Lark x HAPAS: Hệ thống hóa vận hành cho hành trình vươn rộng Đông Nam Á

Khi tăng trưởng nhanh đòi hỏi một hệ thống có thể nhân rộng

“Với định hướng mở rộng sang các thị trường mới, chúng tôi cần một hệ thống đủ vững để không phải xây lại từ đầu. Khi workflow và cách vận hành đã được dựng sẵn trên Lark, đội ngũ chỉ cần điều chỉnh cho phù hợp với từng thị trường, thay vì mất thêm rất nhiều thời gian và nguồn lực để thiết kế lại toàn bộ hệ thống.”

— Anh Nguyễn Nghiêm Tuấn Anh, Digital Transformation Leader tại HAPAS

Vì sao HAPAS lựa chọn Lark cho bài toán vận hành và tăng trưởng?

• Nền tảng làm việc tập trung (All-in-one workspace): Trao đổi, tài liệu, công việc, workflow, HRM, báo cáo và dữ liệu được đưa về cùng một nơi.
• Phù hợp mô hình vận hành theo dự án (Project-based): Quản trị công việc theo dự án, rõ người phụ trách, deadline, trạng thái và luồng phối hợp giữa các chiến dịch.
• Giao diện thân thiện với người dùng: Đội ngũ trẻ tại HAPAS có thể nhanh chóng làm quen và chủ động thiết lập workflow & automation phục vụ công việc.
• Tối ưu chi phí công cụ: Giảm nhu cầu duy trì nhiều phần mềm riêng lẻ để quản lý dự án nhờ tích hợp tất cả trong một nền tảng.
• Sẵn sàng nhân rộng: Khi workflow được chuẩn hóa trên Lark, HAPAS có thể tinh chỉnh và sử dụng ngay cho các thị trường khác mà không cần xây lại từ đầu.

“Ban đầu chúng tôi thấy Lark khá giống một nền tảng cộng tác như Microsoft Teams, nên kỳ vọng cũng không quá đặc biệt. Nhưng càng dùng thì càng thấy Lark linh hoạt thật sự rất linh hoạt để thiết kế các quy trình và tập trung dữ liệu vận hành. Giao diện của Lark cũng rất dễ dùng, nên các bạn trẻ trong team học và thích ứng nhanh, rồi chủ động tự set up workflow, automation phục vụ công việc của mình.”

— Anh Nguyễn Nghiêm Tuấn Anh, Digital Transformation Leader tại HAPAS

Các quy trình vận hành cốt lõi được HAPAS đưa lên Lark

Chuẩn hóa và tối ưu toàn bộ vòng đời booking KOL/KOC

Nhận thấy những hạn chế khi điều phối quy trình này một cách thủ công và rời rạc, HAPAS đã đưa quy trình vào Lark Base, thiết lập luồng vận hành rõ hơn cho toàn bộ vòng đời booking:

Trước đây	Sau khi đưa lên Lark
Marketing tạo request và trao đổi với team Booking qua chat.	Marketing tạo booking request có cấu trúc qua Lark Form, gắn với campaign, mục tiêu và tiêu chí lựa chọn.
Team Booking tìm KOL/KOC thủ công trên TikTok KOL Center, dựa trên kinh nghiệm cá nhân.	Tool tích hợp với Lark trích xuất dữ liệu từ TikTok KOL Center, đổ thông tin theo yêu cầu về Base.
Danh sách đề xuất, phê duyệt và điều chỉnh nằm rải rác ở nhiều file hoặc luồng trao đổi.	Marketing review và duyệt danh sách đã đổ về Base, mọi thay đổi và trạng thái phê duyệt được cập nhật rõ ràng.
Hợp đồng cần xử lý qua nhiều bước giấy tờ thủ công.	Hợp đồng số được tạo trên ngay trên Base và thiết lập automation gửi email cho KOL/KOC ký.
Sau khi nội dung được đăng tải, team phải mở từng video, lấy chỉ số và note lại kết quả.	Team nhập post link vào tool để report hiệu quả từng KOL/KOC, dữ liệu nghiệm thu được tập trung về Base.
Dữ liệu booking nằm rải rác ở nhiều file.	Toàn bộ dữ liệu về booking đã tập trung sẵn trong Base có thể dựng thành các dashboard report theo thời gian thực về hiệu suất đội ngũ, hiệu quả từng KOL/KOC và kết quả tổng thể của chiến dịch.

Khi đưa quy trình lên Lark Base, HAPAS tập trung toàn bộ các mảnh dữ liệu về cùng một hệ thống. Đây là thay đổi quan trọng giúp các team không chỉ làm nhanh hơn, mà còn nhìn rõ toàn bộ hành trình booking từ lúc tạo request đến khi nghiệm thu hiệu quả.

Team booking của HAPAS ghi nhận hầu hết các bước trong quy trình sau khi đã chuẩn hóa thành workflow trên Lark tiết kiệm hơn khoảng 60-70% thời gian so với trước đây. Đặc biệt, việc đánh giá và đo lường hiệu suất trước đây có thể mất tới 3 tiếng để làm, giờ có thể hoàn thành trong 10 phút đối với mỗi chiến dịch.

Booking, hợp đồng & theo dõi trạng thái ký/chi phí

Theo dõi hiệu quả từng KOL & KOC sau khi nội dung đã publish

Theo dõi hiệu suất theo team/PIC/campaign

Theo sát từng dự án, điều phối nhịp nhàng, nhanh chóng

Với mô hình vận hành theo dự án, HAPAS cần điều phối nhiều chiến dịch, bộ sưu tập và đầu việc liên phòng ban cùng lúc. Ngoài ra, các dự án cũng thường có nhiều bước nối tiếp nhau.

Lark Task là một trong những tính năng được HAPAS sử dụng nhiều nhất để quản trị nhịp vận hành này. Thay vì chỉ follow tiến độ qua họp, tin nhắn hoặc ghi chú rời rạc, các đầu việc được đưa vào task list với owner, deadline, trạng thái, mức độ ưu tiên và ngữ cảnh xử lý rõ ràng.

• Biến đầu việc rời rạc thành task có người phụ trách: Mỗi việc trong campaign được giao cho PIC cụ thể, có deadline và mô tả công việc đi kèm. Với các việc lớn, team có thể chia nhỏ thành sub-task để theo dõi từng phần xử lý, giúp quản lý không chỉ biết “việc đang chạy”, mà biết rõ ai đang làm bước nào.
• Theo dõi tiến độ bằng Kanban và Timeline: Với Kanban, HAPAS nhìn nhanh việc nào đã hoàn thành, việc nào đang pending và việc nào cần xử lý tiếp. Với Timeline/Gantt, team có thể nhìn toàn bộ nhịp triển khai theo ngày, đặc biệt hữu ích với các campaign có nhiều mốc phụ thuộc nhau.
• Kéo task vào đúng luồng làm việc hằng ngày: Lark Task có thể gắn với chat, tài liệu và task list, nên các trao đổi phát sinh trong quá trình làm việc có thể được chuyển thành đầu việc cụ thể. Khi task có cập nhật hoặc đến hạn, người phụ trách nhận được nhắc việc ngay trong Lark, giảm tình trạng quên follow-up sau cuộc họp hoặc sau một đoạn trao đổi trong nhóm chat.
• Giữ lịch sử và ngữ cảnh trong cùng một nơi: Khi task được cập nhật, các thay đổi về owner, deadline, trạng thái hoặc nội dung xử lý được lưu lại trong hệ thống. Điều này giúp team dễ truy ngược tiến độ, hiểu vì sao một việc bị pending và cần ai xử lý tiếp, thay vì phải tìm lại thông tin trong nhiều nhóm chat.

Nhờ Lark Task, HAPAS có một lớp quản trị công việc sát với vận hành hằng ngày: từng PIC nắm rõ việc của mình, quản lý nhìn được tiến độ theo campaign, còn các team có chung một cách cập nhật trạng thái trước khi bước vào review hoặc ra quyết định tiếp theo.

Cải thiện trải nghiệm khách hàng dựa trên dữ liệu tập trung

Đối với kênh online, trải nghiệm khách hàng là một lợi thế cạnh tranh quan trọng của HAPAS. Doanh nghiệp cần theo dõi phản hồi từ nhiều điểm chạm như TikTok Shop, Shopee, website, Zalo OA hoặc cửa hàng offline, trong khi mỗi kênh lại có cách ghi nhận và xử lý riêng.

HAPAS đưa dữ liệu ticket về Lark Base để tạo một nguồn thông tin tập trung cho các phản ánh của khách hàng. Mỗi ticket được ghi nhận theo các trường như mã ticket, nguồn phát sinh, tên khách hàng, nhóm vấn đề, mức độ ưu tiên và trạng thái xử lý. Nhờ đó, team có thể nhìn được bức tranh tổng thể về chất lượng sản phẩm, trải nghiệm mua hàng, giao hàng và chất lượng phục vụ.

• Gom ticket từ nhiều kênh về cùng một bảng dữ liệu: Các phản ánh từ nhiều nền tảng được tập trung về Base và chuẩn hóa theo cùng một cấu trúc. Điều này giúp team CS không phải đối chiếu thủ công giữa nhiều nguồn, đồng thời giúp các bộ phận liên quan cùng nhìn một danh sách ticket thống nhất.
• Dashboard hóa dữ liệu ticket: Từ dữ liệu trong Base, HAPAS xây dashboard để theo dõi số ticket đang mở, ticket đã đóng, mức độ ưu tiên, xu hướng ticket theo tháng và tỷ trọng từng nhóm vấn đề. Các chỉ số này giúp quản lý nhìn nhanh tình hình trải nghiệm khách hàng và phát hiện sớm vấn đề lặp lại.

Từ dữ liệu tập trung này, HAPAS có thể nhìn rõ các vấn đề lặp lại, đánh giá tình hình chính xác hơn và xác định những điểm cần ưu tiên cải thiện để nâng cao trải nghiệm khách hàng một cách có hệ thống.

Đồng bộ toàn bộ vận hành trên một nền tảng duy nhất

Ngoài các quy trình liên quan tới kinh doanh online, HAPAS cũng đưa nhiều hoạt động nội bộ lên Lark, bao gồm HRM, on/offboarding, chấm công, tính lương và các hoạt động vận hành liên quan. Lark dần trở thành một "all-in-one workspace" đúng nghĩa cho HAPAS, nơi các đội ngũ xử lý công việc, phối hợp, theo dõi dữ liệu và vận hành cả front-office lẫn back-office trong tại cùng một nơi.

Nhằm đồng bộ vận hành trên Lark, một số công việc quản lý tại các cửa hàng offline cũng được HAPAS đưa vào Lark để thuận thiện theo dõi. Các workflow trên Lark được sử dụng để quản lý các hoạt động như bảo trì cửa hàng định kỳ, nâng cấp, xử lý yêu cầu, hợp đồng thuê nhà và tiến độ thuê cửa hàng.

Trong tương lai, HAPAS dự kiến sẽ mở rộng thêm các quy trình liên quan đến mở mới cửa hàng, đồng thời đưa thêm các quy trình cung ứng như R&D, nhập hàng và PO lên Lark. Từng bước, các hoạt động vận hành online, offline và nội bộ được kết nối trong cùng một workspace, giúp HAPAS duy trì một nhịp làm việc thống nhất khi quy mô tiếp tục mở rộng.

Khai mở sức mạnh của AI từ nền vận hành tập trung

Khi công việc, dữ liệu và workflow đã được đưa về một nền tảng chung, HAPAS bắt đầu nhìn xa hơn tới AI trong vận hành. Với HAPAS, AI không chỉ dừng ở chatbot hay tạo nội dung, mà cần đi vào các quy trình thực tế như tổng hợp thông tin, phân tích dữ liệu và hỗ trợ truy xuất insight.

Lark tạo ra một môi trường mở để HAPAS thử nghiệm các kịch bản này. Doanh nghiệp đã kết nối Claude vào Lark, phục vụ tổng hợp, phân tích thông tin và khai thác các công cụ trong hệ sinh thái làm việc.

Khi dữ liệu, quy trình và ngữ cảnh công việc đã được tập trung trên Lark, HAPAS có nền tảng tốt hơn để từng bước đưa AI vào nơi công việc thực sự diễn ra: task, workflow, báo cáo và các luồng phối hợp liên phòng ban.

Rikkei Digital x HAPAS: Người đồng hành cùng HAPAS từ triển khai đến mở rộng vận hành với Lark

Ngay từ giai đoạn đầu, ban lãnh đạo HAPAS đã đặt trọng tâm vào việc làm sao để Lark nhanh chóng đi vào vận hành thực tế, thay vì chỉ dừng ở bước triển khai công cụ. Rikkei Digital đồng hành cùng HAPAS trong quá trình đó, từ tư vấn cách tiếp cận, xử lý các vướng mắc ban đầu đến hỗ trợ đội ngũ làm quen với hệ thống, qua đó giúp rút ngắn thời gian triển khai và giảm tải cho team tech nội bộ.

“Giai đoạn đầu triển khai, hiểu biết của chúng tôi về Lark gần như bắt đầu từ con số 0. Team Rikkei Digital hỗ trợ rất nhiều, không chỉ xử lý nhanh các vướng mắc phát sinh mà còn giúp HAPAS định hướng nên tiếp cận Lark thế nào cho phù hợp với lối vận hành hiện tại. Nhờ vậy, thời gian đưa các quy trình lên Lark và chạy thực tế được rút ngắn đáng kể.”

— Anh Nguyễn Nghiêm Tuấn Anh, Digital Transformation Leader tại HAPAS

Khi Lark ngày càng đi sâu vào hoạt động hằng ngày, vai trò của Rikkei Digital cũng mở rộng từ hỗ trợ triển khai sang đồng hành dài hạn. HAPAS kỳ vọng Rikkei Digital tiếp tục đồng hành phân tích bài toán, thiết kế workflow, chuẩn hóa use case và triển khai thêm các quy trình mới để khai thác Lark sâu hơn trong hành trình mở rộng.

Kết quả: Từ vận hành rời rạc đến nền tảng tăng trưởng có thể nhân rộng

Từ bài toán ban đầu của HAPAS, giá trị lớn nhất sau khi triển khai Lark cùng Rikkei Digital không chỉ nằm ở việc một vài quy trình được số hóa nhanh hơn. Điều quan trọng hơn là doanh nghiệp đã từng bước xây được một lớp vận hành đủ rõ, đủ thống nhất và đủ linh hoạt để đi cùng tốc độ tăng trưởng rất cao của mình.

• 300+ nhân sự đã đưa Lark vào workflow hằng ngày, sử dụng thành thạo để phối hợp công việc, theo dõi tiến độ và quản lý dữ liệu tập trung.
• 60-70% thời gian được tiết kiệm ở một số quy trình sau khi chuẩn hóa và tự động hóa trên Lark.
• x18 lần hiệu suất cho việc báo cáo và đo lường kết quả từ các chiến dịch
• 70% chi phí phần mềm giảm nhờ làm việc trên một all-in-one workspace, giảm nhu cầu chuyển đổi và duy trì nhiều công cụ rời rạc.

Có thể nói, Lark đã trở thành một phần trong cách HAPAS vận hành mỗi ngày: không chỉ giúp quy trình nhanh hơn, dữ liệu rõ hơn và phối hợp liền mạch hơn, mà còn trao thêm quyền chủ động cho đội ngũ trong việc cải tiến cách làm việc. Đây chính là nền tảng để HAPAS tiếp tục mở rộng, không phải bằng cách xây lại mọi thứ từ đầu, mà bằng cách nhân rộng một hệ thống vận hành đã được kiểm chứng.

“Đến hiện tại, gần như hầu hết hoạt động vận hành của HAPAS đều đã được đưa lên Lark, nên một ngày làm việc của đội ngũ gần như không tách rời Lark. Quan trọng hơn, Lark giúp các team có một nơi thống nhất để xử lý công việc, theo dõi thông tin và phối hợp nhanh hơn, thay vì phải chia nhỏ mọi thứ ở nhiều công cụ khác nhau.”

— Anh Nguyễn Nghiêm Tuấn Anh, Digital Transformation Leader tại HAPAS

Một nền tảng cho giai đoạn tăng trưởng tiếp theo

Với HAPAS, chuyển đổi số không bắt đầu từ việc thay một công cụ làm việc, mà từ nhu cầu xây một nền vận hành đủ vững để theo kịp tốc độ tăng trưởng và sẵn sàng nhân rộng khi bước sang quy mô lớn hơn.

Lark trở thành nền tảng giúp HAPAS kết nối công việc, dữ liệu, phê duyệt, báo cáo và workflow trong một môi trường vận hành thống nhất. Rikkei Digital đồng hành để nền tảng đó được triển khai sát với thực tế hơn, đi vào sử dụng nhanh hơn và tiếp tục mở rộng theo những bài toán mới của doanh nghiệp.

Trong hành trình mở rộng phía trước, lợi thế của HAPAS đến từ việc doanh nghiệp đã chuẩn bị nền vận hành trước khi quy mô trở nên phức tạp hơn. Khi hệ thống, workflow và thói quen làm việc đã được chuẩn hóa từ sớm, HAPAS có thể bước sang các thị trường mới với một mô hình vận hành sẵn sàng để thích ứng và nhân rộng.