03 loại hợp đồng điện tử phổ biến trong doanh nghiệp
Khám phá 03 loại hợp đồng điện tử phổ biến trong doanh nghiệp, gồm hợp đồng lao động, thương mại, dân sự và gợi ý hướng triển khai hợp đồng điện tử phù hợp.
Mục lục
Trong quá trình số hóa vận hành, hợp đồng giấy vẫn là một điểm nghẽn phổ biến của nhiều doanh nghiệp: mất thời gian gửi ký, khó theo dõi trạng thái, dễ thất lạc file và phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công giữa các bộ phận.
Tuy nhiên, không phải mọi loại hợp đồng đều nên được triển khai điện tử theo cùng một cách. Mỗi nhóm hợp đồng sẽ có dữ liệu đầu vào, người ký, quy trình phê duyệt, yêu cầu lưu trữ và tần suất phát sinh khác nhau. Vì vậy, trước khi lựa chọn nền tảng ký số hoặc tích hợp hệ thống, doanh nghiệp cần hiểu rõ các loại hợp đồng điện tử phổ biến và xác định nhóm hợp đồng nên ưu tiên triển khai trước.
Bài viết dưới đây phân tích 03 loại hợp đồng điện tử thường gặp trong doanh nghiệp: hợp đồng lao động điện tử, hợp đồng thương mại điện tử và hợp đồng dân sự điện tử, đồng thời gợi ý cách doanh nghiệp có thể tổ chức dữ liệu, chuẩn hóa quy trình và tích hợp ký số để quản lý vòng đời hợp đồng hiệu quả hơn.
Hợp đồng điện tử (eContract) là gì?
Theo Khoản 16 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử năm 2023, hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu. Hợp đồng điện tử có thể được giao kết hoặc thực hiện thông qua hệ thống thông tin, bao gồm sự tương tác giữa hệ thống với con người hoặc giữa các hệ thống tự động với nhau.
Đối với doanh nghiệp, điểm quan trọng là hợp đồng điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử. Khi được thiết lập, ký kết, lưu trữ và xác thực đúng điều kiện, eContract có thể thay thế nhiều quy trình hợp đồng giấy truyền thống, đồng thời giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý, giảm phụ thuộc vào giấy tờ và kiểm soát trạng thái hợp đồng tốt hơn.
Trong thực tế triển khai, eContract thường không vận hành độc lập mà được kết nối với hệ thống quản lý dữ liệu/quy trình và đơn vị cung cấp dịch vụ ký số hoặc chứng thực chữ ký số. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể quản lý liền mạch toàn bộ vòng đời hợp đồng: từ tạo lập, gửi ký, theo dõi trạng thái, lưu trữ đến đối soát sau ký.
03 loại hợp đồng điện tử phổ biến trong doanh nghiệp
Hợp đồng lao động điện tử
Hợp đồng lao động là một phần quan trọng trong toàn bộ vòng đời nhân sự, từ tuyển dụng, onboarding, thử việc, ký chính thức đến gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng. Khi quy mô nhân sự còn nhỏ, HR có thể quản lý bằng file mẫu, email và thư mục lưu trữ.
Tuy nhiên, khi số lượng nhân viên tăng lên, việc dữ liệu nhân sự, hồ sơ ứng viên, hợp đồng và quy trình phê duyệt nằm trên nhiều hệ thống khác nhau khiến HR phải xử lý thủ công, dễ phát sinh sai sót, khó theo dõi thời hạn thử việc, trạng thái hợp đồng, phiên bản tài liệu và hồ sơ lưu trữ.
Khó khăn khi sử dụng hợp đồng truyền thống
Một số khó khăn phổ biến trong quy trình hợp đồng nhân sự truyền thống gồm:
-
Ứng viên hoặc nhân sự mới ở nhiều địa điểm khác nhau, khó ký trực tiếp
-
HR phải xử lý nhiều loại hồ sơ như hợp đồng lao động, phụ lục, cam kết bảo mật
-
Trạng thái ký thường được theo dõi thủ công qua Excel, email hoặc tin nhắn nội bộ
-
Hồ sơ sau ký dễ bị phân tán giữa bản giấy, bản scan, thư mục cá nhân và hệ thống nội bộ
-
Việc tra cứu lại hợp đồng khi cần đối soát, gia hạn hoặc điều chỉnh thông tin mất nhiều thời gian
Các loại hợp đồng lao động điện tử phổ biến
Trong mảng nhân sự, doanh nghiệp nên ưu tiên số hóa các nhóm tài liệu có tần suất phát sinh cao, mẫu biểu tương đối ổn định và liên quan trực tiếp đến trải nghiệm của người lao động.
|
Nhóm hợp đồng
|
Ví dụ
|
|
Tuyển dụng & onboarding
|
Thư mời nhận việc, hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động
|
|
Quản lý quan hệ lao động
|
Phụ lục hợp đồng, quyết định điều chuyển, quyết định bổ nhiệm
|
|
Chính sách & cam kết nội bộ
|
Cam kết bảo mật, cam kết tài sản, thỏa thuận đào tạo
|
|
Điều chỉnh thông tin nhân sự
|
Phụ lục điều chỉnh lương, thay đổi chức danh, thay đổi phòng ban
|
|
Chấm dứt hợp đồng
|
Quyết định nghỉ việc, biên bản bàn giao, thỏa thuận chấm dứt
|
Hợp đồng thương mại điện tử
Trong quy trình thương mại, hợp đồng thường không chỉ liên quan đến một phòng ban. Một hợp đồng mua bán hoặc hợp đồng hợp tác có thể cần sales chuẩn bị, quản lý duyệt, pháp chế rà soát, kế toán kiểm tra điều khoản thanh toán và đại diện các bên ký.
Đây không chỉ là văn bản pháp lý xác nhận thỏa thuận giữa các bên, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ ghi nhận doanh thu, triển khai đơn hàng, nghiệm thu dịch vụ và duy trì quan hệ hợp tác. Đây là bài toán đặc biệt rõ ở các doanh nghiệp có mạng lưới đối tác rộng, nhiều nhà phân phối, nhiều đại lý hoặc nhiều hợp đồng B2B cần xử lý trong cùng một thời điểm.
Khó khăn khi sử dụng hợp đồng truyền thống
Nếu quy trình này vẫn vận hành bằng file Word, PDF, email và ký tay, doanh nghiệp dễ gặp các vấn đề:
-
Hợp đồng bị kéo dài do phải chờ duyệt và chờ ký nhiều bên
-
File được gửi qua lại nhiều lần, khó xác định phiên bản cuối cùng
-
Không nắm được hợp đồng đang bị “kẹt” ở bước nào
-
Đối tác hoặc đại lý ở xa phải chờ chuyển phát, scan hoặc gửi lại bản ký
-
Doanh thu bị chậm ghi nhận vì hợp đồng chưa hoàn tất
-
Quản lý khó theo dõi số lượng hợp đồng đang chờ ký, đã ký hoặc bị hủy
Các loại hợp đồng thương mại điện tử phổ biến
Với quy trình thương mại, các nhóm hợp đồng được số hóa trước thường là những tài liệu có nhiều bên tham gia, cần duyệt/ký nhiều cấp và ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ doanh thu.
|
Nhóm hợp đồng
|
Ví dụ
|
|
Mua bán hàng hóa/dịch vụ
|
Hợp đồng mua bán, hợp đồng cung cấp dịch vụ, đơn đặt hàng có xác nhận
|
|
Hợp tác kinh doanh
|
Hợp đồng hợp tác, hợp đồng liên kết, thỏa thuận hợp tác chiến lược
|
|
Đại lý & phân phối
|
Hợp đồng đại lý, hợp đồng nhà phân phối, phụ lục chính sách bán hàng
|
|
Nhà cung cấp & đối tác
|
Hợp đồng cung ứng, hợp đồng thuê ngoài, thỏa thuận khung với nhà cung cấp
|
|
Điều chỉnh & nghiệm thu
|
Phụ lục điều chỉnh giá, phụ lục gia hạn, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý
|
Hợp đồng dân sự điện tử
Bên cạnh hợp đồng lao động và hợp đồng thương mại, doanh nghiệp cũng thường phát sinh nhiều hợp đồng dân sự trong quá trình vận hành. Đây có thể là các thỏa thuận với cá nhân, cộng tác viên, chuyên gia, freelancer, khách hàng cá nhân hoặc các bên cung cấp dịch vụ không thuộc nhóm hợp đồng lao động chính thức.
Trong phạm vi doanh nghiệp, hợp đồng dân sự điện tử có thể được hiểu là các hợp đồng hoặc thỏa thuận dân sự được tạo lập, ký kết, lưu trữ và quản lý trên môi trường số. Nhóm hợp đồng này thường có giá trị giao dịch không quá lớn như các hợp đồng thương mại chiến lược, nhưng lại phát sinh thường xuyên và liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau.
Khó khăn khi sử dụng hợp đồng truyền thống
Nếu hợp đồng dân sự vẫn được xử lý bằng giấy tờ, email hoặc file rời, doanh nghiệp dễ gặp một số vấn đề sau:
-
Khó quản lý số lượng hợp đồng cộng tác viên, freelancer hoặc chuyên gia khi phát sinh thường xuyên.
-
Thông tin người ký, thời hạn hợp đồng, phạm vi công việc và file bàn giao dễ bị phân tán.
-
Bộ phận phụ trách khó theo dõi hợp đồng nào đã ký, hợp đồng nào đang chờ ký hoặc hợp đồng nào sắp hết hạn.
-
Việc đối soát thanh toán, nghiệm thu hoặc xác nhận hoàn tất dịch vụ mất nhiều thời gian.
-
Các cam kết cá nhân như bảo mật, tài sản, bản quyền hoặc sử dụng dịch vụ dễ bị lưu trữ rời rạc.
Các loại hợp đồng dân sự điện tử thường gặp
Dưới đây là những nhóm hợp đồng dân sự điện tử phổ biến mà cá nhân và doanh nghiệp thường sử dụng trong quá trình giao dịch, hợp tác và cung cấp dịch vụ.
|
Nhóm hợp đồng
|
Ví dụ
|
|
Hợp đồng dịch vụ với cá nhân
|
Hợp đồng tư vấn, hợp đồng hỗ trợ kỹ thuật, hợp đồng cung cấp dịch vụ cá nhân
|
|
Hợp đồng cộng tác
|
Hợp đồng cộng tác viên, hợp đồng freelancer, hợp đồng chuyên gia
|
|
Hợp đồng thuê/mượn tài sản
|
Hợp đồng thuê thiết bị, thuê phương tiện, thuê địa điểm, thuê tài sản
|
|
Thỏa thuận cá nhân
|
Cam kết bảo mật, thỏa thuận sử dụng dịch vụ, thỏa thuận bản quyền, cam kết tài sản
|
|
Biên bản/xác nhận
|
Biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu, xác nhận hoàn tất dịch vụ
|
Doanh nghiệp nên làm gì để chọn phần mềm hợp đồng điện tử phù hợp?
Trước khi triển khai hợp đồng điện tử, doanh nghiệp không nên chỉ lựa chọn dựa trên công cụ ký số, mà cần đánh giá toàn bộ quy trình vận hành xung quanh hợp đồng. Một nền tảng phù hợp cần giúp doanh nghiệp quản lý được dữ liệu hợp đồng, người ký, thứ tự ký, trạng thái xử lý, file sau ký và khả năng tích hợp với các hệ thống đang sử dụng.
-
Xác định nhóm hợp đồng ưu tiên triển khai
Doanh nghiệp nên bắt đầu từ các nhóm hợp đồng có mẫu biểu tương đối ổn định và có quy trình ký lặp lại thường xuyên, chẳng hạn hợp đồng lao động, hợp đồng thương mại hoặc hợp đồng dân sự. Việc xác định đúng nhóm hợp đồng ưu tiên hỗ trợ doanh nghiệp triển khai theo từng giai đoạn, tránh số hóa dàn trải nhưng khó đo lường hiệu quả.
-
Chuẩn hóa dữ liệu và template hợp đồng
Trước khi tích hợp ký số, doanh nghiệp cần rà soát lại dữ liệu đầu vào như thông tin nhân sự, khách hàng, đối tác, loại hợp đồng, ngày hiệu lực, người phụ trách và người ký. Đồng thời, các mẫu hợp đồng cần được chuẩn hóa để có thể tái sử dụng, hạn chế chỉnh sửa thủ công và giảm rủi ro sai thông tin khi tạo hợp đồng.
-
Kiểm tra khả năng tích hợp với hệ thống vận hành hiện có
Doanh nghiệp nên ưu tiên nền tảng có khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có như HRM, CRM hoặc ERP, giúp đồng bộ dữ liệu, cập nhật trạng thái ký theo thời gian thực và lưu trữ hợp đồng tập trung trên một nguồn dữ liệu thống nhất.
-
Đánh giá bảo mật, pháp lý và phân quyền truy cập
Hợp đồng thường chứa thông tin nhạy cảm về nhân sự, khách hàng, điều khoản thương mại hoặc dữ liệu tài chính. Vì vậy, doanh nghiệp cần xem xét cơ chế xác thực người ký, lưu vết giao dịch, bảo mật dữ liệu, phân quyền truy cập và khả năng đối soát sau ký.
-
Tính toán chi phí triển khai và chi phí vận hành lâu dài
Bên cạnh chi phí sử dụng nền tảng ký số, doanh nghiệp cũng cần tính đến chi phí tích hợp, cấu hình quy trình, đào tạo người dùng, bảo trì và mở rộng. Với các nền tảng ký số như VNPT eContract, chi phí dịch vụ ký số thường là một phần riêng. Doanh nghiệp cần làm rõ phạm vi chi phí ngay từ đầu để tránh phát sinh khi mở rộng quy mô sử dụng.
Doanh nghiệp triển khai hợp đồng điện tử trên Lark Base x VNPT như thế nào?
Rikkei Digital không phải là nhà cung cấp nền tảng ký số hay nền tảng eContract độc lập. Giải pháp của Rikkei Digital nằm ở việc tư vấn, thiết kế và triển khai lớp quản lý quy trình hợp đồng điện tử trên Lark Base, tích hợp với VNPT eContract để thực hiện ký số. Trong mô hình này, mỗi thành phần có một vai trò rõ ràng:
-
VNPT eContract: Nền tảng ký số/hợp đồng điện tử, xử lý việc gửi ký, ký số, xác thực và trả trạng thái ký
-
Lark Base: Nơi tập trung dữ liệu hợp đồng, template, người ký, thứ tự ký, trạng thái, file sau ký và dashboard theo dõi
Với cách tiếp cận này, doanh nghiệp không chỉ có một công cụ để ký hợp đồng điện tử, mà có một hệ thống để quản lý vòng đời hợp đồng từ đầu đến cuối. Dữ liệu hợp đồng được tổ chức tập trung trên Lark Base, trong khi VNPT eContract đảm nhiệm phần ký số và xác thực theo quy trình ký điện tử.
Tổng kết
Hợp đồng điện tử mang lại giá trị lớn nhất khi được triển khai như một phần của quy trình vận hành số, không chỉ là công cụ ký thay cho giấy. Với các nhóm nghiệp vụ như HRM, thương mại và CRM, doanh nghiệp có thể bắt đầu từ những use case có tần suất cao để nhanh chóng tạo ra hiệu quả thực tế.
Khi được thiết kế đúng, eContract giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn toàn bộ vòng đời hợp đồng: từ chuẩn bị file, thiết lập người ký, gửi ký, theo dõi trạng thái, lưu trữ file sau ký đến hủy hợp đồng khi cần. Đây là nền tảng quan trọng để các bộ phận phối hợp hiệu quả hơn, giảm thao tác thủ công và nâng cao năng lực quản trị vận hành.
Rikkei Digital đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc tư vấn, thiết kế và triển khai quy trình hợp đồng điện tử tích hợp trên Lark Base. Để lại thông tin doanh nghiệp dưới đây để được đội ngũ chuyên gia RKD tư vấn lộ trình triển khai phù hợp với mô hình vận hành thực tế.
