hoặc xử lý vấn đề phát sinh
-
Đảm bảo các phòng ban luôn làm việc đúng đầu mối từ phía nhà cung cấp
Doanh nghiệp có thể giám sát toàn bộ tiến độ và tình trạng đơn hàng theo thời gian thực, đảm bảo nguyên phụ liệu và thành phẩm được cung ứng đúng hạn – đúng số lượng:
-
Ghi nhận chi tiết từng đơn đặt hàng theo mã sản phẩm và mùa vụ
-
Quản lý tổng lượng hàng đã đặt từ nhiều nhà cung cấp theo từng mùa, kể cả với danh mục sản phẩm đa dạng
-
Theo dõi tiến độ giao hàng, số lượng thực tế và tình trạng từng đơn hàng
>> Xem thêm: Template Lark Base cho Ngành Bán lẻ: Ứng dụng cho từng tình huống
Quản lý tiến độ phát triển mẫu
Giải pháp giúp team R&D đồng bộ toàn bộ quá trình phát triển mẫu – từ thiết kế rập, duyệt kỹ thuật, thử mẫu đến chuẩn hóa trước khi sản xuất, đảm bảo mẫu đạt tiêu chuẩn và được kiểm soát đầy đủ trước khi đưa vào sản xuất hàng loạt. Giải pháp cho phép:
-
Theo dõi các bước phát triển mẫu, từ mẫu thử đến mẫu đạt tiêu chuẩn cuối cùng
-
Gắn mã mẫu & mã sản phẩm để quản lý chính xác theo từng dòng sản phẩm
-
Tự động cập nhật trạng thái phê duyệt và phân quyền người kiểm duyệt
-
Cho phép đính kèm hình ảnh, tài liệu mẫu tại từng bước xét duyệt
Quản lý nguyên phụ liệu theo từng sản phẩm
Giải pháp cho phép đội ngũ R&D theo dõi và quản lý nguyên phụ liệu (NPL) gắn liền với từng sản phẩm, đảm bảo kiểm soát đầy đủ từ khâu đặt hàng đến đánh giá chất lượng thực tế khi nhận hàng.
-
Mỗi nguyên phụ liệu được liên kết trực tiếp với sản phẩm tương ứng, giúp theo dõi nhanh chóng và chính xác
-
Trạng thái phê duyệt của từng nguyên phụ liệu được cập nhật minh bạch trong hệ thống
Quản lý sản phẩm và luồng thông tin kỹ thuật
Hệ thống cho phép theo dõi toàn diện thông tin sản phẩm, liên kết chặt chẽ giữa ba nhánh quy trình: sản xuất, phát triển mẫu và duyệt nguyên phụ liệu (NPL), đảm bảo tính nhất quán và minh bạch từ đầu đến cuối.
-
Ghi nhận đầy đủ mã sản phẩm, ngành hàng và trạng thái phê duyệt theo từng bước
-
Đính kèm file PI (Product Information) bao gồm các thông tin kỹ thuật, thiết kế, sản lượng
-
Theo dõi sản lượng theo từng giai đoạn:
-
Sản lượng Sales đặt
-
Sản lượng đặt nhà cung cấp
-
Sản lượng thực tế giao
-
Sản lượng lỗi
-
Sản lượng nhập kho
-
Tự động tạo và cập nhật các báo cáo trực quan
Hệ thống báo cáo được xây dựng dưới dạng dashboard trực quan, cho phép tự động tổng hợp dữ liệu theo mùa vụ, ngành hàng và nhà cung cấp, giúp ban lãnh đạo và các phòng ban nắm bắt tình hình sản xuất, tồn kho và chất lượng cung ứng một cách tức thời.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng dễ dàng tùy chỉnh các dashboard theo các hạng mục cần theo dõi & các báo cáo tự động được cập nhật theo những dữ liệu mới nhất.
Kết luận
Giải pháp được phát triển bởi Rikkei Digital - dành riêng cho hoạt động quản lý vận hành thuê ngoài sản xuất cho doanh nghiệp thời trang bán lẻ. Tất cả các khâu từ thiết kế – sản xuất – kiểm thử – nhập kho đều được số hoá, chuẩn hoá và kết nối chặt chẽ, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả khi làm việc với nhiều nhà cung cấp và rút ngắn thời gian đưa sản phẩm ra thị trường.
Liên hệ với Rikkei Digital bằng cách điền form bên dưới để được tư vấn và triển khai giải pháp cho ngành Bán lẻ thời trang phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp!
